In unserem Finanzcontrolling Webinar stellen Ihnen unsere Produktexperten die neuesten Produktverbesserungen vor.
Das Webinar findet am Donnerstag, den 22. Mai 2025 um 14:00 Uhr statt.
Hier kostenlos zum Finanzcontrolling Webinar anmeldenIn unserem ESG & CapEx Webinar stellen Ihnen unsere Produktexperten die neuesten Produktverbesserungen vor.
Das Webinar findet am Mittwoch, den 28. Mai 2025 um 14:00 Uhr statt.
Hier kostenlos zum ESG & CapEx Webinar anmelden-
KostenAktives Kostenmanagement in Alasco - Vom Budget bis zur Kostenkontrolle
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ErlöseZahlungsströme im Überblick - Verkaufen und Vermieten in Alasco
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FinanzierungVerwalten Sie Ihre Finanzierungsverträge einfach, digital und zentral an einem Ort
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SchnittstellenReibungsloser Datenaustausch zwischen Alasco und Ihren Bestandssystemen
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Stammdaten & EinstellungenAlle Grundeinstellungen für Ihren Finanzerfolg
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Allgemeines & ProduktinformationenAdministrative Informationen und Ankündigungen zu Alasco
Empfohlene Beiträge
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Themenüberblick
- Allgemeines zu E-Rechnungen
- Verarbeitung und Weiterleitung von E-Rechnungen in Alasco
- Zusammengefasst: Was ändert sich und was bleibt gleich?
- Exkurs: Webinar zum Thema E-Rechnung
Einleitung
Die E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, deren Daten strukturiert und maschinenlesbar aufbereitet sind. Die zwei bekanntesten Formate sind XRechnung (XML-Format) und ZUGFeRD. Das ZUGFeRD-Format stellt dabei einen Hybrid aus einer PDF- und einer XML-Datei dar.
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland erfolgt in mehreren Schritten. Ab Januar 2025 liegt der Schwerpunkt darauf, E-Rechnungen zunächst empfangen zu können.
Hinweis:
Seien Sie unbesorgt, Alasco ist bereits jetzt dazu in der Lage E-Rechnungen zu verarbeiten. Für Sie als Kunde verändert sich kaum etwas - das Meiste passiert im Hintergrund.
Verarbeitung von E-Rechnungen in Alasco
In Alasco können Sie ab sofort alle gängigen Rechnungsformate verarbeiten. Angefangen bei klassischen PDF-Rechnungen, die weiterhin über Alasco geprüft werden können, als auch reine XML-Rechnungen und Dateien im ZUGFeRD-Format (Hybrid aus PDF- und XML-Datei).
An der bisherigen Vorgehensweise bei der Prüfung von Rechnungen ändert sich kaum etwas. Laden Sie Ihre E-Rechnung zunächst auf dem gewohnten Weg manuell oder per Projekt E-Mail-Adresse zu Alasco hoch. Die Rechnungsdetails werden automatisch erfasst und die Rechnung in den zuvor in der Vergabeeinheit festgelegten Rechnungsworkflow übergeben.
Hinweis:
Die Besonderheit an der E-Rechnung ist nun, dass die Daten nicht mehr aus einem PDF-Dokument ausgelesen werden müssen, sondern maschinell aus der XML-Datei ausgelesen und eingetragen werden. Damit wird die Fehlerquote bei den Vorschlägen auf ein Minimum reduziert und falsche Werte können nur noch auftreten, wenn bereits die Angaben in der XML-Datei fehlerhaft sind (z.B. keine kumuliert gestellte Abschlagsrechnung, falsches Rechnungsdatum, etc.).
Nach dem Hochladen und Überprüfen der Daten erstellt Alasco für E-Rechnungen eine Prüfansicht (PDF Visualisierung), damit Anwender die Rechnung weiterhin visuell prüfen und korrigieren können. In dieser Prüfansicht haben Sie die gleichen Bearbeitungsmöglichkeiten (z.B. Haken setzen, Stempel und Unterschrift generieren, Text markieren, durchstreichen, etc.), wie früher auf dem hochgeladenen Rechnungsdokument.
