Unterschied zwischen Löschen und Archivieren

Themenüberblick

• Löschen und Archivieren
• Der Unterschied zwischen den Funktionen Löschen und Archivieren

Sie haben in Alasco die Möglichkeit, Ihre Vergabeeinheiten, Aufträge und Nachträge zu löschen. Im Fall von Rechnungen haben Sie neben dieser Möglichkeit zudem die Option eine Rechnung zu archivieren.
In diesem Artikel möchten wir Ihnen daher den Unterschied zwischen den Funktionen Löschen und Archivieren erklären. Eine Erklärung, wie Sie einzelne Löschvorgänge vornehmen können, finden Sie hier.

Löschen

Als Admin haben Sie die Rechte Ihre Vergabeeinheiten, Aufträge, Nachträge, Rechnungen und deren Anhänge zu löschen. Durch den Löschvorgang entfernen Sie Dateien permanent aus Alasco. Sie haben hier demnach nicht mehr die Möglichkeit, das gelöschte Objekt im Nachhinein einzusehen oder wiederherzustellen. Jedoch können Sie als Admin jeden Löschvorgang in der Änderungshistorie einsehen.

Archivieren

Rechnungen können Sie als Admin nicht nur löschen, sondern auch archivieren. Beide Optionen stehen Ihnen während des gesamten Rechnungsfreigabelaufs zur Verfügung. Wenn Sie eine Rechnung archivieren, wird diese bei der Kalkulation in Alasco nicht mehr berücksichtigt. Im Gegensatz zum Löschvorgang ist sie aus Gründen der Nachvollziehbarkeit jedoch weiterhin im Auftrag einsehbar. Sie finden diese in der Auftragsübersicht unter dem Menüpunkt “Rechnungen” - “Archivierte Rechnungen”. Eine Wiederherstellung archivierter Rechnungen ist nicht möglich.

Vorteil Archivieren

Das Archivieren hat den Vorteil, dass Sie die Rechnungen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal aufrufen können. Wenn Sie beispielsweise eine Korrektur einer Rechnung bekommen oder eine Rechnung storniert wird, dann können Sie sich die ursprüngliche Rechnung nach dem Archivieren noch einmal ansehen, nachdem Sie die korrigierte oder neue Rechnung hochgeladen haben.

RECHTLICHES