Projektprognose & Auftragsprognose

Themenüberblick

Grundsätzlich wird in Alasco zwischen Projektprognose und Auftragsprognose unterschieden. Beide Arten der Prognose können jeweils in unterschiedlichen Szenarien dargestellt werden, dem Real-Case und Worst-Case. Bei beiden Arten der Prognose handelt es sich um eine Prognose der Kosten.

 

Projektprognose

Die Projektprognose dient dazu, schnelle Aussagen über den Projekterfolg im Ganzen treffen zu können. Die Projektprognose wird Ihnen an folgenden Stellen in Alasco angezeigt:

  • Für das gesamte Projekt in der Finanzübersicht auf dem Dashboard
  • Für ein einzelnes Gewerk auf der Detailseite einer Vergabeeinheit 
  • In der Kostenüberwachung für die einzelnen Vergabeeinheiten, Kostengruppen oder auch in Summe für das gesamte Projekt

Die Projektprognose finden Sie in der Kostenüberwachung als die beiden Spalten "Projektprognose (Real-Case)" und "Projektprognose (Worst-Case)".

Zudem können Sie sich mit den Spalten "Budgetabweichung Projektprognose" und "Budgetabweichung Projektprognose (%)" die Abweichung der Projektprognose (für Real- und Worst-Case verfügbar) vom aktuellen Budget in absoluten und prozentualen Werten anzeigen lassen.

 

Berechnung der Projektprognose

Die Berechnung der Projektprognose erfolgt durch das Aufsummieren aller Daten einer Vergabeeinheit und hängt in erster Linie vom Status der Vergabeeinheit ab.

Da entweder das aktuelle Budget oder die Auftragsprognose für die Berechnung verwendet wird, können Projektprognosen nur auf Ebene der Vergabeeinheit (oder höher) berechnet werden und nicht auf der darunter liegenden Ebene (Aufträge).

Maßgeblich für die Verwendung von entweder "aktuellem Budget" oder "Auftragsprognosen" ist jeweils der Status der einzelnen Vergabeeinheiten.

Vergabeeinheit im Status Budgetiert

Solange eine Vergabeeinheit den Status "Budgetiert" hat, entspricht die Projektprognose dem aktuellen Budget der Vergabeeinheit.

Der Status "Budgetiert" lässt auf einen relativ frühen Zeitpunkt im Projektverlauf oder der Planung des Gewerks schließen, zu dem in der Regel noch keine Aufträge beauftragt wurden.

Aus diesem Grund geht das System davon aus, dass Sie das zuvor kalkulierte Budget auch gänzlich aufbrauchen werden, weshalb dieses als Projektprognose herangezogen wird.

Vergabeeinheit im Status Vergeben oder Schlussgerechnet

Sobald sich eine Vergabeeinheit im Status "Vergeben" oder "Schlussgerechnet" befindet, entspricht die Projektprognose der genaueren Auftragsprognose der Vergabeeinheit.

Die Auftragsprognose wird auf Basis der Aufträge in der Vergabeeinheit berechnet und kann in den Prognoseeinstellungen der Stammdaten individuell angepasst werden.

Der Status "Vergeben" lässt auf einen fortgeschrittenen Zeitpunkt im Projektverlauf oder der Ausführung des Gewerks schließen, zu dem in der Regel bereits einige oder alle Aufträge beauftragt wurden.

Die Vergabeeinheit nimmt automatisch den Status "Schlussgerechnet" an, sobald alle Aufträge in ihr manuell oder durch die Freigabe einer Schlussrechnung abgeschlossen wurden.

Aus diesem Grund wird nach der Umstellung des Status, die individuelle Auftragsprognose für die Berechnung der Projektprognose herangezogen und es kann zwischen der Real-Case und Worst-Case Prognose unterschieden werden.

Vergabeeinheit als Reserve

Vergabeeinheiten vom Typ "Reserve" bilden eine Ausnahme bei der Berechnung der Projektprognose. Sie fließen immer mit der Höhe ihres aktuellen Budgets in die Berechnung der Worst-Case Projektprognose mit ein.

Hinweis:

Falls ihr Alasco Account vor Kalenderwoche 42 (2020) erstellt wurde, steht Ihnen eine alte Berechnungslogik zur Verfügung. In den Stammdaten können Admins unter dem Menüpunkt "Prognoseeinstellungen" auswählen, ob die alte Berechnungslogik  "vordefiniert"  oder die neue "konfigurierbar (empfohlen)" angewendet werden soll. Diese Einstellung gilt für den gesamten Alasco Account.

Eine genaue Aufführung der Unterschiede finden Sie in folgendem Artikel in unserem Help Center: Vordefinierte Projekt Prognosen (nicht mehr empfohlen).


