Mittelabflussplanung

Themenüberblick

• Wie Sie die Bezugsbasis der Mittelabflussplanung konfigurieren
• Wie Sie die Mittelabflussplanung in Alasco anlegen
• Wie Sie einen Monat abschließen 
• Wie Rechnungen den Mittelabfluss beeinflussen
• Wie Sie den Mittelabfluss auswerten und exportieren können

Durch die Planung des Mittelabflusses in Alasco ist es möglich, die Finanzierung eines Bauprojektes frühzeitig zu planen und zu jedem Zeitpunkt sicherzustellen. Die Mittelabfluss-Tabelle auf Auftrags-, Projekt- und Multiprojektebene aktualisiert sich hierbei mit jedem Rechnungseingang automatisch und erspart Ihnen damit aufwendige Anpassungen.

Bezugsbasis des Mittelabflusses

Bevor Sie die Mittelabflussplanung in Alasco vornehmen, empfehlen wir Ihnen die Bezugsbasis der geplanten und bereits abgeflossenen Beträge in den Stammdaten anzupassen. Die Bezugsbasen können durch einen Admin in den Stammdaten unter dem Menüpunkt "Prognoseeinstellungen" im Reiter "Mittelabfluss" konfiguriert werden.

Standardmäßig wird die Mittelabflussplanung auf Basis des Auftragsvolumens vorgenommen und freigegebene & bezahlte Beträge fließen in die abgeflossenen Beträge mit ein.

Hier haben Sie nun auch die Möglichkeit, Ihren Mittelabfluss im Projekt nicht nur das Auftragsvolumen, sondern auch die wesentlich genauere Auftragsprognose im Real- oder Worst-Case zu beziehen. Damit werden, abhängig von Ihren Prognoseeinstellungen, auch Beträge wie Rückstellungen, Risiken, Forderungen oder Auftragsbedingungen (Nachlass, Kostenumlagen, Versicherungen und Skonto) in Ihrer Mittelabflussplanung berücksichtigt und Sie können wesentlich genauer planen.

Erste Planung des Mittelabflusses

Die Mittelabfluss-Tabelle zeigt Ihnen den Mittelabfluss auf Ebene der Vergabeeinheiten und beinhaltet auch die darin enthaltenen Aufträge. Damit der Mittelabfluss einer Vergabeeinheit zustande kommt, haben Sie zwei Möglichkeiten.
Sie können den Mittelabfluss entweder direkt in der Vergabeeinheit auf Basis des Vergabeeinheitsbudgets planen oder Aufträge in der Vergabeeinheit anlegen und die Mittelabflussplanung auf Basis des Auftragsvolumens in jedem Auftrag vornehmen.

Wählen Sie für die erste Option die Vergabeeinheit unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Vergabeeinheiten" aus. In der Vergabeeinheit finden Sie den Unterpunkt "Mittelabfluss". Hier können Sie nun entscheiden, ob der Mittelabfluss für diese Vergabeeinheit auf Basis des Vergabeeinheitsbudgets oder des summierten Auftragsvolumens der untergeordneten Aufträge berechnet werden soll. Anschließend können Sie den Mittelabfluss in den einzelnen Monaten wie unten beschrieben verteilen. Hier können Sie den Mittelabfluss auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal anpassen.

Um den Mittelabfluss auf Auftragsebene zu definieren, wählen Sie den Auftrag, für den Sie den Mittelabfluss planen wollen, unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Auftragsübersicht" aus. Wählen Sie im Auftrag in der oberen Leiste den Unterpunkt "Mittelabfluss" aus.
In der daraufhin erscheinenden Tabelle können Sie nach der Eingabe eines Start- und Enddatums des Auftrages den Mittelabfluss für zukünftige Monate planen. Hier können Sie den Mittelabfluss auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal anpassen.

Der Mittelabfluss ermöglicht es Ihnen, sowohl das geplante als auch das beauftragte Auftragsvolumen (Hauptaufträge + anerkannte Nachträge) oder das Vergabeeinheitsbudget über einen ausgewählten Zeitraum monatlich zu verteilen. Dies ist durch eine schnelle Anpassung über verschiedene voreingestellte Verteilungen (lineare, normale und S-Kurven Verteilung) möglich. Hierbei wird das gesamte noch zur Verfügung stehende Auftragsvolumen / Vergabeeinheitsbudget über den zukünftigen Zeitraum verteilt. Außerdem ist es möglich durch das Klicken auf 0.00 alle Werte für zukünftige Zeiträume auf Null zu setzen.

Zusätzlich kann der Mittelabfluss manuell angelegt werden. Dies ist über das “hoch-” und “runterziehen” der Balken, über die Eingabe von prozentualen Werten oder absoluten Zahlungsbeträgen direkt in der Mittelabfluss-Tabelle möglich.

