Aufträge anlegen

Themenüberblick

  • Aufträge anlegen und bearbeiten
  • Reverse Charge Aufträge nach §13b UStG verwalten
  • Status den ein Auftrag annehmen kann
  • Initiale Rückstellungen für Nachträge in einem Auftrag anlegen
  • Bereits bezahlte Abschlagsrechnungen gesammelt anlegen
  • Auftragsdokumente hinterlegen

 

Neue Aufträge anlegen

Aufträge spiegeln in Alasco reale Verträge des Bauprojektes wider. Diese beinhalten Vertragsdokumente sowie relevante Vertragsdetails als Metadaten. Neue Aufträge können Sie entweder über den "+" Button in der Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand oder über den Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Aufträge" innerhalb eines Projektes anlegen.

Um einen neuen Auftrag zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Auftrag hinzufügen"  am rechten oberen Bildschirmrand. Geben Sie im erscheinenden Fenster alle verfügbaren Daten zum neuen Auftrag an. Folgende Daten sind dabei verpflichtende Eingaben:

  • Name
  • Status
  • Vergabeeinheit
  • Auftragnehmer (sobald ein Auftrag den Status "Beauftragt" hat)
  • Auftraggeber

Hinweis:

Im Feld Auftraggeber wird der Hauptauftraggeber des Projekts vom System vorausgewählt, kann aber jederzeit manuell angepasst werden.

Folgende optionale Daten können Sie dem Auftrag zusätzlich hinzufügen:

  • Auftragsdatum
  • Auftragsnummer
  • Kostenstelle
  • Buchungskonto
  • Beschreibung
  • Betrag (netto oder brutto)
  • Initiale Rückstellungen (netto oder brutto)

Sobald Sie bei der Anlage eines Auftrages die Vergabeeinheit auswählen, sehen Sie unter dem Feld für den Betrag das "Restbudget der Vergabeeinheit (Netto)". Das Restbudget wird wie folgt berechnet:

Aktuelles Budget - Auftragsprognose (Real-Case) = Restbudget der Vergabeeinheit

In dieser Berechnung wird der vorliegende Auftrag bereits mit einberechnet und Sie sehen sofort, ob der Auftrag das Budget der Vergabeeinheit übersteigt oder nicht. Sollte der Auftrag das Budget übersteigen wechselt die Schriftfarbe des Restbudgets von grün zu rot mit einem negativen Vorzeichen.
In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit über den Link rechts in die Vergabeeinheit zu gelangen, um das Budget ggf. zu erhöhen. Klicken Sie anschließend auf das Aktualisierungssymbol neben dem Betrag des Restbudgets, um die Anzeige zu erneuern.

Tipp:

Klicken Sie auf das Bleistift Icon bei der Eingabe des Betrags. Damit haben Sie die Möglichkeit den Betrag in netto oder brutto einzugeben.

Bei der Anlage eines Auftrages können Sie zwischen Reverse Charge Aufträgen nach §13b UStG und normalen Aufträgen unterscheiden. Setzen Sie dazu einfach einen Haken im Feld "Mit Rechnungsausstellung (nach §13b UStG)".
Dies bedeutet, dass die Rechnungen in einem Reverse Charge Auftrag alle §13b Rechnungen sind. §13b Rechnungen und "normale" Rechnungen sind in zwei Aufträgen zu trennen.

Bevor ein Auftrag einem Auftragnehmer oder einer Vergabeeinheit zugeordnet werden kann, ist es erforderlich diese in den Stammdaten des Accounts (Auftragnehmer) bzw. im Projekt (Vergabeeinheit) anzulegen. Auf die vorhandenen Auftragnehmer und Vergabeeinheiten können Sie über Drop-Down Listen zugreifen.

 

Status eines Auftrags

Als Status für einen Auftrag stehen Ihnen folgende Werte zur Verfügung:

  • Geplant
  • Beauftragt
  • Teilschlussgerechnet
  • Schlussgerechnet

Wie oben bereits erwähnt ist bei Aufträgen im Status “Beauftragt” die Angabe eines Auftragnehmers erforderlich. Den Statuswert “Teilschlussgerechnet”  können Sie nur durch die Anlage einer Teilschlussrechnung über den erstellten Rechnungsworkflow erreichen. Den Statuswert "Schlussgerechnet" können Sie durch die Anlage einer Schlussrechnung über den Rechnungsworkflow oder durch das manuelle Umstellen im Auftrag erreichen. Dies ist nur dann möglich, wenn der Auftrag ausschließlich Einzelrechnungen mit abgeschlossenem Freigabelauf enthält.
Wählen Sie hierzu den zu ändernden Auftrag aus und klicken Sie auf das Stift Icon "Bearbeiten". Ändern Sie im Feld "Auftragsstatus" den Status auf "Schlussgerechnet". Einen Dauerrechnungsauftrag können Sie manuell auf "Schlussgerechnet" setzen, sobald der Mittelabflusszeitraum abgeschlossen ist.