Über die für alle E-Rechnungen einheitliche Visualisierung können Sie die Rechnung wie gewohnt in Alasco prüfen. Nach Abschluss der Rechnungsprüfung und der finalen Freigabe können Sie folgende Daten einzeln oder gesammelt an andere Systeme per E-Mail oder über unsere API-Schnittstelle weiterleiten:
- Das Alasco Rechnungsdeckblatt
- Die bearbeitete Alasco Rechnungsvisualisierung/ Prüfansicht
- Die unveränderte XML-Datei
- Ggf. das bearbeitete PDF-Dokument (nur wenn die E-Rechnung zuvor im ZUGFeRD-Format hochgeladen wurde)
- Alle hochgeladenen Rechnungsanhänge
Bei der Übertragung zu DATEV Unternehmen online übertragen wir alle hochgeladenen und erzeugten Daten wie gewohnt zu DATEV. Auch DATEV ist bereits in der Lage E-Rechnungen zu verarbeiten.
Zusammengefasst: Was ändert sich und was bleibt gleich?
Um die Verarbeitung von E-Rechnungen in Alasco gewährleisten zu können, sind einige technische Anpassungen notwendig, die auch Auswirkungen auf die bisherige Rechnungsprüfung haben.
Folgende Punkte ändern sich daher in Alasco:- Alle Schnittstellen, die im Zusammenhang mit Rechnungen stehen, z.B. das Hochladen von Rechnungen, der Empfang und die Weiterleitung von Rechnungen per E-Mail, die API-Schnittstelle, die DATEV-Integration sowie Rechnungsexporte sind mit E-Rechnungen kompatibel
- Für reine E-Rechnungen (nur XML-Datei) erstellt Alasco eine Prüfansicht (PDF Visualisierung), damit Anwender weiterhin visuell prüfen und korrigieren können. Diese ist auch wichtig für die Weiterleitung an Systeme, die PDF-Dateien benötigen
- Durch die direkte Datenübernahme aus der XML-Datei gehören Auslesefehler oder nicht erkannte Datenpunkte der Vergangenheit an
Folgende Funktionen bleiben unverändert:
- Alle Funktionen in den angelegten Rechnungs-Workflows bleiben gleich
- Volle Kompatibilität - Export als PDF und/oder E-Rechnung sichert nahtlose Integration in Systemlandschaft
- Kürzungen und Einbehalte sind auch bei E-Rechnungen möglich, dank Rechnungsdeckblatt und Prüfvermerken in der PDF-Ansicht
Exkurs: Webinar zum Thema E-Rechnung
Für allgemeine Informationen zum Thema E-Rechnung sehen Sie sich gerne die Aufzeichnung unseres Webinars vom 05. November 2024 mit unserem Partner Forvis Mazars, einem international tätigem Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen an.
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Themenüberblick
- Feature Updates April 2025
- Feature Updates im Januar und Februar 2025
- Feature Updates im November & Dezember 2024
- Feature Updates im September & Oktober 2024
- Feature Updates im Juli & August 2024
- Feature Updates im Mai & Juni 2024
- Feature Updates im April 2024
- Feature Updates im Februar und März 2024
- Feature Updates Januar 2024
- Feature Updates Herbst 2023
Da Alasco kontinuierlich auf Basis von Kundenfeedback und aktuellen Marktentwicklungen von uns weiterentwickelt und verbessert wird, bieten wir in regelmäßigen Abständen Webinare zu den aktuellsten Neuerungen für unsere Kunden an.
Unsere Produktexperten informieren Sie in den Webinaren über die neusten Feature Updates und Produktneuerungen. Sie zeigen anhand von Beispielen, wie sich die Weiterentwicklungen auf Ihre tägliche Arbeit mit Alasco auswirken und teilen Tipps & Tricks, um Ihren Projektalltag effizienter zu gestalten.Feature Updates im April
In diesem Feature Update stellen wir Ihnen vor allem ein Thema im Detail vor, unsere Einbehalte und Bürgschaften. Es gab in diesem Monat zwei Anpassungen in diesem Bereich, vor allem das es jetzt möglich ist manuelle Einbehalte auf Einzelrechnungen zu machen. Zudem haben wir Anpassungen an den Bürgschaften vorgenommen und geben einen Ausblick auf die KPI Anpassungen in den Projektdaten. Zudem haben wir optisch unseren PDF-Editor angepasst.
Feature Updates im Januar und Februar
In diesem Feature Update stellen wir Ihnen vor allem ein Thema im Detail vor, unsere Benutzerverwaltung. Hier haben wir zwar lediglich optisch und in der Übersichtlichkeit etwas verändert, sie bekommen hierzu aber einen detaillierten Überblick. Zudem standen diesen Monat die Themen Bürgschaften, Tabellen für Abzüge auf dem Rechnungsdeckblatt und die Optimierungen an der Benutzeroberfläche im Fokus.
