Dauerrechnung - neues Design (ab Mai 2022)

In diesem Artikel erfahren Sie folgende Themen:

  • Rechnungen einstellen, die regelmäßig wiederkehrende Kosten ohne jeweils eigene Rechnungsstellung beinhalten, wie zum Beispiel Zins- und Tilgungszahlungen, Mietzahlungen oder Servicegebühren für Sanitäranlagen
  • Zahlungen von Dauerrechnungen im System erfassen
  • Rechnungsbetrag und Rechnungsintervall von Dauerrechnungen nachträglich anpassen

Die angelegten Dauerrechnungen werden automatisch vom System erstellt und freigegeben. Es ist somit nicht notwendig und auch nicht möglich die Rechnungen durch einen Rechnungsworkflow zu prozessieren.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass das Feature der Dauerrechnung seit der Überarbeitung im Mai 2022 vom Mittelabfluss entkoppelt ist und dieser lediglich noch eine Anzeigefunktion erfüllt. Sie können die Höhe von Dauerrechnungen nicht mehr über den Mittelabfluss steuern oder bearbeiten, sondern nur noch über den hier genannten Weg.

 

Anlegen einer Dauerrechnung

Bei der Anlage eines Auftrages können Sie unter dem Punkt Auftragsvolumen im Feld Auftragstyp die Option "Dauerrechnung" auswählen. Sie erhalten den Hinweis, dass Sie die Einstellungen der Dauerrechnung im nächsten Schritt anpassen können.

Dauerrechnung.jpg

Sobald Sie den Auftrag angelegt haben, wird Ihnen die Auftragsübersicht angezeigt. Klicke Sie auf den Button "Bearbeiten", um die Daten der Dauerrechnung einzugeben.

Dauerrechnung_Auftragsu_bersicht.jpg

Geben Sie im nächsten Schritt folgende Daten zur Dauerrechnung ein:

  • Start der Rechnungsserie
  • Geplantes Ende der Rechnungsserie (kann im Nachhinein verlängert oder verkürzt werden)
  • Rechnungsintervall (monatlich, zweimonatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich)
  • Betrag pro Rechnung (netto oder brutto)
  • Umsatzsteuersatz
  • Interne Rechnungsnummer (basierend auf Jahr und Monat oder benutzerdefiniert)

Dauerrechnung_Dauerrechnung_bearbeiten.jpg

Tipp:

Klicken Sie auf das Bleistift Icon bei der Eingabe des Rechnungsbetrags. Damit haben Sie die Möglichkeit den Rechnungsbetrag in netto oder brutto einzugeben.

Sie haben die Möglichkeit, die automatisch generierte interne Rechnungsnummer zu individualisieren. Wählen Sie dazu die Option "Benutzerdefiniert" aus. In der daraufhin erscheinenden Zeile können Sie eine individuelle Rechnungsnummer eingeben und entscheiden, ob diese automatisch fortlaufend nummeriert werden soll.

Klicken Sie auf "Speichern", um Ihre Daten zu sichern und die Dauerrechnung anzulegen.

 

Erfassung von Zahlungseingängen

Alasco legt entsprechend des gewählten Rechnungsintervalls in den betroffenen Monaten systemseitig eine Rechnung an. Diese Rechnungen erhalten automatisch den Status "Freigegeben" und Sie können die erfolgte Zahlung mit dem zugehörigen Auszahlungsdatum erfassen.
Wählen Sie hierzu die Rechnung, deren Zahlung erfasst werden soll im Reiter "Rechnungen" des Auftrags aus.

Dauerrechnung_Rechnungsu_bersicht_Auftrag.jpg

Klicken Sie in der Übersicht der Rechnung auf den Button "Zahlung erfassen", um die Bezahlung einer freigegebenen Dauerrechnung einzupflegen. Hier können Sie wie bereits von der Rechnungsfreigabe gewohnt das Zahlungsdatum und den ausgezahlten Bruttobetrag anpassen, um die Dauerrechnung abzuschließen.
Anschließend ändert sich der Status der Rechnung von "Freigegeben" zu "Bezahlt" und der ausgezahlte Betrag wird in den Mittelabfluss und die Kostenüberwachung übernommen.

Dauerrechnung_Rechnung_U_bersicht.jpg

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Sie vom System erstellte Dauerrechnungen nicht über die Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online übertragen können.

 

Bearbeitung von Dauerrechnungen

Bei manchen Daueraufträgen kann sich herausstellen, dass die tatsächliche Rechnung für den abgeschlossenen Monat höher oder niedriger ist, als zu Beginn erwartet. Der Betrag der freigegebenen Dauerrechnung kann deshalb auch nach Abschluss des Monats noch bearbeitet werden. Die Rechnung muss sich hierfür im Status "Freigegeben" befinden und darf noch nicht als "Bezahlt" markiert worden sein. Wählen Sie die Dauerrechnung, deren Betrag angepasst werden soll im Reiter "Rechnungen" des Auftrags aus.

Klicken Sie in der Rechnung auf den Button "Betrag anpassen" und tragen Sie den geänderten Nettobetrag im erscheinenden Fenster ein. Sobald dieser geändert wird, ändert sich der Betrag auch in der Anzeige des Mittelabflusses.

Dauerrechnung_Rechnung_U_bersicht.jpg

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Sie hier nur noch den Nettobetrag der Rechnung anpassen können. Die Umsatzsteuer kann auf einer bereits erstellten Rechnung nicht mehr angepasst werden, da diese im zuvor erstellten Auftrag verankert ist.

Sollte in einem geplanten Monat keine Abrechnung erfolgen, so kann die systemseitig generierte Rechnung wie gewohnt gelöscht oder archiviert werden.
Klicken Sie hierzu in der Rechnung auf den Button "Mehr" und wählen die gewünschte Option "Archivieren" oder "Löschen" aus und bestätigen Sie die Auswahl.

 

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