Budgets und Kostengruppen anlegen

Themenüberblick

  • Kostengruppen anlegen und bearbeiten
  • Budget in einem Projekt standardmäßig nach der Kostengruppenstruktur der DIN276 verwalten

 

Kostengruppen anlegen und bearbeiten

Die Kostengruppenstruktur wird in den Stammdaten des Accounts angelegt und gilt übergreifend für alle vorhandenen Projekte.

Sollten Sie für Ihre Projekte eigene Kostengruppen bilden und eine andere Struktur verwenden, so können Sie diese in den Stammdaten ändern und frei definieren. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über eine Kostengruppe, um die Bearbeitungsmöglichkeiten angezeigt zu bekommen.

  • Klicken Sie auf das "Stift" Icon, um eine Kostengruppe umzubenennen oder eine Beschreibung hinzuzufügen
  • Mit einem Klick auf das "+" bei einer Kostengruppe können Sie eine untergeordnete Kostengruppe auf der nächsten Ebene erstellen
  • Mit einem Klick auf das "Mülleimer" Icon können Sie eine bestehende Kostengruppe löschen
  • Klicken Sie auf den Button "Knoten hinzufügen", um eine neue Kostengruppe auf der höchsten Ebene zu erstellen

Bestätigen Sie Ihre Änderungen nach der Bearbeitung mit dem "Speichern" Button.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass es nicht mehr möglich ist Veränderungen an Kostengruppen vorzunehmen, die bereits in einem Projekt verwendet werden. Sie können diese nur löschen, umbenennen oder untergeordnete Kostengruppen hinzufügen, wenn kein Projekt die Kostengruppe verwendet und die hinterlegten Budgets auch nicht auf Vergabeeinheiten aufgeteilt sind. Eine Bearbeitung ist auch dann nicht mehr möglich, wenn die Kostengruppe bereits in früheren Budgetversionen verwendet wurde. Wenn Sie dennoch Änderungen an der Bezeichnung vornehmen wollen, wenden Sie sich während dem Onboarding bitte an Ihren zuständigen Customer Enablement Manager oder danach per E-Mail an support@alasco.de.

 

Budget im Projekt anlegen

Wählen Sie zunächst ein Projekt aus, um ein Budget anzulegen. Wenn Sie Alasco öffnen befinden Sie sich im Dashboard aller Projekte in der sogenannten "Multiprojektansicht". Um das Budget für ein Projekt einzugeben ist es erforderlich, dass Sie das Projekt zunächst auswählen.

In dem jeweiligen Projekt können Sie unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Budget" eine Zuordnung von Einzelbudgets durchführen. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag Kostengruppen und Vergabeeinheiten.

Pro Projekt können Sie die Detailtiefe der Kostengruppen individuell anpassen und die vorher in den Stammdaten definierte Struktur der Kostengruppen auf allen Ebenen abrufen.

Einzelne Ebenen können Sie dabei gezielt an- und abwählen. Klicken Sie hierzu auf das "Zahnrad" Icon am rechten Bildschirmrand und aktivieren Sie die untergeordneten Kostengruppen mit dem Schieber.

Tipp:

In den weiterführenden Beiträgen in unserem Help Center erfahren Sie mehr über den Zusammenhang zwischen Kostengruppen und Vergabeeinheiten und wie Sie mit Alasco Ihre Kosten überwachen können. Außerdem lernen Sie, wie Sie in Alasco Vergabeeinheiten anlegen und wie Sie Vergabeeinheit bearbeiten können.

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