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Nachträge anlegen
Das Anlegen eines Nachtrages können Sie entweder über den Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Nachträge" und den Button "+ Nachtrag hinzufügen" am rechten oberen Bildschirmrand vornehmen, oder direkt innerhalb eines Auftrages unter dem Reiter "Nachträge".
Wenn Sie Nachträge ähnlich wie Rechnungen mit einem Freigabelauf prüfen wollen, ist es erforderlich einen Nachtragsworkflow in den Stammdaten im Reiter "Workflows" anzulegen und diesen in den Projekteinstellungen des jeweiligen Projekts zu aktivieren. Wählen Sie hierzu das Projekt in den Stammdaten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
Tipp:
Im weiterführenden Artikel Nachtragsworkflow erfahren Sie detailliert, wie Sie den Workflow anlegen.
Um einen neuen Nachtrag über den Reiter "Nachträge" zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Nachtrag hinzufügen" am rechten oberen Bildschirmrand.
Für jeden neu angelegten Nachtrag sind bestimmte Pflichtdaten, wie der zugehörige Auftrag, die Nachtragsbezeichnung und Nachtragsnummer, das Nachtragsdatum sowie der Betrag notwendig. Auch die Angabe einer Anspruchsgrundlage und die Beschreibung des Auslösers sind verpflichtende Angaben.
Über die Schaltfläche "Nachtrag anlegen" wird die Nachtragserstellung abgeschlossen.
Dokumente und Nachtragsdeckblatt
Zu den jeweiligen Nachträgen können Sie in Alasco verschiedene Dokumente hochladen und verwalten sowie ein Deckblatt generieren:
- Dokumenten-Upload: Beim Hochladen eines Dokuments zu einem Nachtrag wird dieses nun direkt hochgeladen, ohne dass Sie vorab nach der Art des Dokuments gefragt werden. Die Dokumentenart können Sie im Anschluss bequem festlegen.
- Originaldokumente herunterladen: Im Dokumentenmanager können Sie das Originaldokument des Nachtrags ohne etwaige Markierungen (Annotationen) herunterladen. Wenn das Dokument keine Markierungen enthält, wird über den Download-Button das Original heruntergeladen.
- Nachtragsdeckblatt: Über eine Kontoeinstellung können Nachtragsdeckblätter auch mit Bruttobeträgen ausgegeben werden. Alasco fügt dem Nachtragsdeckblatt automatisch einen Hinweis hinzu (Netto oder Brutto), um Missverständnisse zu vermeiden.
Nachträge pflegen
Der Nachtragsstatus kann folgende Werte annehmen:
Offen
Erfasst
Anerkannt
Abgelehnt
Ein Nachtrag kann im späteren Verlauf noch angepasst und somit auch der Status verändert werden. Sobald ein Nachtrag den Status "Anerkannt" oder "Abgelehnt" annimmt, kann dieser nicht mehr bearbeitet werden.
Sobald ein Nachtrag den Status "Erfasst" annimmt, können Sie entscheiden, ob der Betrag des Nachtrags aus "Rückstellungen" bezahlt werden soll, sofern diese im zugehörigen Auftrag angelegt wurden. Setzen Sie dazu einen Haken bei der Option "Nach finaler Freigabe von Rückstellungen abziehen".
Im Nachtrag können Sie auch eine Eintrittswahrscheinlichkeit für die Real-Case Prognose hinterlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem zugehörigen Help Center Artikel.
Eine Übersicht über all Ihre Nachträge bietet Ihnen die Nachtragsliste in Alasco. Diese können Sie unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter “Nachträge” entweder in der Multiprojektansicht oder auf Projektebene einsehen und nutzen. Hier können Sie die angezeigte Liste um notwendige Spalten erweitern und nicht benötigte Spalten entfernen. Sie können sich mehrere verschiedene Ansichten speziell für Ihre Anforderungen abspeichern und schnell zwischen diesen wechseln. Außerdem können Sie die angelegten Nachträge nach sämtlichen aktiven Spalten filtern und auch alle Ihre Ansichten in Excel oder als CSV-Datei exportieren.