Auftraggeber und -nehmer anlegen

Themenüberblick

• Auftragnehmer und Auftraggeber anlegen in Alasco
• Freistellungsbescheinigung von Auftragnehmern

• Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung

Um in Alasco ein neues Projekt oder einen neuen Auftrag anlegen zu können, benötigen Sie dafür einen Auftraggeber. Um den Status eines Auftrages von "Geplant" auf "Beauftragt" ändern zu können, ist die Angabe eines Auftragnehmers erforderlich. Auftraggeber können nur von Administratoren angelegt werden, Auftragnehmer können auch von der Account-Rolle "Normaler Benutzer" angelegt werden.

Auftraggeber

Eine Übersicht über Ihre bereits angelegten Auftraggeber finden Sie in den Stammdaten unter dem Menüpunkt “Auftraggeber”.

Die Liste der Auftraggeber bietet Ihnen alle Funktionen, die auch andere Listen in Alasco haben. Sie können die Spalten und deren Reihenfolge bearbeiten, die Liste nach Spalten aufsteigend oder absteigend sortieren, Filter anwenden und verschiedene Ansichten abspeichern.

Hier können Sie auch weitere Auftraggeber anlegen, indem Sie auf den Button “+ Hinzufügen” am oberen rechten Bildschirmrand klicken.
Geben Sie im daraufhin erscheinenden Fenster folgende Daten ein und klicken Sie auf “Speichern”, um einen Auftraggeber anzulegen:

• Name
• Adresse (optional)
• Postleitzahl (optional)
• Stadt (optional)
• Finanzamt (optional)
• Steuernummer (optional)

Auftragnehmer

Ebenfalls in den Stammdaten finden Sie unter dem Menüpunkt "Auftragnehmer" die Liste mit allen Firmen, die in Ihren Projekten tätig sind. Die Auftragnehmer werden in Alasco in einer zentralen Datenbank auf Accountebene (Stammdaten) gepflegt und alle Projekte in Ihrem Account können gleichermaßen darauf zugreifen.
Das erleichtert Ihnen die Arbeit, sollten Sie in zukünftigen Projekten wieder mit den gleichen Firmen zusammenarbeiten, da Sie diese dann bereits im System angelegt sind.

Die Liste der Auftragnehmer bietet Ihnen alle Funktionen, die auch andere Listen in Alasco haben. Sie können die Spalten und deren Reihenfolge bearbeiten, die Liste nach Spalten aufsteigend oder absteigend sortieren, Filter anwenden und einen Excel Export der aktuell angezeigten Liste erstellen.

Analog dem Vorgehen bei einem Auftraggeber können Sie einen neuen Auftragnehmer hinzufügen, indem Sie auf “+ Hinzufügen” am oberen rechten Bildschirmrand klicken.
Zu den verpflichtenden Angaben zählt hier lediglich der Name des Auftragnehmers. Die folgenden weiteren Angaben können Sie freiwillig hinterlegen:

• Land (über ein Dropdown-Menü können Sie zwischen verschiedenen europäischen Ländern wählen)
• Adresse und Telefonnummer (basierend auf dem ausgewählten Land wird das Format der Postleitzahl und Telefonnummer überprüft)
• E-Mail Adresse
• Ansprechpartner
• Steuernummer (10 Stellen ohne die Länderkennung, da diese separat erfasst wird)
• Bundesland des zuständigen Finanzamts
• USt.-IDNr.
• Bankverbindung des Auftragnehmers (erforderlich für SEPA Export)
• Notwendigkeit einer Freistellungsbescheinigung

Klicken Sie abschließend auf “Speichern”, um den Auftragnehmer hinzuzufügen.

Zudem können Sie auch während der Neuanlage eines Auftrages den zugehörigen Auftragnehmer anlegen, sollte dieser noch nicht in Alasco hinterlegt sein. Gehen Sie dafür in der Übersicht des neuen Auftrages auf das Feld Auftragnehmer und klicken Sie auf die erste Auswahlmöglichkeit “+ Neu hinzufügen”.

In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie den Auftragnehmer mit allen Informationen neu anlegen. Der neu angelegte Auftragnehmer ist nun automatisch in Ihrem Auftrag hinterlegt.

Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch weitere Daten zum Auftragnehmer ergänzen oder Änderungen an einem Datensatz vornehmen, können Sie das jederzeit in den Stammdaten machen. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Auftragnehmer, wählen Sie den Auftragnehmer aus und klicken Sie auf den Button "Bearbeiten".

Freistellungsbescheinigung

Wenn Ihnen Ihr Auftragnehmer eine Freistellungsbescheinigung des Finanzamts vorlegt, können Sie diese individuell für jeden Ihrer Auftragnehmer hochladen. Falls sie Ihnen noch nicht vorliegt, können Sie bereits angeben, dass eine Freistellungsbescheinigung erforderlich ist.

Wählen Sie dafür auf den Auftragnehmer wie oben beschrieben aus, um in die Übersicht des Auftragnehmers zu gelangen. Klicken Sie auf den Button "Bearbeiten" oben rechts, um Anpassungen am Auftragnehmer vorzunehmen.
Wählen Sie nun im letzten Auswahlfeld “Freistellungsbescheinigung” die Option “erforderlich” aus und klicken Sie anschließend auf “Speichern” um Ihre Änderung zu bestätigen.

Sobald für den Auftragnehmer eingestellt ist, dass eine Freistellungsbescheinigung erforderlich ist, können Sie die Bescheinigung direkt über den Button “+ Freistellungsbescheinigung hinzufügen” am Ende der Übersicht hochladen. Geben Sie dafür im nächsten Schritt die vom Finanzamt vergebene Sicherheitsnummer an und laden Sie optional die Bescheinigung als PDF-Datei hoch.

Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung

Die Sicherheitsnummer dient während der Rechnungsprüfung dem automatischen digitalen Abgleich der Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung mit dem zuständigen Finanzamt. Sollte die hinterlegte Bescheinigung nicht mehr gültig sein, werden Sie bei der Rechnungsprüfung automatisch darauf hingewiesen. Sie können bei der Rechnungsprüfung dann angeben, ob diese "gültig", "ungültig" oder "nicht vorhanden" ist.
Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Help Center Artikel Rechnungsfreigabe im Projekt.

Das Ablaufdatum von Freistellungsbescheinigungen können Sie sich in der Übersicht der Auftragnehmer als Spalte anzeigen lassen. Die Abfrage der Ablauffrist der Bescheinigung erfolgt beim Anlegen des Auftragnehmers oder während der Rechnungsprüfung.
Das bedeutet, dass Sie die Steuernummer entweder beim Anlegen bereits korrekt angeben oder Sie pflegen diese nachträglich ein, wodurch dann übergangsweise das Datum nicht angezeigt wird. Spätestens jedoch wenn eine Rechnung geprüft wird, wird die Abfrage beim Finanzamt ausgelöst und die Ablauffrist ist ab dann im System ersichtlich.

Wenn Ihnen die Ablauffrist nicht angezeigt wird, können Sie sich die Freistellungsbescheinigung herunterladen, den Haken im Feld “Freistellungsbescheinigung erforderlich” entfernen und Ihre Eingaben abspeichern. Rufen Sie den Auftragnehmer anschließend erneut auf und legen Sie die Bescheinigung wie oben beschrieben neu an. Auf diese Weise können Sie das Datum der Ablauffrist im System anzeigen lassen oder sie warten bis die erste Rechnung zum jeweiligen Auftragnehmer ins System eingespielt und geprüft wird.

RECHTLICHES