Projekt-E-Mail Adresse einrichten

Themenüberblick

  • Projekt-E-Mail-Adresse einrichten
  • automatisierter Rechnungsupload in Alasco

 

Hintergrund

In unserem Help Center Artikel Erste Schritte in Alasco und Rechnungsfreigabe im Projekt wird erklärt, wie Sie Rechnungen in Alasco manuell hochladen.
Zusätzlich ist es möglich, Rechnungen automatisiert in Alasco hochladen zu lassen. Dies funktioniert über die sogenannte Projekt-E-Mail-Adresse, die pro Projekt definiert werden kann. An diese E-Mail-Adresse können Auftragnehmer Ihre Rechnungen senden, die dann direkt als Aufgaben für die jeweiligen Benutzer in Alasco erscheinen.

 

Voraussetzungen für den automatisierten Rechnungsupload

  • Die Rechnung muss im PDF-Format als Anhang an die Mail beigefügt sein
  • An jede E-Mail kann nur ein PDF-Dokument angehängt werden

Wenn eine Rechnung nicht hochgeladen werden kann, erhält der/die zuständige Benutzer:in eine E-Mail mit der Fehlerbeschreibung.

Hinweis:

In der Rechnungshistorie wird Ihnen die E-Mail-Adresse des Absenders angezeigt. Rufen Sie hierfür die Rechnung in Alasco auf und klicken Sie rechts auf den Reiter "Historie".

 

Einrichten des automatischen Rechnungseingangs per E-Mail

Wollen Sie den automatischen Rechnungsupload per E-Mail für ein Projekt nutzen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 

  1. Stellen Sie eine Support-Anfrage mit dem Betreff "Projekt-E-Mail-Adresse einrichten"
  2. Nennen Sie in dieser Nachricht die/den Benutzer:in, welche:r dafür verantwortlich ist, die in Alasco hochgeladenen Rechnungen den entsprechenden Aufträgen innerhalb des Projektes zuzuordnen. So gelangen die Rechnungen in den für die jeweilige Vergabeeinheit definierten Freigabeprozess.
  3. Teilen Sie uns Ihre Wunschbezeichnung der E-Mail-Adresse mit. Die Endung lautet in jedem Fall "@rechnungen.alasco.de". Die Standardeinstellung lautet:

projektname-accountname@rechnungen.alasco.de

Ist eine Projekt-E-Mail-Adresse eingerichtet, können Sie diese als Admin in den Projekteinstellungen unter den Grundeinstellungen einsehen. Außerdem wird die Projekt-E-Mail-Adresse allen Benutzer:innen beim Anlegen einer Rechnung angezeigt.

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