Einbehalte und Bürgschaften

Themenüberblick

  • Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalte im Auftrag anlegen und pflegen
  • Bedingungen für Einbehalte im Auftrag festlegen
  • Manuelle Einbehalte auf Rechnungen erstellen
  • Bürgschaften in einen Auftrag hochladen
  • Einbehalte über Alasco auszahlen
  • Darstellung von Einbehalten und Bürgschaften

 

Pflege der Einbehalte im Menüpunkt "Auftragsbedingungen"

Im Menüpunkt “Auftragsbedingungen” innerhalb eines ausgewählten Auftrags können Sie die im Vertrag festgehaltenen Vereinbarungen als Regeln hinterlegen. 

Für Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalte können Sie prozentuale Abzüge einstellen und für jede Regel lassen sich individuelle Bezugspositionen (=darüberliegende Zwischensummen) definieren. Gleichzeitig können Sie entscheiden, für welche Rechnungstypen (Abschlags-, Teilschluss- und/oder Schlussrechnung) der jeweilige Abzug später angewendet werden soll. Für Einzelrechnungen kann kein Einbehalt definiert werden.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Sie für eine Teilschlussrechnung nur einen Sicherheits- oder einen Gewährleistungseinbehalt anlegen können. Sie können nicht beide Arten von Einbehalt auf eine Teilschlussrechnung anwenden.

 

Manuelle Einbehalte während der Rechnungsprüfung

Manuelle Einbehalte können Sie während der Rechnungsprüfung über den Button "+ Hinzufügen" links unten hinzufügen und diese bei falscher Eingabe über das Mülleimer Icon auch wieder löschen. Die eingegebenen Regeln beziehen sich grundsätzlich auf Nettobeträge.

 

Pflege von Bürgschaften in einem Auftrag

In einem Auftrag können Sie unter dem Punkt "Sicherheiten" die erstellten Einbehalte und hochgeladenen Bürgschaften des Auftrags einsehen.  Mit dem Button "+ Hinzufügen" können Sie ein Bürgschaftsdokument hochladen. Folgende Schritte sind hierbei zu beachten:

  1. Die Auswahl der Bürgschaftsart: Hier stehen Ihnen die Optionen Gewährleistungsbürgschaft, Vertragserfüllungsbürgschaft und Sonstige Bürgschaft zur Verfügung.
  2. Die Höhe der Bürgschaftssumme: Bitte beachten Sie, Bürgschaften immer mit dem Brutto-Betrag zu erfassen.

Hinweis:

Es ist grundsätzlich möglich, mehrere Bürgschaften pro Auftrag zu hinterlegen, allerdings mit der Limitierung, dass es immer nur eine "aktive Bürgschaft" pro Bürgschaftstyp geben kann.

 

Auflistung und Darstellung von Einbehalten und Bürgschaften

Während der Rechnungsprüfung werden Ihnen die zuvor im Auftrag definierten Einbehalte angezeigt und auch direkt von der individuellen Bezugsposition abgezogen.

Beim Hinterlegen einer Vertragserfüllungsbürgschaft wird ein bestehender Sicherheitseinbehalt in der nächsten Abschlagsrechnung berücksichtigt und verrechnet.

Die vereinbarten Kostenumlagen werden in der Rechnungsübersicht zuletzt abgezogen.  

Der Gewährleistungseinbehalt wird Ihnen nur in der Teilschluss- und Schlussrechnung angezeigt.

Tipp:

Während der Rechnungsprüfung gelangen Sie mit einen Klick auf das Stift Icon neben dem jeweiligen Einbehalt direkt in die Auftragsbedingungen und können diese anpassen.

 

Übersicht und Auszahlung der Einbehalte

Unter dem Punkt ”Sicherheiten” eines Auftrags sehen Sie, in welcher Höhe Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalte sowie manuelle Einbehalte von ausgezahlten Rechnungen einbehalten wurden.

Sobald Sie eine Vertragserfüllungsbürgschaft hochladen, werden Sie vom System gefragt, ob Sie den ggf. bereits einbehaltenen Sicherheitseinbehalt auszahlen möchten.

Wenn der Auftrag schlussgerechnet ist und eine entsprechende Gewährleistungsbürgschaft vorliegt, können Sie den Gewährleistungseinbehalt ebenso ausbezahlen.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass eine Vertragserfüllungsbürgschaft direkt mit einem möglichen Sicherheitseinbehalt verknüpft ist und dieser während der Rechnungsprüfung gegen die hinterlegte Bürgschaft gerechnet wird. Ebenso ist eine Gewährleistungsbürgschaft mit dem Gewährleistungseinbehalt verbunden.

Falls keine Bürgschaft hinterlegt ist, können Sie in beiden Fällen den Auszahlungslauf trotzdem manuell starten. Klicken Sie auf „Auszahlungslauf Starten“, um einen Einbehalt auszuzahlen.

Anschließend durchläuft die Auszahlung die gleichen Freigabeschritte wie eine Rechnung des Auftrags.

 

Einbehalte im Mittelabfluss und in der Kostenüberwachung

In der Kostenüberwachung werden Einbehalte separat als vertragliche und als weitere Einbehalte ausgewiesen. Zudem sind die Einbehalte in die ausgezahlten Beträge mit eingerechnet. Der ausgezahlte Betrag wird Ihnen nach allen Abzügen angezeigt.

Für den Mittelabfluss verwendet das System ebenfalls die ausgezahlten Beträge. Auch hier werden die Einbehalte und alle vertraglich vereinbarten Umlagen bereits abgezogen bzw. berücksichtigt.

Die Kurve des Mittelabflusses auf dem Dashboard berücksichtigt somit auch alle vertraglichen und manuellen Einbehalte.

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