Vertretungsregelungen

Themenüberblick

  • Abwesenheit und Stellvertretung in Alasco einstellen
  • Welche weiteren Möglichkeiten bietet Alasco um Vertretungen zu handhaben 
  • Wo Sie sehen können, bei wem welche Aufgabe liegt und wie Sie eine Aufgabe übernehmen oder einem anderen Benutzer zuweisen können

 

Abwesenheit

Sollten Sie aufgrund von Urlaub, Krankheit, etc. für einen gewissen Zeitraum abwesend sein, können Sie diese Abwesenheit in Ihren persönlichen Einstellungen aktivieren. Haben Sie diese Einstellung aktiviert, nehmen Sie für alle anderen Projektbeteiligten den Status “Außer Haus” ein.

Hinweis:

Die Vertretungseinstellungen beziehen sich immer auf den aktuell ausgewählten Account. Sollten Sie in mehreren Alasco Accounts arbeiten, legen Sie bitte pro Account Ihre Abwesenheit und die jeweilige Vertretung fest.

Bei aktivierter Abwesenheit haben Sie die Möglichkeit aus den restlichen Benutzern in Alasco eine:n Stellvertreter:in auszuwählen, die Ihre bestehenden und neu zugewiesenen Aufgaben in diesem Zeitraum übernimmt.

Vergessen Sie daher nicht die Abwesenheitseinstellung wieder zu deaktivieren, sobald Sie wieder im Dienst sind.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass ein Benutzer, der aktuell als Vertretung fungiert keine eigene Abwesenheit aktivieren kann.

 

Vertretungsregelungen

Zentraler Bestandteil von Alasco ist der Rechnungsworkflow, in dem festgelegt wird, wem welche Aufgabe in der Rechnungsprüfung zugewiesen ist. Der zugewiesene Benutzer bekommt, sofern diese Funktion in den persönlichen Einstellungen aktiviert wurde, einmal am Tag eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald offene Aufgaben in Alasco vorliegen.

Dies basiert auf dem von uns verfolgten Grundsatz, dass per Definition nur ein Benutzer für einen bestimmten Prüfschritt zuständig ist. Mit der oben genannten Einstellung können Sie Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit dennoch an einen anderen Benutzer übertragen. Sobald Ihre Vertretung eine ihr zugewiesene Aufgabe erledigt hat, erscheint auch ihr Name an den Stellen im System, an welchen die Prozesse festgehalten werden, z.B. der Änderungshistorie oder dem digitalen Freigabestempel.

Unsere Ziele hierbei sind:

  • Nachvollziehbarkeit - Transparenz, wer welche Aufgaben bearbeitet hat
  • Nahtloses Teamwork - Übernahme von Aufgaben, basierend auf der Berechtigung
  • Intuitives Design - kein extra Set-Up von Regeln

 

Übernahme von Aufgaben

Auf dem Dashboard eines Projekts ist in dem Feld "Aufgaben in Bearbeitung" ersichtlich, welche Rechnungen im Moment bearbeitet werden, wer für den aktuellen Prüfschritt verantwortlich ist und seit wann die Aufgabe besteht.

Falls Sie die benötigte Berechtigung besitzen, wird Ihnen der Button "Aufgabe übernehmen" angezeigt.

 

Neben der Übernahme einer Aufgabe im Dashboard ist es ebenfalls möglich, dass Sie eine Aufgabe im aktuellen Prüfschritt der Rechnungsprüfung übernehmen, sollte sie Ihnen nicht bereits zugewiesen sein. Klicken Sie dazu auf das Feld "Aufgabe übernehmen" im rechten Bereich der Rechnungsprüfung. Auch hier müssen Sie über die notwendige Berechtigung durch die Ihnen zugewiesene Rolle im Projekt verfügen.

  

Berechtigungen zur Übernahme 

Das Berechtigungskonzept für die Übernahme sieht vor, dass Benutzer:innen mit mehr Rechten auf Aufgaben von Benutzer:innen zugreifen können, die weniger Berechtigungen haben. So kann beispielsweise der Projektsteuerer Aufgaben von einem/r externen Prüfer:in übernehmen oder ein Assistent:in der Geschäftsführung den/die Bauleiter:in entlasten.

 

RECHTLICHES

 

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