Auftraggeber und Auftragnehmer anlegen

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Themenüberblick

  • Auftraggeber anlegen
  • Auftragnehmer anlegen

 

Um in Alasco ein neues Projekt oder einen neuen Auftrag anlegen zu können, benötigen Sie dafür einen Hauptauftraggeber. Um den Status eines Auftrages von "Geplant" auf "Beauftragt" ändern zu können, ist die Angabe eines Auftragnehmers erforderlich. Auftraggeber können nur von Administratoren angelegt werden, Auftragnehmer können auch von der Account-Rolle "Normaler Benutzer" angelegt werden.

 

Auftraggeber

Eine Übersicht über Ihre bereits angelegten Auftraggeber finden Sie in den Stammdaten unter dem Menüpunkt “Auftraggeber”.

Die Liste der Auftraggeber bietet Ihnen alle Funktionen, die auch andere Listen in Alasco haben. Sie können die Spalten und deren Reihenfolge bearbeiten, die Liste nach Spalten aufsteigend oder absteigend sortieren, Filter anwenden und verschiedene Ansichten speichern.

Hier können Sie auch weitere Auftraggeber anlegen, indem Sie auf den Button “+ Auftraggeber hinzufügen am oberen rechten Bildschirmrand klicken.
Geben Sie im daraufhin erscheinenden Fenster die folgenden Daten ein und klicken Sie auf Speichern, um einen neuen Auftraggeber anzulegen.

  • Name
  • Adresse (optional)
  • Postleitzahl (optional)
  • Stadt (optional)
  • Finanzamt (optional)
  • Steuernummer (optional)

 

Auftragnehmer

Ebenfalls in den Stammdaten finden Sie unter dem Menüpunkt "Auftragnehmer" die Liste mit allen Firmen, die in Ihren Projekten tätig sind. Die Auftragnehmer werden in Alasco in einer zentralen Datenbank auf Accountebene (Stammdaten) gepflegt und alle Projekte in Ihrem Account können gleichermaßen darauf zugreifen.
Das erleichtert Ihnen die Arbeit, sollten Sie in zukünftigen Projekten wieder mit den gleichen Firmen zusammenarbeiten, da diese dann bereits im System angelegt sind.

Die Liste der Auftragnehmer bietet Ihnen alle Funktionen, die auch andere Listen in Alasco haben. Sie können die Spalten und deren Reihenfolge bearbeiten, die Liste nach Spalten aufsteigend oder absteigend sortieren, Filter anwenden und einen Excel Export der aktuell angezeigten Liste erstellen.

Analog dem Vorgehen bei einem Auftraggeber können Sie einen neuen Auftragnehmer hinzufügen, indem Sie auf den Button "+ Hinzufügen" am oberen rechten Bildschirmrand klicken.

Zu den verpflichtenden Angaben zählt hier lediglich der Name des Auftragnehmers. Die folgenden weiteren Angaben können Sie freiwillig hinterlegen:

  • Allgemein:
    • Adresse mit Postleitzahl und Stadt (basierend auf dem ausgewählten Land wird das Format der Postleitzahl überprüft)
    • Land (über ein Dropdown-Menü können Sie zwischen verschiedenen europäischen Ländern wählen)
    • Auftragnehmernummer (dient der Vermeidung von Duplikaten)
  • Kontaktperson:
    • Ansprechpartner
    • Telefonnummer (basierend auf dem ausgewählten Land wird das Format der Telefonnummer überprüft)
    • E-Mail Adresse
  • Zahlungsinformationen (erforderlich für SEPA Export)
    • IBAN des Auftragnehmers
    • BIC des Auftragnehmers
  • Steuerdetails:
    • Umsatzsteuer ID Nummer (USt-IdNr.)
    • Steuernummer (10 Stellen ohne die Länderkennung, da diese separat erfasst wird)
    • Bundesland des zuständigen Finanzamts
    • Notwendigkeit einer Freistellungsbescheinigung

Klicken Sie abschließend auf Speichern, um den Auftragnehmer hinzuzufügen.

 

Zudem können Sie auch während der Neuanlage eines Auftrages den zugehörigen Auftragnehmer anlegen, sollte dieser noch nicht in Alasco hinterlegt sein. Gehen Sie dafür in der Übersicht des neuen Auftrages auf das Feld Auftragnehmer und klicken Sie auf die erste Auswahlmöglichkeit + Neu hinzufügen.

In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie den Auftragnehmer mit allen Informationen neu anlegen. Der neu angelegte Auftragnehmer ist nun automatisch in Ihrem Auftrag hinterlegt.

Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch weitere Daten zum Auftragnehmer ergänzen oder Änderungen an einem Datensatz vornehmen, können Sie das jederzeit in den Stammdaten machen. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Auftragnehmer, wählen Sie den Auftragnehmer aus und klicken Sie auf den Button "Bearbeiten".

Hinweis:

Wenn Ihnen Ihr Auftragnehmer eine Freistellungsbescheinigung des Finanzamts vorlegt, können Sie diese individuell für jeden Ihrer Auftragnehmer hochladen. Mehr dazu erfahren Sie im verlinkten Help Center Artikel.

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