Auftragsprognose

Die Auftragsprognose dient dazu, schnelle Aussagen über mögliche Entwicklungen eines einzelnen Auftrages treffen zu können. Die Auftragsprognose wird wie oben beschrieben ab einem bestimmten Zeitpunkt zur Berechnung der Projektprognose verwendet.

Die Auftragsprognose finden Sie in der Kostenüberwachung als die beiden Spalten "Auftragsprognose (Real-Case)" und "Auftragsprognose (Worst-Case)".

Zudem können Sie sich mit den Spalten "Budgetabweichung Auftragsprognose" und "Budgetabweichung Auftragsprognose (%)" die Abweichung der Auftragsprognose (für Real- und Worst-Case verfügbar) vom aktuellen Budget in absoluten und prozentualen Werten anzeigen lassen.

 

Berechnung der Auftragsprognose

Die Berechnung der Auftragsprognose erfolgt durch das Aufsummieren bzw. Subtrahieren aller Daten eines Auftrages.

Die Berechnungslogik kann für beide Fälle (Real- und Worst-Case) durch einen Admin in den Stammdaten unter dem Menüpunkt "Prognoseeinstellungen" frei konfiguriert werden. Diese Einstellung gilt für den gesamten Alasco Account.

Je nach Status eines Auftrages werden entweder das Maximum aus Soll- vs. Ist-Kosten oder nur die Ist-Kosten für die Berechnung der Auftragsprognose verwendet.

Auftrag im Status Geplant, Beauftragt oder Teilschlussgerechnet

Solange ein Auftrag den Status "Geplant", "Beauftragt" oder "Teilschlussgerechnet" hat, kommt es darauf an, ob die Summe der Soll-Kosten oder die der Ist-Kosten höher sind.

Die Soll-Kosten umfassen dabei grob gesagt das Auftragsvolumen, die Ist-Kosten entsprechen den tatsächlich abgerechneten Rechnungen. Eine detaillierte Aufstellung finden Sie unten.

Auftragsprognose (Real-Case) = Maximum aus Soll-Kosten vs. Ist-Kosten (Real-Case)

Auftragsprognose (Worst-Case) = Maximum aus Soll-Kosten vs. Ist-Kosten (Worst-Case)

Auftrag im Status Schlussgerechnet

Sobald sich ein Auftrag im Status "Schlussgerechnet" befindet, entspricht die Auftragsprognose den tatsächlichen Ist-Kosten, also den abgerechneten Rechnungen.

Es spielt hierbei keine Rolle mehr, ob das zuvor kalkulierte Auftragsvolumen höher oder niedriger war, da die Ist-Kosten eines schlussgerechneten Auftrags immer bevorzugt werden.

Auftragsprognose (Real-Case) = Ist-Kosten (Real-Case)

Auftragsprognose (Worst-Case) = Ist-Kosten (Worst-Case) 

Soll-Kosten

Zu den Soll-Kosten zählen folgende Daten einer Vergabeeinheit bzw. eines Auftrages:

  • Geplante Aufträge
  • Hauptaufträge
  • Anerkannte Nachträge
  • Offene Nachträge
  • Rückstellungen
  • Risiken
  • Geplante Forderungen
  • Realisierte Forderungen

In den Stammdaten unter dem Menüpunkt "Prognoseeinstellungen" können Sie als Admin definieren, ob die einzelnen Positionen Ihrer Auftragsprognose hinzu addiert werden sollen oder nicht. Forderungen können subtrahiert werden.

Hier können Sie zwischen zwei verschiedenen Szenarien für den besten Fall (Real-Case) und den schlimmsten Fall (Worst-Case) unterscheiden.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass in Alasco alle Soll- und Ist-Kosten, die in die Real-Case Prognose addiert werden auch zwangsläufig in der Worst-Case Prognose berücksichtigt werden müssen.

Andersherum werden alle Kosten, die in der Worst-Case Prognose abgezogen werden in der Real-Case Prognose ebenfalls abgezogen. Die jeweilige Schaltfläche wird dann in grau dargestellt und kann erst wieder geändert werden, sobald der Haken bei der jeweils anderen Prognose entfernt wurde.

Ist-Kosten

Zu den Ist-Kosten zählen folgende Daten eines Auftrages:

  • Freigegebene Beträge
  • Ausgezahlte Beträge
  • Vertragliche Einbehalte (Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalt)
  • Weitere Einbehalte
  • Geplante Forderungen
  • Realisierte Forderungen

In den Stammdaten unter dem Menüpunkt "Prognoseeinstellungen" können Sie als Admin definieren, ob die einzelnen Positionen Ihrer Auftragsprognose hinzu addiert werden sollen oder nicht. Forderungen können abgezogen werden.

