Projekt-E-Mail-Adresse einrichten

Hintergrund & Einordnung

In unserem Help Center Artikel Erste Schritte in Alasco und Rechnungsfreigabe im Projekt wird erklärt, wie Sie Rechnungen in Alasco manuell hochladen.
Darüber hinaus ist es möglich, Rechnungen automatisiert in Alasco hochladen zu lassen. Dies geht über die sog. Projekt-E-Mail-Adresse, welche pro Projekt definiert werden kann. An diese Adresse können dann beispielsweise Auftragnehmer Ihre Rechnungen schicken, welche dann direkt als Aufgaben der jeweiligen Benutzer in Alasco auftauchen.
 

Voraussetzungen für den automatisierten Rechnungsupload

  • Die Rechnung muss im PDF-Format als Anhang an die Mail beigefügt sein
  • An jede E-Mail kann nur ein PDF-Dokument angehängt werden

Sollte eine Rechnung nicht hochgeladen werden können, bekommen für die Projekt-E-Mail verantwortliche Alasco-Benutzer jeweils eine Mitteilung mit Fehlerbeschreibung per E-Mail.

Einrichten eines automatischen Rechnungseingangs per E-Mail

Wenn Sie den automatischen Rechnungsupload per E-Mail in einem Projekt nutzen wollen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 

  • schreiben Sie eine Mail mit dem Betreff "Projekt-E-Mail-Adresse einrichten" an support@alasco.de
  • Benennen Sie in dieser Nachricht eine:n Benutzer:in, welche:r dann dafür verantwortlich ist, die in Alasco hochgeladenen Rechnungen den entsprechenden Aufträgen innerhalb des Projektes zuzuordnen. Damit gelangen die Rechnungen in den jeweils für die Vergabeeinheit definierten Freigabeprozess.
  • Teilen Sie uns Ihre Wunschbezeichnung des vorderen Teils der E-Mail-Adresse mit. Die Endung lautet in jedem Fall "@rechnungen.alasco.de" Bspw. projekt-accountname@rechnungen.alasco.de

 

Sofern eine Projekt-E-Mail-Adresse eingerichtet ist, können Sie diese in den Projekteinstellungen unter Grundeinstellungen einsehen.

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