Training - Interne Mitarbeiter

Herzlich Willkommen zur Alasco Schulung für interne Mitarbeiter!

In den folgenden Videos vermitteln wir Ihnen die Grundlagen, damit Sie effizient in Alasco arbeiten können. Wie Sie Ihr Benutzerkonto zu Beginn einrichten, erfahren Sie im Training - Erste Schritte.

Hinweis:

Diese Schulung enthält farblich hervorgehobene Links zu Beiträgen in unserem Help Center, in denen Sie weitere Informationen zu den gezeigten Features erhalten.

Stammdaten

Wie lege ich einen neuen Auftragnehmer an und was sehe ich in den Stammdaten?

Vergabeeinheiten

In Ihrer Rolle als interne:r Mitarbeiter:in ist es Ihnen nicht möglich Vergabeeinheiten anzulegen oder zu bearbeiten. Dieser Abschnitt dient dazu, Ihnen den logischen Aufbau und die Hierarchieebenen in Alasco zum besseren Verständnis zu verdeutlichen.

Grundsätzlich wird das Budget in Alasco von Kostengruppen auf Vergabeeinheiten (Gewerke, Leistungspakete, etc.) verteilt. In diesen Vergabeeinheiten sind dann die entsprechenden Aufträge angelegt.

Aufträge

Wie lege ich einen neuen Auftrag an und wie kann ich diesen bearbeiten?


In unserem Help Center finden Sie weitere Artikel zur Nutzung von benutzerdefinierten Feldern, die im Video genannt wurden.

Wie lege ich zusätzliche Daten in einem Auftrag an?

In einem Auftrag können Sie alle zugehörigen Dokumente verwalten und Auftragsbedingungen festlegen, die auf die hochgeladenen Rechnungen angewendet werden.

 

Wie lege ich Rückstellungen & Risiken, Forderungen und den Leistungsstand an?

 

Wie lege ich eine Dauerrechnung oder einen Stufenauftrag an?

Nachträge

Wie lege ich einen Nachtrag an?

Nachträge werden in Alasco entweder wie Rechnungen über festgelegte Workflows geprüft oder können ohne vorher definiertes Schema in Alasco bearbeitet werden.

Wie prüfe ich einen Nachtrag mit einem Nachtragsworkflow?

Wenn bei Ihnen im Unternehmen Nachträge nach einem festgelegten Workflow geprüft werden sollen, wenden Sie sich bitte an Ihren Alasco Admin, damit er/sie zunächst einen entsprechenden Nachtragsworkflow anlegt.

Rechnungsprüfung im Detail

Rechnungen werden in Alasco über zuvor festgelegte Workflows geprüft und freigegeben. Diese Workflows sollten bereits vor bzw. während dem Aufsetzen eines Projekts von einem Admin definiert werden.

Die Rechnungsprüfung läuft anschließend in folgenden Schritten ab:

Schritt 1: Rechnungsdetails erfassen

 

Schritt 2: Formale Rechnungsprüfung (optional)

 

Schritt 3: Sachliche Rechnungsprüfung

 

Schritt 4: Zahlung erfassen (optional)


Im letzten Schritt der Rechnungsprüfung haben Sie die Möglichkeit, den Beleg über unsere Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online zu übertragen.

Exkurs: DATEV-Übertragung

Sobald alle Vorbereitungen in Ihrem DATEV-Account durch Ihre:n Steuerberater:in getroffen wurden, können Sie die DATEV Schnittstelle in Ihrem Alasco Benutzerkonto aktivieren. Nach erfolgreicher Aktivierung können Sie geprüfte und freigegebene Rechnungen von Alasco zu DATEV Unternehmen online übertragen.

Exkurs: SEPA-Export

Mit Alasco haben Sie die Möglichkeit alle relevanten Zahlungsinformationen von Rechnungen als SEPA Datei zu exportieren. Diese Datei im xml-Format können Sie anschließend in gängige Banking-Software, wie zum Beispiel SFirm oder StarMoney importieren, um eine Überweisung zu tätigen.

Listen in Alasco

Die meisten Daten, die in Alasco verarbeitet werden, werden Ihnen anschließend in Form von Listen angezeigt. Dabei sind alle Listen einheitlich aufgebaut und haben die gleichen Funktionen. Im Video wird Ihnen anhand der Rechnungsliste die Handhabung von Listen in Alasco gezeigt.
Falls Sie mehr zu den weiteren Listen in Alasco erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen den Artikel Verbesserte Rechnungs-, Vergabeeinheits-, Auftrags- und Nachtragslisten in unserem Help Center.

Tipp:

Wenn Sie sich intensiver mit Alasco beschäftigen wollen, können Sie sich in den Beiträgen in unserem Help Center über weitere Themen informieren.

RECHTLICHES

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