Nachtragsworkflow

Themenüberblick

• Ablauf des Workflows und Besonderheiten der einzelnen Schritte in der Nachtragsprüfung
• Einfluss der Nachträge auf die Kostenüberwachung
• Deaktivieren des Nachtragsworkflows

Ablauf des Workflows

Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Schritte des Nachtragsworkflows erklärt. Ein Workflow in Alasco besteht aus drei verpflichtenden Schritten:

1. Nachtrag erfassen
2. Nachtrag prüfen
3. Freigabe

Sie haben die Möglichkeit, den Nachtragsworkflow bei Bedarf um einen optionalen zweiten Prüfschritt und um vier weitere Freigabeschritte zu erweitern.

Zu jedem Nachtrag, der mit einem Nachtragsworkflow geprüft und freigegeben wird, erstellt Alasco automatisch ein Nachtragsdeckblatt. Das Deckblatt enthält alle relevanten Nachtragsdetails und dient einer vollständigen, effizienten und transparenten Nachtragsprüfung- und freigabe sowie zur Dokumentation. Zudem können die einzelnen Freigabestempel aus Ihrem Nachtragsworkflow dem Deckblatt hinzugefügt werden.

Schritt 1: Nachtrag erfassen

Wie Sie einen neuen Nachtrag anlegen erklären wir Ihnen in unserem Help Center Artikel Nachträge anlegen. Wenn Sie einen neuen Nachtrag in Ihrem Projekt erfassen und in diesem einen Nachtragsworkflow hinterlegt haben, wird dieser automatisch nach dem aktivierten Prüflauf geprüft.

Die Eingabe folgender Daten ist in Schritt 1 erforderlich:

1. Ordnen Sie den Nachtrag dem entsprechenden Auftrag zu
2. Geben Sie eine Nachtragsbezeichnung an
3. Definieren Sie die Nachtragsnummer
4. Legen Sie das Nachtragsdatum fest
5. Erfassen Sie die Höhe der Nachtragsforderung (ungeprüft)
6. Geben Sie an, ob Sie eine Gewichtung der Nachtragssumme für die Real-Case Prognose anwenden wollen und geben Sie ggf. den Prozentsatz der Gewichtung an, mit der die Summe in die Prognose mit einfließen soll
7. Wählen Sie die Anspruchsgrundlage (nach VOB oder Freitext, wenn Sie "Sonstiges" auswählen)
8. Bestimmen Sie den Auslöser des Nachtrags (z.B. Auftraggeber/Bauherr, Planer, etc.)
9. Optional können Sie ein Nachtragsdokument und Anhänge hochladen

Schritt 2: Nachtrag prüfen

In diesem Schritt sollte der zugewiesene Benutzer alle Daten aus Schritt 1 überprüfen und ggf. Anpassungen vornehmen.

Die Eingabe folgender Daten ist in Schritt 2 erforderlich:

• In diesem Prüfschritt können Sie Prüf- und Korrekturanmerkungen direkt auf der optional hochgeladenen PDF-Datei vermerken, indem Sie auf das Stiftsymbol oberhalb des Nachtrags auf der linken Seite klicken
• Klicken Sie auf das Hakensymbol neben dem Stift, um einzelne Positionen abzuhaken, den Nachtrag elektronisch zu unterschreiben und einen vorgefertigten oder benutzerdefinierten Stempel auf den Nachtrag zu setzen
• Prüfen Sie den Nachtrag auf Plausibilität und geben Sie den geprüften Betrag an
• Korrigieren Sie ggf. den ungeprüften Betrag
• Entscheiden Sie, ob die Nachtragssumme von gebildeten Rückstellungen abgezogen werden soll
• Geben Sie an, ob Sie eine Gewichtung der Nachtragssumme für die Real-Case Prognose anwenden wollen und geben Sie ggf. den Prozentsatz der Gewichtung an, mit der die Summe in die Prognose mit einfließen soll
• Verfassen Sie einen optionalen Prüfkommentar
• Kontrollieren Sie die eingegebenen Daten aus Schritt 1 und bearbeiten Sie ggf. die Nachtragsursache
• Mit dem Button "Aufgabe übertragen" können Sie die Aufgabe an einen anderen Benutzer übertragen
• Ab diesem Prüfschritt haben Sie mit dem Button "Zurückgeben" auch die Möglichkeit, den Nachtrag unter Angabe eines Rückgabegrundes an den vorangegangenen Prüfschritt zurück zu geben
• Lehnen Sie den Nachtrag mit dem Button "Ablehnen" direkt ab oder geben Sie diesen zur weiteren Prüfung und Freigabe mit dem Button "Prüfen & weitergeben" an den nächsten Schritt weiter

Schritt 3: Nachtrag prüfen (optional)

Dieser optionale Schritt ist identisch zum vorangegangenen Schritt 2: Nachtrag prüfen. Sie können den Schritt einem weiteren Benutzer zuweisen und somit Nachträge bspw. im 4-Augen-Prinzip prüfen lassen. Der zugewiesene Benutzer kann alle Daten aus Schritt 1 und 2 überprüfen und ggf. anpassen.