Die manuelle Eingabe kann insbesondere für die Abbildung von Zahlungsplänen verwendet werden. Es ist hierbei auch möglich nur einen Teil des Auftragsvolumens / Vergabeeinheitsbudgets zu verteilen. Dazu empfehlen wir Ihnen zunächst auf das Schloss Icon in der Spalte "Betrag fixieren" zu klicken, um bereits festgelegte Beträge vor einer Veränderung zu schützen. Tragen Sie die gewünschten Werte in die Felder der entsprechenden Monate ein oder ziehen Sie die einzelnen Säulen in der Grafik per Mausklick entsprechend nach oben oder unten. Das unverteilte Budget wird Ihnen sowohl oben rechts unter dem Auftragsvolumen / Aktuelles Budget, als auch als Spalte in der Übersicht der Mittelabflussplanung angezeigt.

Anpassung des Mittelabflusses durch eingegangene Zahlungen

Abgeflossene Beträge werden im laufenden Monat in der Tabelle angezeigt. Am Monatsende wird ein Monat automatisch vom System abgeschlossen. Sobald ein Monat abgeschlossen ist, wird der geplante Betrag auf Null gesetzt und der abgeflossene Betrag festgesetzt.

Sie können einen Monat auch manuell über den Button “Fertig” abschließen, zum Beispiel, wenn der Monat zwar noch nicht abgeschlossen ist, es aber feststeht, dass in diesem Monat keine weiteren Zahlungen mehr anfallen. Wenn ein Monat manuell abgeschlossen wurde, kann das nicht rückgängig gemacht werden. Abgeflossene Beträge setzen sich hierbei aus den freigegebenen und bezahlten Rechnungen zusammen. Diese werden mit Status, Betrag und Datum angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

Durch eingegangene Zahlungen kann es zur Veränderung geplanter Zahlungen für zukünftige Monate kommen. Sie können hierbei festlegen wie z.B. mit Zahlungen umgegangen werden soll, die im aktuellen Monat wider Erwarten nicht angefallen sind.

Zahlungen manuell verteilen: Hierzu können Sie über das Schloss Icon alle Monate fixieren. In diesem Fall würde das überschüssige Auftragsvolumen in das unverteilte Auftragsvolumen übergehen und Sie können es anschließend manuell verteilen.

Zahlungen in einen spezifischen Monat verschieben: Eine weitere Möglichkeit wäre es, alle Monate, außer einem ausgewählten Monat (z.B. der folgende oder der letzte) durch das Schloss Icon zu fixieren. Dies hätte zur Folge, dass sich der geplante Betrag in diesem Monat automatisch um die Unter- oder Überdeckungen der Planung verändert.

Zahlungen proportional verteilen: Wenn Sie keine Monate fixieren, verteilt sich das übrig gebliebene Auftragsvolumen proportional über alle Monate in der Zukunft.

Reporting der Mittelabflussplanung

Ein Reporting der Mittelabflussplanung ist auf Projekt- sowie auf Multiprojektebene möglich. Wählen Sie dazu im Reiter "Kosten" den Menüpunkt "Mittelabfluss" aus, um den Mittelabfluss projektübergreifend auszuwerten. Möchten Sie den Mittelabfluss nur für ein Projekt sehen, wählen Sie vorher das entsprechende Projekt aus.
Hier wird Ihnen die Mittelabflussplanung für alle Vergabeeinheiten und Aufträge auf Monats- oder Quartalsebene angezeigt und Sie haben hier die Möglichkeit schnelle Anpassungen am Mittelabfluss der Vergabeeinheiten oder der einzelnen Aufträgen vorzunehmen. Fahren Sie dazu mit dem Mauszeiger über eine Position und klicken Sie auf den daraufhin erscheinenden Button "Bearbeiten", um den Mittelabfluss anzupassen.
Die Zahlen in der Tabelle werden Ihnen standardmäßig in Netto-Beträgen dargestellt, Sie können die Ansicht aber auf Brutto-Beträge umstellen. Die Brutto-Beträge der Mittelabflussplanung werden vom System durch die in den Aufträgen hinterlegten Umsatzsteuersätze kalkuliert.

Folgende Einstellungen sind in der Mittelabflussplanung für Sie möglich:

• Ansicht und Reporting nach Projektgruppen (nur auf Multiprojektebene)
• Ansicht und Reporting nach Projekten / Immobilien (nur auf Multiprojektebene)
• Ansicht und Reporting nach Vergabeeinheit / Kostengruppe (nur auf Projektebene)
• Ein-/ Ausblenden von Nullzeilen
• Brutto / Netto Ansicht
• Angezeigten Zeitraum einstellen
• Export in Excel oder als PDF-Datei

Klicken Sie auf den Button "Zeitraum einstellen", um den Mittelabfluss auf Monats- oder Quartalsebene darzustellen. Ebenso können Sie hier den angezeigten Zeitraum beliebig verändern. Wählen Sie hierzu entweder einen der vorgefertigten Filter aus oder definieren Sie Ihren eigenen Zeitraum, auf Basis von Monaten oder Quartalen, den Sie auswerten möchten.

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