Themenüberblick
- Forderungen in einem Auftrag anlegen
- Forderungstypen
- Status einer Forderung
- Darstellung von Forderungen in der Kostenüberwachung
- Berücksichtigung von Forderungen im Mittelabfluss
Forderungen anlegen
Sollten Sie einen monetären Anspruch gegenüber Ihrem Auftragnehmer haben, können Sie diesen in Alasco in einem Auftrag als Forderung anlegen. Eine Forderung verändert nicht das Auftragsvolumen, fließt aber, je nach Status und Prognoseeinstellungen in Ihrem Account, in die Auftragsprognose mit ein.
Wählen Sie zunächst im Menüpunkt "Kosten" unter dem Reiter "Auftragsübersicht" den Auftrag aus, in dem Sie eine Forderung anlegen möchten.
Klicken Sie im Auftrag auf den Reiter "Forderungen" in der oberen Leiste und anschließend auf den Button "+ Hinzufügen" am rechten oberen Bildschirmrand. Folgende Informationen zu der Forderung können Sie im daraufhin erscheinenden Fenster eingeben:
- Bezeichnung
- Forderungstyp
- Erwartetes Zahlungsdatum
- Betrag sowie den Steuersatz
- Status der Forderung
- Kommentar
Tipp:
Klicken Sie auf das Bleistift Icon bei der Eingabe des Betrags. Damit haben Sie die Möglichkeit den Betrag in netto oder brutto einzugeben.
Forderungstyp
Bei der Angabe des Forderungstyps haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
- Zuschuss (z.B. durch Fördergelder)
- Gutschrift (z.B. durch einen Versicherungsfall)
- Weiterverrechnung (z.B. von Leistungen an die Stadt)
- Einnahme (z.B. durch Gerüstwerbung oder Sonderwünsche)
- Rückerstattung (z.B. von Versicherungsprämien)
- Sonstige Forderungen, falls keine der anderen Auswahlmöglichkeiten passt
Tipp:
Sollten Sie eine Rechnung erhalten, die Sie mit einer dritten Stelle gegenverrechnen oder diese damit weiterbelasten können, legen Sie die Rechnung zunächst wie gehabt im Auftrag an. Erstellen Sie gleichzeitig eine Forderung mit dem Typ "Weiterverrechnung" im Auftrag, damit Ihre Prognose weiterhin stimmt. Sobald die Rechnung weiterverrechnet wurde, legen Sie diese als negative Einzelrechnung an, damit die freigegebenen und ausgezahlten Beträge wieder stimmen.
Status einer Forderung
Der Forderungsstatus legt fest, ob eine Forderung in die Auftragsprognose mit eingerechnet wird oder nicht. Hier können Sie angeben, ob die Forderung erst geplant ist, bereits realisiert oder auch abgelehnt wurde.
Abhängig von den Prognoseeinstellungen in Ihrem Account, fließen nur realisierte oder auch bereits geplante Forderungen in Ihre Real-Case und Worst-Case Auftragsprognose mit ein.
Darstellung von Forderungen in der Kostenüberwachung
Einen Überblick über alle im Projekt angelegten Forderungen bekommen Sie, wenn Sie in der Auftragsübersicht den Reiter "Forderungen" auswählen. Hier werden die Forderungen über alle Aufträge hinweg aufgelistet.
In der Kostenüberwachung werden Forderungen, je nach ihrem Status in den zwei separaten Spalten "Geplante Forderungen" und "Realisierte Forderungen" aufgeführt. Hier wird Ihnen jeweils die Gesamtsumme der entsprechenden Forderungen in einem Auftrag angezeigt.
Berücksichtigung von Forderungen im Mittelabfluss
Sie haben die Möglichkeit, den Mittelabfluss in Ihrem Projekt nicht nur standardmäßig auf das Auftragsvolumen, sondern auch die wesentlich genauere Auftragsprognose im Real- oder Worst-Case zu beziehen. Damit werden, abhängig von Ihren Prognoseeinstellungen, auch Beträge wie Rückstellungen, Risiken, Forderungen oder Auftragsbedingungen (Nachlass, Kostenumlagen, Versicherungen und Skonto) in Ihrer Mittelabflussplanung berücksichtigt und Sie können wesentlich genauer planen.
In den Standardprognoseeinstellungen verringern sowohl geplante, als auch realisierte Forderungen die Auftragsprognose - jeweils in der Stufe "Soll-Kosten" als auch in der Stufe "Ist-Kosten".
Bei diesen Standardeinstellungen beeinflussen Forderungen die Auftragsprognose. Es wäre falsch, anschließend zusätzliche negative Rechnungen/Nachträge für diese Forderungen in einem Auftrag zu erstellen, da diese sonst doppelt abgezogen werden.
Um Forderungen mit einer Mittelabflussplanung auf Basis der Auftragsprognose richtig zu verwenden, empfehlen wir Ihnen die folgenden Prognoseeinstellungen für Soll- und Ist-Kosten:
Mit diesen Prognoseeinstellungen wird eine noch geplante oder bereits realisierte Forderung in der Auftragsprognose der Soll-Kosten und somit bei der Planung des Mittelabflusses berücksichtigt.
Zugleich wird jedoch verhindert, dass eine Forderung in den Ist-Kosten doppelt abgezogen wird, einmal in Form der Soll-Kosten (realisierte Forderung) und in Form der Ist-Kosten (negative Einzelrechnung oder Minderung einer Abschlagsrechnung).
Voraussetzung für die Anwendung ist, dass bei der Realisierung einer Forderung diese entweder als negative (Einzel-)Rechnung verarbeitet wird oder den Rechnungsbetrag der nächsten Abschlagsrechnung reduziert.