Themenüberblick
- Rückstellungen in einem Auftrag bilden
- Risiken in einem Auftrag anlegen
Jedem Auftrag in Alasco können Sie Rückstellungen und Risiken zuweisen. Im Folgenden erklären wir Ihnen die Unterschiede und Besonderheiten der beiden Optionen. Wie Sie Rückstellungen direkt beim Erstellen eines Auftrags abbilden, können Sie im Artikel Aufträge anlegen nachlesen.
Rückstellungen
Rückstellungen bilden in Alasco immer eine Summe, die Sie in jedem Auftrag individuell anlegen können. Das Bilden von Rückstellungen ermöglicht Ihnen, überschüssiges Budget Ihrer Vergabeeinheiten für erwartete Mehrkosten in einem Auftrag zu reservieren. Eine Rückstellung bietet sich daher an, wenn Sie mit Mehrkosten rechnen, die Ihnen allerdings in der exakten Höhe und dem Zeitpunkt noch nicht bekannt sind. Rückstellungen können somit, je nach Prognose-Einstellungen, Ihre Auftragsprognose erhöhen, jedoch noch nicht Ihr Auftragsvolumen.
Liegen Ihnen die erwarteten Mehrkosten eines Auftrags zu einem späteren Zeitpunkt in Form eines Nachtrags vor, können Sie den Nachtrag von den zuvor gebildeten Rückstellungen abziehen. Dies wird Ihnen beim Anlegen eines Nachtrags durch die Option "von Rückstellungen abziehen" ermöglicht.
Sollten Sie eine Rückstellung nicht mehr benötigen, können Sie diese auflösen. Wählen Sie den Auftrag aus und rufen Sie den Reiter "Rückstellungen" auf. Legen Sie hier eine negative Rückstellung an, um die initiale Rückstellung zu löschen. Der Betrag steht Ihnen dann wieder als ungenutztes Budget der Vergabeeinheit zur Verfügung.
Das Anlegen sowie Auflösen von Rückstellungen erfolgt jeweils in einem Auftrag, im Reiter "Rückstellungen". Sie können beim Anlegen eines Auftrages bereits initiale Rückstellungen bilden. Nachträgliche Rückstellungen legen Sie über den Button "Rückstellungen bearbeiten" im Reiter "Rückstellungen" an, ohne dabei die initiale Summe zu verändern. Hier können Sie unter Angabe eines Grundes weitere Rückstellungen hinzufügen.
In der Übersicht der Rückstellungen finden Sie alle Anpassungen separat ausgewiesen. In der Kostenüberwachung wird hingegen die Summe aller Rückstellungen in der Spalte "Rückstellungen" aufgeführt.
Hinweis:
Bereits erstellte Rückstellungen können Sie in ihrer Höhe nachträglich nicht mehr anpassen. Durch die Eingabe eines negativen Vorzeichens, können Sie die gebildeten Rückstellungen jedoch wieder reduzieren.
Risiken
Auch bei einem Risiko handelt es sich in Alasco um eine Summe, die Sie für einen Auftrag erfassen können. Es bietet sich an ein Risiko in einem Auftrag anzulegen, wenn bei der Ausführung des Auftrags ein gewisses Risiko an zusätzlichen Kosten besteht oder es zu unerwarteten Mehrkosten kommen kann.
Wählen Sie einen Auftrag aus und klicken Sie auf den Reiter “Risiken”, um über den Button "Hinzufügen" ein Risiko im Auftrag anzulegen. Ein Risiko wird zunächst im Status "Erfasst" angelegt.
Gebildete Risiken werden in der Kostenüberwachung in Summe in der Spalte "Risiken" dargestellt und haben keine Auswirkung auf existierende Rückstellungen oder das Auftragsvolumen. Lösen Sie das Risiko bei Risikoeintritt auf, indem Sie es im Auftrag auswählen und den Status auf "Realisiert" ändern.
Legen Sie anschließend einen entsprechenden Nachtrag im Auftrag an, um somit das Auftragsvolumen zu erhöhen. Sollte das Risiko nicht eintreten, können Sie das gebildete Risiko entweder löschen oder den Status auf "Nicht realisiert" ändern.
Einen Überblick über alle im Projekt angelegten Risiken bekommen Sie, wenn Sie in der Auftragsübersicht den Reiter "Risiken" auswählen. Hier werden die Risiken über alle Aufträge hinweg aufgelistet.
Hinweis:
Gebildete Risiken können Sie, anders als Rückstellungen, jederzeit bearbeiten und in ihrer Höhe verändern. Wählen Sie dazu das Risiko in einem Auftrag aus und klicken Sie auf "Bearbeiten".
Im Gegensatz zu Rückstellungen fließen Risiken nicht standardmäßig in die Real-Case Auftragsprognose ein. Die Voreinstellung in Alasco berücksichtigt Risiken nur in der Worst-Case Auftragsprognose. Diese Einstellungen können Sie als Admin in den Stammdaten unter dem Reiter "Prognoseeinstellungen" ändern.