Unterschied zwischen Löschen und Archivieren

 

Sie haben in Alasco die Möglichkeit, Ihre Vergabeeinheiten, Aufträge sowie Nachträge zu löschen. Im Fall von Rechnungen haben Sie zudem neben der Möglichkeit diese zu löschen auch die Option eine Rechnung zu archivieren. In diesem Artikel möchten wir Ihnen daher den Unterschied zwischen den Funktionen Löschen und Archivieren erklären. Eine Erklärung, wie Sie einzelne Löschvorgänge vornehmen können, finden Sie hier.

 

Löschen

Als Admin haben Sie die Rechte Ihre Vergabeeinheiten, Aufträge, Nachträge, Rechnungen und Anhänge zu löschen. Durch den Löschvorgang entfernen Sie Dateien permanent aus Alasco. Sie haben demnach hier nicht mehr die Möglichkeit, das gelöschte Objekt im Nachhinein einzusehen oder wiederherzustellen. Jedoch können Sie als Admin jeden Löschvorgang in der Änderungshistorie einsehen.

 

Archivieren

Rechnungen können Sie nicht nur löschen, sondern auch archivieren. Beide Optionen stehen Ihnen während des gesamten Rechnungsfreigabelaufs zur Verfügung. Wenn Sie eine Rechnung archivieren, wird sie bei der Kalkulation in Alasco nicht mehr berücksichtigt. Im Gegensatz zum Löschvorgang ist sie aus Gründen der Nachvollziehbarkeit jedoch weiterhin einsehbar. Sie finden diese in der Auftragsübersicht unter dem Menüpunkt “Rechnungen” - “Archivierte Rechnungen”. Eine Wiederherstellung archivierter Rechnungen ist nicht möglich.

 

Vorteile Archivieren

Das Archivieren hat den Vorteil, dass Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt Rechnungen noch einmal aufrufen können. Wenn Sie beispielsweise eine Korrektur einer Rechnung bekommen oder eine Rechnung storniert wird, dann können Sie sich diese Rechnung nach dem Archivieren noch einmal ansehen, wenn Sie die korrigierte oder neue Rechnung hochladen. 

Eine gelöschte Rechnung können Sie sich in Alasco nicht erneut anzeigen lassen.

 

 

RECHTLICHES

 

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