Hier können Sie zwischen zwei verschiedenen Szenarien für den besten Fall (Real-Case) und den schlimmsten Fall (Worst-Case) unterscheiden.

Wenn Sie die Option "Ausgezahlte Beträge" auswählen, wird bei bereits bezahlten Rechnungen der ausgezahlte Betrag anstelle des freigegebenen Betrags in die Prognoseberechnung mit einbezogen. Diese Option bietet Ihnen genauere Werte in Ihrer Prognose, da so beispielsweise ein Skonto-Abzug nicht nur im Vorfeld in den Soll-Kosten, sondern auch in den tatsächlichen Ist-Kosten berücksichtigt wird.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass in Alasco alle Soll- und Ist-Kosten, die im Szenario der Real-Case Prognose addiert werden auch zwangsläufig in der Worst-Case Prognose berücksichtigt werden müssen.

Andersherum werden alle Kosten, die in der Worst-Case Prognose abgezogen werden in der Real-Case Prognose ebenfalls abgezogen. Die jeweilige Schaltfläche wird dann in grau dargestellt und kann erst wieder geändert werden, sobald der Haken im jeweils anderen Szenario entfernt wurde.

 

Jetzt neu: Abzug von Auftragsbedingungen und Skonto

Zusätzlich zur oben genannten Berechnungslogik der Prognosen, haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Auftragsbedingungen, wie z.B. ein Nachlass, Kostenumlagen, Versicherungen oder Skonto von der Auftragsprognose abgezogen werden sollen.

Wenn Sie diese Option in den Prognoseeinstellungen der Stammdaten aktivieren, werden die Abzüge individuell für jeden Auftrag, abhängig von den eingestellten Auftragsbedingungen, von den Soll-Kosten abgezogen. Hierbei wird nicht zwischen der Real- und Worst-Case Prognose unterschieden. Die Abzüge werden in beiden Szenarien identisch verrechnet.

Die Ist-Kosten sind hiervon nicht betroffen, da hier die Auftragsbedingungen bereits bei der Rechnungsprüfung berücksichtigt wurden.

Grundsätzlich werden die Abzüge wie folgt verrechnet, vorausgesetzt diese werden in den Sollkosten berücksichtigt:

(Geplante Aufträge + Hauptaufträge + anerkannte Nachträge + offene Nachträge) - Auftragsbedingungen

Der Abzug von Nachlass, Kostenumlagen und Versicherungen wird hier genauso wie bei der Rechnungsprüfung berechnet. Für den Skonto können Sie genau definieren, ob Sie nur den bereits realisierten Skonto oder den gesamten potentiell möglichen Skonto in der Auftragsprognose abziehen möchten.

Realisierten Skonto subtrahieren

Wenn Sie die Option "Realisierten Skonto subtrahieren" auswählen, welcher als Standard hinterlegt ist, wird der tatsächlich gezogene Skonto aller bezahlten Rechnungen eines Auftrags von der Auftragsprognose abgezogen. Der Skonto entspricht dem Betrag, der in der Rechnungsprüfung eingetragen wurde.

Hinweis:

Im letzten Prüfschritt "Rechnung bezahlen" haben Sie nicht nur die Möglichkeit "Freigegebener Betrag abzgl. Skonto", sondern auch "Anderer Betrag" auszuwählen, um einen abweichenden Auszahlungsbetrag einzugeben. Dies könnte beispielsweise aufgrund von Rundungsdifferenzen der Fall sein.

Wenn sich dieser abweichende Auszahlungsbetrag innerhalb einer Toleranz von +- 5 Cent vom freigegebenen Betrag abzgl. Skonto befindet, wird Skonto anerkannt. Andernfalls wird die Rechnung gewertet, als wäre kein Skonto gezogen worden.

Potentiellen Skonto subtrahieren

Haben Sie die Option "Potentiellen Skonto subtrahieren" ausgewählt, wird in der Auftragsprognose aller Aufträge der maximal mögliche Skonto-Betrag abgezogen. Sie sehen somit in der Prognose, welchen Betrag Sie mindestens auszahlen müssen, auch wenn Sie es schaffen jede Rechnung innerhalb der Skonto-Frist freizugeben und zu bezahlen.

Sobald eine Rechnung nicht innerhalb der Skonto-Frist bezahlt wurde, wird die angezeigte Auftragsprognose um den entsprechenden nicht-realisierten Skonto der Rechnung korrigiert.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur für Standardaufträge und Stufenaufträge angewendet werden. Bei Daueraufträgen wird die Prognose ohne Berücksichtigung von Auftragsbedingungen und Skonto berechnet.

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