Schritt 4: Nachtrag freigeben

Im letzten Schritt des Workflows wird über die finale Freigabe des Nachtrags entschieden. Die Daten aus vorherigen Schritten können hierbei gelesen, aber nicht mehr bearbeitet werden. 

Die Prüfung und ggf. Korrektur folgender Daten ist in Schritt 4 erforderlich:

• In diesem Prüfschritt können Sie Prüf- und Korrekturanmerkungen direkt auf der optional hochgeladenen PDF-Datei vermerken, indem Sie auf das Stift Icon oberhalb des Nachtrags auf der linken Seite klicken
• Klicken Sie auf das Haken Icon neben dem Stift, um einzelne Positionen abzuhaken, den Nachtrag elektronisch zu unterschreiben und einen vorgefertigten oder benutzerdefinierten Stempel auf den Nachtrag zu setzen
• Prüfen Sie den Nachtrag final und korrigieren Sie ggf. den bereits geprüften Betrag
• Entscheiden Sie, ob die finale Nachtragssumme von gebildeten Rückstellungen abgezogen werden soll
• Verfassen Sie einen optionalen Freigabekommentar
• Kontrollieren Sie die eingegebenen Daten aus den vorangegangenen Schritten und bearbeiten Sie ggf. die Nachtragsursache
• Mit dem Button "Aufgabe übertragen" können Sie die Aufgabe an einen anderen Benutzer übertragen
• Ab diesem Prüfschritt haben Sie mit dem Button "Zurückgeben" auch die Möglichkeit, den Nachtrag unter Angabe eines optionalen Rückgabegrundes an den vorangegangenen Prüfschritt zurück zu geben
• Lehnen Sie den Nachtrag mit dem Button "Ablehnen" ab oder geben Sie diesen mit dem Button "Freigeben" final frei

Schritte 5-8: Nachtrag freigeben (optional)

Diese optionalen Schritte sind identisch zum vorangegangenen Schritt 4: Nachtrag freigeben. Sie können diese Schritte weiteren Benutzer zuweisen und somit Nachträge bspw. im 4-Augen-Prinzip freigeben lassen. Die zugewiesenen Benutzer können alle Daten aus den vorangegangenen Schritten überprüfen und ggf. anpassen.

Häufig gestellte Fragen

Wie fließen Nachträge in die Kostenüberwachung ein?

Nachträge in Alasco können einen von vier Status annehmen, abhängig von ihrem Fortschritt bei der Nachtragsprüfung:

• Offen: Der Nachtrag wurde im System erfasst, aber noch nicht weiter bearbeitet. Der Nachtrag fließt mit der "Höhe Nachtragsforderung" in die "Offenen Nachträge" der Kostenüberwachung ein. Entspricht Schritt 1 im Nachtragsworkflow.
• Erfasst: Der Nachtrag wurde erfasst und eine "Geprüfte Nachtragsforderung" wurde erfasst. Der Nachtrag fließt mit dem Betrag der "Geprüfte Nachtragsforderung" in die "Offenen Nachträge" der Kostenüberwachung ein. Entspricht Schritt 2 im Nachtragsworkflow.
• Anerkannt: Der Nachtrag wurde als "Anerkannt" markiert. Der Nachtrag fließt mit dem Betrag  "Anerkannte Nachtragsforderung" in die "Anerkannten Nachträge" der Kostenüberwachung ein. Entspricht der finalen Freigabe im Nachtragsworkflow, typischerweise Schritt 4.
• Abgelehnt: Der Nachtrag wurde als "Abgelehnt" markiert und wird damit nicht mehr in der Kostenüberwachung berücksichtigt.

Was passiert, wenn der Workflow wieder deaktiviert werden soll?

Sollten Sie sich dazu entscheiden den Workflow nicht mehr zu nutzen, können Sie diesen ohne Bedenken deaktivieren. Dazu können Sie einfach in den Projekteinstellungen des betroffenen Projektes im Feld "Nachtrags-Workflow" den Workflow über die Option "X" entfernen.

Alle Nachträge, die sich zum Zeitpunkt der Deaktivierung in einem Workflow befinden, müssen auch in diesem Workflow abgeschlossen werden. Alle Nachträge, die anschließend neu erstellt werden, können mit dem gewohnten Formular bearbeitet werden.

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