Neue Funktion: Eingabe der Abschlagsnummer

Themenüberblick

  • Änderung des ersten Prüfschritts "Rechnungsdetails erfassen" des Rechnungsfreigabelaufs vornehmen
  • Zukünftiges arbeiten

 

Was ändert sich?

Grundsätzlich können Sie die Nummer einer Abschlagsrechnung nun individuell festlegen und so die Reihenfolge der Rechnungen im System unabhängig vom Upload-Zeitpunkt bestimmen. Außerdem können Sie festlegen, welche Abschlagsrechnungen in die Berechnung einer Teilschlussrechnung oder Schlussrechnung inkludiert werden sollen.

 

Wie lief die Auswahl der Abschlagsnummer bisher ab?

Die Nummer einer Abschlagsrechnung wurde bisher im Prüfschritt "Formale Rechnungsprüfung" automatisch, abhängig vom Zeitpunkt bzw. der Reihenfolge der Weitergabe einer Rechnung generiert. Dies hatte in seltenen Fällen, wenn sich zum Beispiel mehrere Rechnungen gleichzeitig in Prüfung befanden zur Folge, dass beispielsweise die 3. Abschlagsrechnung die 2. Abschlagsrechnung durch eine frühere Weitergabe an den nächsten Prüfschritt im Prüflauf "überholt" hat.
In solchen Fällen musste bisher die betroffene Rechnung entweder wieder zurückgegeben oder sogar ganz aus dem System gelöscht und erneut hochgeladen werden, da die logische Reihenfolge der aufeinander aufbauenden Abschläge nicht mehr stimmte.

Aus diesem Grund haben wir die Festlegung der korrekten Abschlagsnummer in den ersten Prüfschritt des Rechnungsfreigabelaufs implementiert.

 

Was gilt es in Alasco zu beachten?

Sobald Sie im Prüfschritt "Rechnungsdetails erfassen" die Rechnung einem Auftrag zugewiesen haben und Sie den Rechnungstyp Abschlagsrechnung ausgewählt haben, können Sie über ein Drop-Down-Menü die Nummer der Abschlagsrechnung bestimmen. Hier wird Ihnen vom System standardmäßig die niedrigste verfügbare Abschlagsnummer vorgeschlagen. Bereits vergebene Abschlagsnummern werden grau dargestellt und können nicht mehr ausgewählt werden. An dieser Stelle finden Sie im System einen Link zur jeweiligen Abschlagsrechnung.

Rechnungsdetails_eingeben_1.png

 

Sie können nun problemlos mehrere Abschlagsrechnungen gleichzeitig bearbeiten, wenn es einmal zu einem Rechnungsstau kommt, ohne dass sich diese im System überholen.
Wählen Sie die korrekte Abschlagsnummer aus und vervollständigen Sie die Rechnungsdaten wie gewohnt. Geben Sie anschließend die Rechnung zum nächsten Prüfschritt "Formale Rechnungsprüfung" weiter.

Hinweis:

Sollten Sie eine höhere Abschlagsrechnung vor einer niedrigeren Abschlagsrechnung weitergeben, wird diese im Prüfschritt "Sachliche Rechnungsprüfung" so lange vom System blockiert, bis die niedrigere Abschlagsrechnung diesen Schritt durchlaufen hat. Dies geschieht, weil die Abschläge der Rechnungen aufeinander aufbauen.

 

Spezialfall Teilschlussrechnung und Schlussrechnung

Auch bei Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen können Sie nun über das Drop-Down-Menü bestimmen, nach welcher Abschlagsrechnung teilschlussgerechnet oder schlussgerechnet werden soll. Wenn Sie den Rechnungstyp Teilschlussrechnung oder Schlussrechnung auswählen, wird für die Berechnung der bisherigen Abschläge vom System die höchste bisher erfasste Abschlagsnummer vorgeschlagen.

Hinweis:

In den Berechnungen für eine Teilschlussrechnung oder Schlussrechnung werden immer alle bereits vorhandenen Abschlagsrechnungen im System berücksichtigt. Dies stellen wir sicher, indem Sie die vorangegangenen Abschlagsrechnungen vor der zuletzt erfassten Abschlagsrechnung nicht mehr auswählen können. Diese werden Ihnen in grau angezeigt.
Beachten Sie also, dass Sie eine Teilschlussrechnung ins System hochladen, noch bevor Sie die darauffolgende Abschlagsrechnung in den Prüfschritt "Sachliche Rechnungsprüfung" weitergeben, da diese sonst in die Berechnungen mit einbezogen wird.

Rechnungsdetails_eingeben_2.png

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