Mittelabflussplanung

Themenüberblick

  • Wie Sie die Mittelabflussplanung in Alasco anlegen
  • Wie Sie einen Monat abschließen 
  • Wie Rechnungen den Mittelabfluss beeinflussen

Durch die Planung des Mittelabflusses auf Alasco ist es möglich, die Finanzierung eines Bauprojektes frühzeitig zu planen und zu jedem Zeitpunkt sicherzustellen. Die Mittelabfluss-Tabelle auf Auftrags- und Projektebene aktualisiert sich hierbei mit jedem Rechnungseingang automatisch und erspart Ihnen damit aufwendige Anpassungen.

 

Erste Planung des Mittelabflusses

Die Mittelabflussplanung wird auf Ebene des Auftrags angelegt. Das bedeutet, dass Sie zunächst einen Auftrag anlegen müssen, wenn Sie Ihren Mittelabfluss auf Ebene der Vergabeeinheiten abbilden wollen.
Wählen Sie den Auftrag unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Aufträge" aus, für den Sie den Mittelabfluss planen wollen. Klicken Sie in der Übersicht des Auftrags auf die drei Punkte am Ende der oberen Leiste und wählen Sie den Unterpunkt "Mittelabfluss" aus.
In der daraufhin erscheinenden Tabelle können Sie nach der Eingabe eines Start- und Enddatums des Auftrages den Mittelabfluss für zukünftige Monate planen. Sie können den Mittelabfluss hier auch jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal anpassen.

 

Der Mittelabfluss ermöglicht es Ihnen, sowohl das geplante als auch das beauftragte Auftragsvolumen (Hauptaufträge + anerkannte Nachträge) über einen ausgewählten Zeitraum monatlich zu verteilen. Dies ist durch eine schnelle Anpassung über verschiedene voreingestellte Verteilungen (lineare, normale und S-Kurven Verteilung) möglich. Hierbei wird das gesamte noch zur Verfügung stehende Auftragsvolumen über den zukünftigen Zeitraum verteilt. Außerdem ist es möglich durch das Klicken auf 0,00 alle Werte für zukünftige Zeiträume auf Null zu setzen.

Tipp:

Wir empfehlen Ihnen die automatischen Verteilungen von Beginn an anzulegen, um so bereits eine erste Annäherung der Mittelabflüsse über alle Aufträge hinweg und somit das gesamte Projekt zu erhalten.

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Zusätzlich kann der Mittelabfluss manuell angelegt werden. Dies ist über das “hoch” und “runter” Ziehen der Balken, über die Eingabe von prozentualen Werten oder absoluten Zahlungsbeträgen direkt in der Mittelabfluss-Tabelle möglich.

Die manuelle Eingabe kann insbesondere für die Abbildung von Zahlungsplänen verwendet werden. Es ist hierbei auch möglich nur einen Teil des Auftragsvolumens zu verteilen. Dazu empfehlen wir Ihnen zunächst auf das Schloss Icon in der Spalte "Betrag fixieren" zu klicken, um bereits festgelegte Beträge vor einer Veränderung zu schützen. Tragen Sie die gewünschten Werte in die Felder der entsprechenden Monate ein oder ziehen Sie die einzelnen Säulen in der Grafik per Mausklick entsprechend nach oben oder unten. Das unverteilte Budget wird Ihnen sowohl oben rechts unter dem Auftragsvolumen, als auch als Spalte in der Übersicht der Projekt-Mittelabflussplanung angezeigt.

Tipp:

Zur schnellen Eingabe von Werten kann die Navigation durch die Tabelle, ähnlich wie bei einer Excel-Liste, über die “Tabulator”-Taste oder die Pfeiltasten erfolgen.

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Anpassung des Mittelabflusses durch eingegangene Zahlungen

Abgeflossene Beträge werden im laufenden Monat in der Tabelle angezeigt. Am Monatsende wird ein Monat automatisch vom System angeschlossen. Sobald ein Monat abgeschlossen ist, wird der geplante Betrag auf Null gesetzt und der abgeflossene Betrag festgesetzt.

Sie können einen Monat auch manuell über den Button “Fertig” abschließen, zum Beispiel, wenn der Monat zwar noch nicht abgeschlossen ist, es aber feststeht, dass in diesem Monat keine weiteren Zahlungen mehr anfallen. Wenn ein Monat manuell abgeschlossen wurde, kann das nicht rückgängig gemacht werden. Abgeflossene Beträge setzen sich hierbei aus den freigegebenen und bezahlten Rechnungen zusammen. Diese werden mit Status, Betrag und Datum angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

Hinweis:

Als Admin können Sie in den Stammdaten unter dem Menüpunkt "Prognoseeinstellungen" im Untermenü "Mittelabfluss" einstellen, ob entweder freigegebene und bezahlte Beträge oder nur bezahlte Beträge in der Mittelabflussplanung berücksichtigt werden sollen.

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Durch eingegangene Zahlungen kann es zur Veränderung geplanter Zahlungen für zukünftige Monate kommen. Sie können hierbei festlegen wie z.B. mit Zahlungen umgegangen werden soll, die im aktuellen Monat wider Erwarten nicht angefallen sind.

Zahlungen manuell verteilen: Hierzu können Sie über das Schloss Icon alle Monate fixieren. In diesem Fall würde das überschüssige Auftragsvolumen in das unverteilte Auftragsvolumen übergehen und Sie können es anschließend manuell verteilen.

Zahlungen in einen spezifischen Monat verschieben: Eine weitere Möglichkeit wäre es, alle Monate, außer einem ausgewählten Monat (z.B. der folgende oder der letzte) durch das Schloss Icon zu fixieren. Dies hätte zur Folge, dass sich der geplante Betrag in diesem Monat automatisch um die Unter- oder Überdeckungen der Planung verändert.

Zahlungen proportional verteilen: Wenn Sie keine Monate fixieren, verteilt sich das übrig gebliebene Auftragsvolumen proportional über alle Monate in der Zukunft.

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Hinweis:

"Fixierte" Monate können verändert werden, werden aber nicht automatisch durch das System angepasst.

Es können auch nur zwei Monate dargestellt werden, ein einzelner Monat kann durch die Verteilung von 100% auf diesen Monat bei der Auswahl von zwei Monaten dargestellt werden.

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Reporting der Mittelabflussplanung

Ein Reporting der Mittelabflussplanung ist nur auf Projektebene möglich. Wählen Sie dazu das entsprechende Projekt in Ihrem Alasco Account aus und klicken Sie im Reiter "Kosten" auf den Menüpunkt "Mittelabfluss". Hier wird Ihnen die Mittelabflussplanung für alle Aufträge auf Monatsebene angezeigt und Sie haben hier die Möglichkeit schnelle Anpassungen in den einzelnen Aufträgen vorzunehmen. Fahren Sie dazu mit dem Mauszeiger einfach über einen Auftrag und klicken Sie auf den daraufhin erscheinenden Button "Bearbeiten", um den Mittelabfluss anzupassen.
Die Zahlen in der Tabelle werden Ihnen standardmäßig in Netto-Beträgen dargestellt, Sie können aber auch auf Brutto-Beträge umstellen. Die Brutto-Beträge der Mittelabflussplanung werden vom System durch die in den Aufträgen hinterlegten Umsatzsteuersätze kalkuliert.

 

Folgende Einstellungen sind in der Mittelabflussplanung für Sie möglich:

  • Ansicht und Reporting nach Vergabeeinheit / Kostengruppe
  • Brutto / Netto Ansicht
  • Anzeigezeitraum frei wählbar, inkl. Historie
  • Export in Excel oder als PDF-Datei

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