 

Initiale Rückstellungen

Sie haben in Alasco die Möglichkeit Rückstellungen in einem Auftrag zu bilden um das Budget einer Vergabeeinheit für eventuelle Mehrkosten zu reservieren. Geben Sie hierfür bei der Auftragserstellung im Bereich "Rückstellungen" den Netto-Betrag der zu bildenden Rückstellung ein.

Rückstellungen können von Nachträgen nach und nach “abgeschmolzen” werden. Dies wird beim Anlegen eines Nachtrags durch die Option "Nach finaler Freigabe von Rückstellungen abziehen" ermöglicht. Sollten Rückstellungen nicht benötigt werden, so können diese aufgelöst werden und stehen damit wieder als ungenutztes Budget der Vergabeeinheit zur Verfügung.

Über die Schaltfläche "Speichern" wird die Auftragserstellung abgeschlossen.

Tipp:

Sie können sich die Rückstellungen eines jeden Auftrags in der "Kostenüberwachung" anzeigen lassen. Außerdem können Sie entscheiden, ob die gebildeten Rückstellungen in die Auftragsprognosen einfließen sollen oder nicht. Mehr dazu erfahren Sie in den Beiträgen zur Kostenüberwachung und zu den flexiblen Prognosen in Alasco.

Eine Übersicht über all Ihre Aufträge bietet Ihnen die Auftragsliste in Alasco. Diese können Sie unter dem dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter “Aufträge” entweder in der Multiprojektansicht oder auf Projektebene einsehen und nutzen. Hier können Sie die angezeigte Liste um notwendige Spalten erweitern und nicht benötigte Spalten entfernen. Sie können sich mehrere verschiedene Ansichten speziell für Ihre Anforderungen abspeichern und schnell zwischen diesen wechseln. Außerdem können Sie die angelegten Aufträge nach sämtlichen aktiven Spalten filtern und auch alle Ihre Ansichten in Excel exportieren.

Tipp:

Eine detaillierte Übersicht über die Funktionen der Auftragsliste finden Sie im weiterführenden ArtikelVerbesserte Rechnungs-, Vergabeeinheits-, Auftrags- und Nachtragslisten in unserem Help Center.

 

Außerhalb Alasco bezahlte Abschlagsrechnungen

Sollten bereits Abschlagsrechnungen eines Auftrags vor der Nutzung von Alasco geprüft und freigegeben worden sein, können Sie die Daten gesammelt erfassen. Dabei werden alle Daten, die außerhalb von Alasco geführt wurden, nachvollziehbar angelegt.
Um diese Option nutzen zu können, wählen Sie zunächst den Auftrag nach der Erstellung aus und klicken Sie beim Feld "Außerhalb Alasco bezahlte Abschlagsrechnungen" in der Auftragsübersicht auf das Stift Icon "Bearbeiten".

Der "Betrag" entspricht dem kumulierten Auszahlungsbetrag an den Auftragnehmer (in Form von Abschlagsrechnungen).
Die "Rechnungsanzahl" entspricht der Anzahl an Abschlagsrechnungen die bereits vom Auftragnehmer gestellt und bezahlt wurden.

Tipp:

Klicken Sie auf das Bleistift Icon bei der Eingabe des Betrags. Damit haben Sie die Möglichkeit den Betrag in netto oder brutto einzugeben.

 

Ablage von Auftragsdokumenten

Im Zuge der Rechnungsprüfung ist es häufig notwendig Rechnungen mit anderen Auftragsdokumenten abzugleichen. Um sich nicht in separaten Archiven und Ordnerstrukturen zu verlieren, können Sie zu jedem Auftrag unter dem Reiter "Dokumente" PDF-Dateien hochladen. Diese können Sie entweder als zum Hauptauftrag gehörige Dokumente oder als Anlagen bspw. zu Nachträgen im Auftrag ablegen und anschließend mit entsprechender Zugriffsberechtigung auch wieder herunterladen.

Durch den Button unterhalb des Links zum jeweiligen Auftrag auf der rechten Seite, sind während der Rechnungsprüfung alle relevante Domente ohne Medienbrüche über ein sich neu öffnendes Fenster zugänglich.

Tipp:

In den weiterführenden Beiträgen in unserem Help Center lernen Sie, wie Sie Stufenaufträge, Dauerrechnungsaufträge und Nachträge anlegen.

RECHTLICHES

 

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