Feature Updates im November & Dezember
In diesem Feature Update stellen wir Ihnen eine Reihe spannender Neuerungen und Updates in Alasco vor. Eines davon ist die neue Adressvalidierung, die durch automatische Prüfungen Fehler bei der Dateneingabe minimiert und Zeit spart. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen, wie die flexible Aufgabenverteilung es ermöglicht, mehrere Personen einem Workflow Schritt zuzuweisen. Außerdem geben wir Ihnen einen Ausblick auf die kommende Benutzerübersicht, die mehr Transparenz und Übersichtlichkeit schafft. Zudem präsentieren wir die neue Möglichkeit, die Art der Budgetverteilung flexibel anzupassen. Abschließend informieren wir Sie über unser E-Rechnungs- und Finanzierungs-Webinar.
Feature Updates im September & Oktober
In diesem Monat haben wir zwei Anpassungen von unserem Deckblatt vorgenommen. Zum Einen haben bilden wir jetzt die Eingabedetails für die Freistellungsbescheinigungen ab, außerdem wird jetzt abgebildet ob es sich um einen manuellen Einbehalt oder eine Korrektur bei Anpassungen handelt. Zudem exportieren wir bei dem SEPA Export für Reverse Charge Rechnungen den Nettobetrag. Des Weiteren können jetzt 5000 Rechnungsdokumente auf einmal exportiert werden.
Außerdem haben wir die neuen Themen Finanzierung und Capex, hierzu haben wir auch neue Informationen für Sie.Feature Updates im Juli & August
In diesem Feature Update freuen sich unsere Produkt Experten Ihnen die neusten Features aus dem Juli und August vorzustellen und zudem ein von Ihnen gewünschtes Thema genauer zu betrachten. Die Themen diesmal sind die neuen Anpassungen für Auftragnehmer, Projektdaten und benutzerdefinierte Felder. Zudem gibt es die neuen Spalten für die Abweichung zwischen akteuellem Budget und Ausgangsbudget. Unser Zusatzthema diesmal ist die Kostenverteilung.
Feature Updates im Mai & Juni
In diesem Feature Update freuen sich unsere Produkt Experten Ihnen die neusten Features aus dem Mai und Juni vorzustellen und zudem ein von Ihnen gewünschtes Thema genauer zu betrachten. Die Themen diesmal sind die Verbesserungen am SEPA Export und der Mittelabflussplanung. Zudem kann jetzt der Status der Vergabeeinheiten von Ihnen angepasst werden. Es gibt jetzt auch die Historie für Nachträge. Unser Zusatzthema diesmal Nachträge und Nachtragsworkflow.
Feature Updates im April 2024
In diesem Feature Update freuen sich unsere Produkt Experten Ihnen die neusten Features aus dem April vorzustellen und zudem ein von Ihnen gewünschtes Thema genauer zu betrachten. Die Themen diesmal sind ein überarbeitetes Design der Rechnungsprüfung. Künstliche Intelligenz, die Ihnen im Schritt formale Prüfung und Rechnungsdetails erfassen, die Eingabe der Daten erleichtert. Als Zusatzthema ist diesmal Sicherheiten und Bürgschaften dabei.
Feature Updates im Februar und März 2024
Produkt Experten freuen sich darauf, Ihnen die neuesten Produktverbesserungen zu präsentieren. Diese Verbesserungen sind darauf ausgerichtet, die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe zu steigern. Themen in diesem Monat waren beispielsweise die neue Steinnavigation, das neue Dashboard und das neue Stammdatendesign. Zudem gab es diesmal das Zusatzthema Mittelabfluss.
Feature Updates im Januar 2024
Alasco präsentiert das Feature-Update im Januar 2024 mit einem frischen Design für den Rechnungsupload, zusätzlichen Spalten in der Kostenüberwachung und der Einführung von Rechnungsnummern bei Einbehalten.
Neu ist auch die Möglichkeit, Budgetänderungen nun in Brutto vorzunehmen.
Unsere Experten zeigen nicht nur diese Neuerungen, sondern teilen auch effiziente Tipps & Tricks für die optimale Nutzung der Software im Projektalltag.Feature Updates im Herbst 2023
Workflows duplizieren, Rechnungen aus dem Zahlungsschritt zurückgeben und mehrere Budgetstrukturen in einem Account anlegen, das waren die Themen im Herbst 2023.
Zudem haben wir es ermöglicht, dass Benutzer in allen Workflows auf einmal ersetzt werden können, die Kostenüberwachung gefiltert werden kann und Projekte deaktiviert werden können.
Unsere Produktexperten zeigen Ihnen nicht nur zahlreiche Neuerungen, sondern auch weitere Tipps & Tricks, wie Sie Ihren Projektalltag mit unseren Produktneuerungen effizienter gestalten können.