Rechnungsfreigabe im Projekt

Themenüberblick

  • Funktion des Rechnungsfreigabelaufs
  • Einzelne Schritte der Rechnungsfreigabe und ihre Besonderheiten

Bevor Sie eine Rechnung mit Alasco prüfen, sollte bereits ein Rechnungsfreigabelauf in den Stammdaten angelegt sein. Dieser wird von einem Admin angelegt und kann nach der Zuordnung zu einem Projekt für die Prüfung von Rechnungen innerhalb des Projekts verwendet werden.

 

Neue Rechnung hinzufügen

Für den Rechnungsupload in Alasco stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Zum Einen können Sie den "+" Button in der Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand verwenden. Alternativ haben Sie über den Menüpunkt "Kosten" und den Reiter "Rechnungen" die Möglichkeit den Rechnungsupload anzustoßen.

Über die Schaltfläche "+ Rechnung Hinzufügen" können Sie dort eine oder mehrere Rechnungen von Ihrem lokalen Rechner über Öffnen des Explorers oder per Drag and Drop in die Maske legen und hochladen.

Tipp:

Eine detaillierte Anleitung zum Anlegen einer Rechnung finden Sie im weiterführenden Artikel "Rechnungen anlegen" in unserem Help Center.

 

Rechnungsfreigabe

Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Schritte des Rechnungsfreigabelaufs erklärt. Ein Freigabelauf in Alasco besteht aus mindestens drei verpflichtenden Schritten:

  1. Rechnung: Anlegen
  2. Details eingeben
  3. Freigabe

Neben diesen drei verpflichtenden Schritten, können Sie einen Rechnungsfreigabelauf, abhängig von Ihren Ansprüchen und internen Abläufen, auf bis zu 11 mögliche Schritte erweitern.

Erfassen der Rechnungsdetails

  • Definieren Sie, zu welchem Projekt und zu welchem Auftrag die Rechnung gehört
  • Prüfen/ Ergänzen Sie die automatisch von der Software ausgelesenen Rechnungsdaten, wie z.B. Rechnungsnummer und -datum, ungeprüfter Rechnungsbetrag netto + Umsatzsteuer

  • Sie haben die Möglichkeit eine interne Rechnungsnummer zu vergeben
  • Definieren Sie den Rechnungstyp (Vorauszahlung, Einzelrechnung, Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung oder Schlussrechnung)
  • Wenn Sie den Rechnungstyp Abschlagsrechnung auswählen, können Sie die Abschlagsnummer der Rechnung bestimmen
  • Vergeben Sie ein Fälligkeitsdatum sowie ein Datum für die Skonto-Frist
  • Mit dem Button "Aufgabe übertragen" können Sie die Aufgabe an einen anderen Benutzer übertragen
  • Unter dem Button "Weitere Aktionen" können Sie die Rechnung archivieren oder die weitere Rechnungsprüfung um 1-7 Tage zurückstellen, dadurch werden Sie in diesem Zeitraum nicht mehr täglich an die Rechnung erinnert

  • Unter dem Reiter "Kommentare" haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar zum Prozessschritt zu verfassen
  • Unter dem Reiter "Historie" sehen Sie den bisherigen Verlauf der Rechnung
  • Geben Sie die Rechnung nach Abschluss der Detailerfassung mit einem Klick auf den Button "Weitergeben" an den nächsten Prüfschritt weiter

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Sie den ungeprüften Rechnungsbetrag bei Abschlagsrechnungen immer kumuliert eingeben, da die bereits freigegebenen Summen der vorangegangenen Abschlagsrechnungen in den späteren Prüfschritten von diesem abgezogen werden.

Hinweis:

Eingegebene Kommentare erscheinen auf dem erstellten Rechnungsdeckblatt und sind für alle Prozessbeteiligten einsehbar. Zum aktuellen Stand können Kommentare nicht nachträglich verändert werden. Wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Customer Enablement Manager, wenn Sie die eingegebenen Kommentare nicht auf dem Rechnungsdeckblatt anzeigen lassen möchten.

Formale Rechnungsprüfung (optional)

  • Prüfen Sie die formalen Rechnungsdetails, wie z.B. die Rechnungsnummer und das -datum, den Leistungszeitraum, die Umsatzsteuersätze und die Steuernummer sowie Bankverbindung des Auftragnehmers
  • Bereits in diesem Prüfschritt können Sie Prüf- und Korrekturanmerkungen direkt auf dem hochgeladenen Rechnungs-PDF vermerken, indem Sie auf das Stift Icon oberhalb der Rechnung auf der linken Seite klicken
  • Klicken Sie auf das Haken Icon neben dem Stift, um einzelne Positionen abzuhaken, die Rechnung elektronisch zu unterschreiben und einen vorgefertigten oder benutzerdefinierten Stempel auf die Rechnung zu setzen
  • Überprüfen Sie - sofern vorhanden - die automatisierte Abfrage nach der Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung und passen Sie die Entscheidung über die Optionen "gültig", "ungültig" oder "nicht vorhanden" entsprechend an
  • Klicken Sie auf den Button "Bearbeiten" neben dem Adressabgleich des Auftragnehmers sowie -gebers, um ggf. eine Korrektur der Stammdaten vorzunehmen, sollten sich Daten geändert haben

