Themenüberblick
- Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalte in einem Auftrag anlegen und pflegen
- Manuelle Einbehalte auf Rechnungen erstellen
- Bürgschaften in einen Auftrag hochladen
- Übersicht über alle Bürgschaften
- Einbehalte über Alasco auszahlen
- Wichtige Änderungen im Juni 2025
Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalt in einem Auftrag anlegen
Innerhalb eines Auftrags können Sie im Reiter "Auftragsbedingungen" die vertraglich festgehaltenen Vereinbarungen als Regeln hinterlegen, welche dann während der Rechnungsprüfung angewendet werden.
Für Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalte können Sie prozentuale Abzüge einstellen und für jede Regel lassen sich individuelle Bezugspositionen (= Zwischensumme, die als Berechnungsgrundlage des Einbehalts dient) definieren.
Gleichzeitig können Sie entscheiden, für welche Rechnungstypen (Abschlags-, Teilschluss- und/oder Schlussrechnung) der jeweilige Abzug angewendet werden soll. Für Einzelrechnungen kann kein Sicherheits- oder Gewährleistungseinbehalt definiert werden.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass Sie für eine Teilschlussrechnung nur einen Sicherheits- oder einen Gewährleistungseinbehalt anlegen können. Sie können nicht gleichzeitig beide Einbehaltsarten auf einer Teilschlussrechnung anwenden.
Tipp:
Während der Rechnungsprüfung gelangen Sie mit einen Klick auf das Stift Icon neben dem jeweiligen Abzug direkt in die Auftragsbedingungen und können diese anpassen.
Manuelle Einbehalte während der Rechnungsprüfung erstellen
Manuelle Einbehalte können Sie während der Rechnungsprüfung über den Button "+ Hinzufügen" erstellen. Nach der Erstellung wird der manuelle Einbehalt in der Auflistung der Rechnung auf der rechten Seite angezeigt. Bei falscher Eingabe können Sie den manuellen Einbehalt über das Mülleimer Icon während der Rechnungsprüfung wieder löschen.
Wählen Sie die Option Manueller Einbehalt aus und geben Sie im sich daraufhin öffnenden Fenster die Bezeichnung, den Netto- oder Bruttobetrag sowie den Umsatzsteuersatz ein. Klicken Sie auf Speichern, um den manuellen Einbehalt zu erstellen.
Der manuelle Einbehalt wird nach der finalen Freigabe der Rechnung im übergeordneten Auftrag unter dem Reiter "Sicherheiten" neben den Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalten aufgeführt und kann dort auch wieder ausgezahlt werden.
Pflege von Bürgschaften in einem Auftrag
In einem Auftrag können Sie im Reiter "Sicherheiten" die erstellten Einbehalte und hochgeladenen Bürgschaften des Auftrags einsehen.
Mit dem Button "+ Bürgschaft hinzufügen" können Sie ein Bürgschaftsdokument hochladen. Geben Sie im sich daraufhin öffnenden Fenster alle wichtigen Details zur Bürgschaft ein.
- Bürgschaftsart: Hier stehen Ihnen die Optionen Vorauszahlungsbürgschaft, Vertragserfüllungsbürgschaft, Gewährleistungsbürgschaft sowie mehrere sonstige Bürgschaftsarten zur Verfügung.
- Status: Die Bürgschaft kann Aktiv oder Inaktiv sein. Für Inaktiv gibt es noch zwei weitere Möglichkeiten, Abgelaufen oder Zurückgegeben..
- Ausstellungsform (optional): Die Bürgschaft kann digital oder physisch vorliegen.
- Bürgschaftssumme: Klicken Sie auf das Bleistift Icon bei der Eingabe des Betrags. Damit haben Sie die Möglichkeit den Betrag in netto oder brutto einzugeben.
- Bürgschaftsnummer (optional)
- Bürge (optional)
- Eingangsdatum: Das Datum, an dem Sie die Bürgschaft erhalten haben.
- Ablaufdatum (optional): Geben Sie an, bis wann die Bürgschaft aktiv ist. Nach diesem Datum wird die Bürgschaft automatisch inaktiv.
- Beschreibung (optional)
Laden Sie optional die Bürgschaft im PDF-Format hoch, um den Datensatz zu vervollständigen. Klicken Sie auf Speichern, um die Bürgschaft im Auftrag anzulegen.
Hinweis:
Es ist möglich, mehrere Bürgschaften pro Auftrag zu hinterlegen. Alle aktiven Bürgschaften werden für die Besicherung von Einbehaltsauszahlungen bzw. Vorauszahlungen herangezogen.
Wählen Sie eine Bürgschaft im Reiter "Sicherheiten" aus, um sie nachträglich zu bearbeiten oder zu löschen. Klicken Sie in der Übersicht der Bürgschaft auf den Button "Aktionen" in der rechten oberen Ecke. Hier finden Sie die Optionen "Bearbeiten" und "Löschen".
Im Bearbeitungsmodus können Sie sämtliche Informationen zur Bürgschaft anpassen und Sie erhalten einen Überblick über den ggf. besicherten, den ausbezahlten und den verfügbaren Bürgschaftsbetrag.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass gelöschte Bürgschaften nicht wiederhergestellt werden können.
Übersicht über Bürgschaften
Innerhalb eines Auftrags sehen Sie im Reiter "Sicherheiten" alle Einbehalte und Bürgschaften, die diesen Auftrag betreffen. Eine Auflistung aller Bürgschaften in einem Projekt oder über alle Projekte hinweg finden Sie dagegen in der Auftragsübersicht unter dem Menüpunkt Kosten. Wählen Sie dort den Reiter "Bürgschaften" aus, um einen schnellen Überblick über alle Bürgschaften sowie deren Status zu erhalten.
