Vertretungsregelungen

  • Abwesenheit und Vertretung in Alasco einstellen.
  • Welche Möglichkeiten Sie in Alasco noch haben, Vertretungen zu handhaben. 
  • Wo Sie sehen können, bei wem welche Aufgabe liegt und wie Sie eine Aufgabe übernehmen oder einem anderen Benutzer zuweisen können.

 

Abwesenheit

Sollten Sie aufgrund von Urlaub, Krankheit, etc. für einen gewissen Zeitraum abwesend sein, können Sie diese Abwesenheit in Ihren persönlichen Einstellungen aktivieren. Wenn Sie die Einstellung aktiviert haben, nehmen Sie für alle anderen Projektbeteiligten den Status “Außer Haus” ein.

Hinweis: Die Vertretungseinstellungen beziehen sich immer auf den aktuell ausgewählten Account. Sollten Sie in mehreren Alasco Accounts arbeiten, legen Sie bitte pro Account Ihre Abwesenheit und die jeweilige Vertretung fest.

Bei aktivierter Abwesenheit haben die Möglichkeit aus den restlichen Benutzern in Alasco eine Vertretung auszuwählen, die Ihre bestehenden und neu zugewiesenen Aufgaben in diesem Zeitraum übernimmt.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass ein Benutzer, der aktuell als Vertretung fungiert keine eigene Abwesenheit aktivieren kann.

Vergessen Sie nicht die Abwesenheitseinstellung wieder zu deaktivieren, wenn Sie wieder im Dienst sind.

 

Vertretungsregelungen

Zentraler Bestandteil von Alasco ist der Rechnungsworkflow, in dem festgelegt wird, wem welche Aufgabe in der Rechnungsprüfung zugewiesen ist. Der zugewiesene Benutzer bekommt, sofern die Funktion in den persönlichen Einstellungen aktiviert wurde, einmal am Tag eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald offene Aufgaben in Alasco vorliegen.

Dies basiert auf dem Grundsatz den wir verfolgen, dass per Definition nur ein Benutzer für den jeweiligen Prüfschritt verantwortlich ist. Mit der oben genannten Einstellung, können Sie Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit dennoch an einen anderen Benutzer übertragen. Wenn Ihre Vertretung eine übertragene Aufgabe erledigt hat, erscheint ihr Name auch im System an den Stellen, an denen die Prozesse festgehalten werden, wie z.B. der Änderungshistorie und dem digitalen Freigabestempel.

Unsere Ziele hierbei sind:

  • Nachvollziehbarkeit: Transparenz, wer welche Aufgaben bearbeitet hat
  • Nahtloses Teamwork: Übernahme von Aufgaben, basierend auf der Berechtigung
  • Intuitives Design: Kein extra Set-Up von Regeln

 

Übernahme von Aufgaben

Auf dem Dashboard eines Projekts ist in dem Feld "Aufgaben in Bearbeitung" ersichtlich, welche Rechnungen im Moment bearbeitet werden, wer für den aktuellen Prüfschritt verantwortlich ist und seit wann die Aufgabe besteht.

Falls Sie die benötigte Berechtigung besitzen, wird Ihnen der Button "Aufgabe übernehmen" angezeigt.

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Neben der Übernahme einer Aufgabe im Dashboard ist es ebenfalls möglich, dass Sie eine Aufgabe im aktuellen Prüfschritt der Rechnungsprüfung übernehmen, sollte sie Ihnen nicht bereits zugewiesen sein. Klicken Sie dazu auf das Feld "Aufgabe übernehmen" im rechten Bereich der Rechnungsprüfung. Auch hier müssen Sie über die notwendige Berechtigung durch die Ihnen zugewiesene Rolle im Projekt verfügen.

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Berechtigungen zur Übernahme 

Das Berechtigungskonzept für die Übernahme sieht vor, dass Benutzer mit mehr Rechten auf Aufgaben von Benutzern zugreifen können, die weniger Berechtigungen haben. So kann beispielsweise der Projektsteuerer Aufgaben von einem externen Prüfer übernehmen oder ein Assistent der Geschäftsführung den Bauleiter entlasten.

 

RECHTLICHES

 

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