  • Mit dem Button "Aufgabe übertragen" können Sie die Aufgabe an einen anderen Benutzer übertragen
  • Unter dem Button "Weitere Aktionen" können Sie die Rechnung archivieren oder die weitere Rechnungsprüfung um 1-7 Tage zurückstellen, dadurch werden Sie in diesem Zeitraum nicht mehr täglich an die Rechnung erinnert

  • Ab diesem Prüfschritt haben Sie unter dem Button "Zurückgeben" die Möglichkeit, die Rechnung unter Angabe eines Rückgabegrundes an den vorangegangenen Prüfschritt zurück zu geben
  • Unter dem Reiter "Kommentare" haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar zum Prozessschritt zu verfassen und ältere Kommentare einzusehen
  • Unter dem Reiter "Historie" sehen Sie den bisherigen Verlauf der Rechnung
  • Klicken Sie auf das Runde Icon neben dem Titel "Formale Rechnungsprüfung", um in der Workflow-Übersicht die bereits abgeschlossenen und noch verbleibenden Prüfschritte und ihre Bearbeiter zu sehen
  • Geben Sie die Rechnung nach Abschluss der formellen Prüfung mit einem Klick auf den Button "Prüfen & Weitergeben" an den nächsten Prüfschritt weiter

Hinweis:

Haben Sie denn Prüfschritt "Formale Rechnungsprüfung" deaktiviert, wird die automatisierte Abfrage nach der Gültigkeit der der Freistellungsbescheinigung in den ersten Prüfschritt "Erfassen der Rechnungsdetails" vorgezogen.

 

Sachliche Rechnungsprüfung bzw. Bauleiterprüfung (optional)

  • Sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnung durch externe Beteiligte, wie z.B. der Bauleitung/ -überwachung
  • Wählen Sie aufgrund der temporären Mehrwertsteuersenkung im Jahr 2020 zunächst den Steuersatz des Leistungszuwachses aus
  • Sie können Prüf- und Korrekturanmerkungen direkt auf dem hochgeladenen Rechnungs-PDF vermerken, indem Sie auf das Stift Icon oberhalb der Rechnung auf der linken Seite klicken
  • Klicken Sie auf das Haken Icon neben dem Stift, um einzelne Positionen abzuhaken, die Rechnung elektronisch zu unterschreiben und einen vorgefertigten oder benutzerdefinierten Stempel auf die Rechnung zu setzen
  • Auf der rechten Seite sehen Sie alle wichtigen Rechnungsbeträge, wie z.B. den ungeprüften und geprüften Rechnungsbetrag, Nachlässe, Einbehalte, Kostenumlagen, Versicherungen, Skonto und den auszuzahlenden Rechnungsbetrag
  • Passen Sie den geprüften Rechnungsbetrag bei Bedarf an
  • Klicken Sie auf das Stift Icon neben den Einbehalten, um die hinterlegten Auftragsbedingungen direkt im Auftrag zu bearbeiten
  • Mit dem Button "+ Hinzufügen" haben Sie auf Abschlagsrechnungen die Möglichkeit weitere manuelle Einbehalte hinzuzufügen, eine Korrektur vorzunehmen oder den Skontobezug zu ändern
  • Mit dem Button "Aufgabe übertragen" können Sie die Aufgabe an einen anderen Benutzer übertragen
  • Unter dem Button "Weitere Aktionen" können Sie die Rechnung archivieren oder die weitere Rechnungsprüfung um 1-7 Tage zurückstellen, dadurch werden Sie in diesem Zeitraum nicht mehr täglich an die Rechnung erinnert

  • Sie haben unter dem Button "Zurückgeben" die Möglichkeit, die Rechnung unter Angabe eines Rückgabegrundes an den vorangegangenen Prüfschritt zurück zu geben

  • Unter dem Reiter "Kommentare" haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar zum Prozessschritt zu verfassen und ältere Kommentare einzusehen
  • Unter dem Reiter "Historie" sehen Sie den bisherigen Verlauf der Rechnung
  • Im Reiter "Kostenverteilungen" können Sie die, durch die Rechnung entstehenden Kosten bspw. auf Teilprojekte oder Bauabschnitte verteilen
  • Unter dem Reiter "Abrechnungsstand" wird Ihnen bei Abschlagsrechnungen der aktuelle Abrechnungsstand des Auftrags angezeigt
  • Geben Sie die Rechnung nach Abschluss der sachlichen und rechnerischen Prüfung mit einem Klick auf den Button "Freigeben & Weitergeben" an den nächsten Prüfschritt weiter

Hinweis:

Klicken Sie auf den Button "+ Hinzufügen", um einen manuellen Skontobezug zu definieren. Das System berechnet den Skonto Betrag anhand der zuvor definierten Auftragsbedingungen. Sollte Ihre Rechnung nicht der hier hinterlegten Logik entsprechen, können Sie den Skontobezug manuell ändern, damit der richtige Betrag abgezogen wird.