Während der Rechnungsprüfung werden die vorhandenen Bürgschaften wie folgt berücksichtigt:
- Vorauszahlungsbürgschaften werden während der Genehmigung einer Vorauszahlung berücksichtigt. Wenn mindestens eine Vorauszahlungsbürgschaft vorliegt, erscheint ein Hinweis, ob die Zahlung ausreichend besichert ist oder nicht.
- Beim Hinterlegen einer Vertragserfüllungsbürgschaft wird ein bestehender Sicherheitseinbehalt in der nächsten Abschlagsrechnung berücksichtigt und verrechnet.
- Der Gewährleistungseinbehalt wird Ihnen nur in der Teilschluss- und Schlussrechnung angezeigt. Liegt eine Gewährleistungsbürgschaft vor, wird der Gewährleistungseinbehalt direkt mit der Schlussrechnung verrechnet.
Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalte können nur ausbezahlt werden, wenn entsprechende Bürgschaften vorliegen.
Auszahlung von Einbehalten
Unter dem Reiter ”Sicherheiten” in einem Auftrag sehen Sie, in welcher Höhe Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalte sowie manuelle Einbehalte von ausbezahlten Rechnungen einbehalten wurden.
Beim Hochladen einer Vertragserfüllungsbürgschaft, werden Sie vom System gefragt, ob Sie den ggf. bereits einbehaltenen Sicherheitseinbehalt ausbezahlen möchten.
Wenn der Auftrag schlussgerechnet ist und eine entsprechende Gewährleistungsbürgschaft vorliegt, können Sie den Gewährleistungseinbehalt ebenso ausbezahlen.
Sobald Sie eine Bürgschaft hochgeladen haben, klicken Sie auf „Auszahlungslauf starten“, um einen Einbehalt auszuzahlen.
Anschließend durchläuft die Auszahlung die gleichen Freigabeschritte wie eine Rechnung des Auftrags.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, falls keine Bürgschaft hinterlegt ist, können Sie in beiden Fällen den Auszahlungslauf nicht starten.
Falls ein Einbehalt nicht ausbezahlt werden soll, können Sie die Aktion “Wird nicht ausbezahlt” benutzen. Diese finden Sie hinter den drei Punkten bei einem Einbehalt, sofern dieser noch nicht ausbezahlt wurde und der Auftrag bereits schlussgerechnet ist.
Dadurch wird der Betrag nicht mehr als offener Einbehalt gewertet und findet keine Berücksichtigung mehr in der Prognose und der Kostenüberwachung. Der Einbehalt bleibt sichtbar im Reiter "Sicherheiten" und Sie können die Aktion durch erneutes Klicken auf die drei Punkte wieder rückgängig machen.
Einbehalte im Mittelabfluss und in der Kostenüberwachung
In der Kostenüberwachung werden Einbehalte separat in den beiden Spalten Realisierte Einbehalte (Sicherheits- und Gwährleistungseinbehalte) und Realisierte manuelle Einbehalte ausgewiesen. Zudem sind die Einbehalte in die ausgezahlten Beträge mit eingerechnet. Der ausgezahlte Betrag wird Ihnen nach allen Abzügen angezeigt.
Für den Mittelabfluss verwendet das System ebenfalls die ausgezahlten Beträge. Auch hier werden die Einbehalte und alle vertraglich vereinbarten Umlagen und Abzüge berücksichtigt. Die Kurve des Mittelabflusses auf dem Dashboard berücksichtigt somit auch alle vertraglichen und manuellen Einbehalte.
Wichtige Änderungen am 26. Juni 2025
Am 26. Juni 2025 gab es einige grundlegende Verbesserungen an der Funktionsweise von Sicherheiten. Wenn Sie vor diesem Beachten Sie dazu bitte folgende wichtige Hinweise:
Anstatt vieler verschiedener Status gibt es nur noch zwei, Aktiv und Inaktiv. Das führt aber zu folgendem Verhalten bei Bürgschaften, die für die Auszahlung eines Einbehalts genutzt wurden:
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Falls im Auftrag nach Auszahlung des Einbehalts eine Teilschlussrechnung freigegeben wurde, hat die Bürgschaft den Status Genutzt. Solche Bürgschaften werden in den Status Inaktiv überführt.
- In solchen Fällen wurden Bürgschaften nach der Teilschlussrechnung oft erneut hochgeladen, um weitere Auszahlungen zu besichern. Wären diese Bürgschaften alle Aktiv, wäre der besicherte Betrag in vielen Fällen zu hoch, was zu unbesicherten Auszahlungen führen könnte.
- Falls eine betroffene Bürgschaft weiter verwendet werden soll, erstellen Sie diese Bürgschaft bitte neu - es reicht nicht aus, sie auf Aktiv zu setzen. Obsolete Bürgschaften können nach Belieben gelöscht werden.
- In anderen Fällen hat die Bürgschaft den Status Einbehalt ausbezahlt. Solche Bürgschaften werden in den Status Aktiv überführt und können für weitere Auszahlungen verwendet werden.
Neu angelegte Bürgschaften haben keine direkte Verbindung mehr zu Einbehaltsauszahlungen und unterliegen daher keinen Beschränkungen.
Im Laufe einer Einbehaltsauszahlung wurde bisher die vorhandene Bürgschaftsdatei kopiert und mit dem Deckblatt verbunden. Das geschieht auch weiterhin, aber erst mit der Freigabe der Zahlung. Damit stellen wir sicher, dass exakt die Bürgschaften, die zum Zeitpunkt der Freigabe Aktiv waren, berücksichtigt werden.