Rechnung Prüfen & Freigeben

  • Überprüfen Sie in diesem Schritt die Eingaben des vorangegangenen Prüfschritts und korrigieren Sie diese bei Bedarf
  • Sie können zusätzliche Prüf- und Korrekturanmerkungen direkt auf dem hochgeladenen Rechnungs-PDF vermerken, indem Sie auf das Stift Icon oberhalb der Rechnung auf der linken Seite klicken
  • Klicken Sie auf das Haken Icon neben dem Stift, um einzelne Positionen abzuhaken, die Rechnung elektronisch zu unterschreiben und einen vorgefertigten oder benutzerdefinierten Stempel auf die Rechnung zu setzen
  • Auf der rechten Seite sehen Sie auch hier alle wichtigen und ggf. bereits bearbeiteten Rechnungsbeträge, wie z.B. den ungeprüften und geprüften Rechnungsbetrag, Nachlässe, Einbehalte, Kostenumlagen, Versicherungen, Skonto und den auszuzahlenden Rechnungsbetrag

  • Passen Sie den geprüften Rechnungsbetrag bei Bedarf erneut an
  • Klicken Sie auf das Stift Icon neben den Einbehalten, um die hinterlegten Auftragsbedingungen direkt im Auftrag zu bearbeiten
  • Mit dem Button "+ Hinzufügen" haben Sie auf Abschlagsrechnungen die Möglichkeit weitere manuelle Einbehalte hinzuzufügen, eine Korrektur vorzunehmen oder den Skontobezug zu ändern
  • Nach der ersten sachlichen und rechnerischen Prüfung erstellt Alasco automatisch ein Rechnungsdeckblatt mit den wichtigsten Rechnungsbeträgen und einem Freigabestempel
  • Mit dem Button "Aufgabe übertragen" können Sie die Aufgabe an einen anderen Benutzer übertragen
  • Unter dem Button "Weitere Aktionen" können Sie die Rechnung archivieren oder die weitere Rechnungsprüfung um 1-7 Tage zurückstellen, dadurch werden Sie in diesem Zeitraum nicht mehr täglich an die Rechnung erinnert
  • Sie haben unter dem Button "Zurückgeben" die Möglichkeit, die Rechnung unter Angabe eines Rückgabegrundes an den vorangegangenen Prüfschritt zurück zu geben
  • Unter dem Reiter "Kommentare" haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar zum Prozessschritt zu verfassen und ältere Kommentare einzusehen
  • Unter dem Reiter "Historie" sehen Sie den bisherigen Verlauf der Rechnung
  • Im Reiter "Kostenverteilungen" können Sie die durch die Rechnung entstehenden Kosten bspw. auf Teilprojekte oder Bauabschnitte verteilen
  • Unter dem Reiter "Abrechnungsstand" wird Ihnen bei Abschlagsrechnungen der aktuelle Abrechnungsstand des Auftrags angezeigt
  • Geben Sie die Rechnung nach Abschluss der sachlichen und rechnerischen Prüfung mit einem Klick auf den Button "Freigeben & Weitergeben" / "Freigeben" an den nächsten aktiven Prüfschritt weiter oder final frei, wenn kein weiterer Schritt in Ihrem Rechnungsprüflauf aktiv ist

Hinweis:

Nachdem die Rechnung in Alasco freigegeben wurde, wird der freigegebene Betrag in der Kostenüberwachung angezeigt und die Auszahlung kann erfasst werden.

Zahlung erfassen (optional)

  • Der Schritt "Zahlung erfassen“ ist in Alasco als Aufgabe im Rechnungsfreigabelauf definierbar oder aber auch ohne Freigabeschritt manuell möglich

  • Wählen Sie eine Rechnung im Reiter "Rechnungen" aus und klicken Sie anschließend auf den Button "Zahlung erfassen", um die Rechnung bei deaktiviertem Bezahlschritt als bezahlt zu markieren
  • In diesem Schritt sehen Sie noch einmal die für die Zahlung relevanten Rechnungsbeträge, die hinterlegte Bankverbindung des Auftragnehmers sowie Informationen zum Auftrag
  • Klicken Sie auf den Namen des Auftragnehmers, um ggf. eine Korrektur der Stammdaten vorzunehmen, sollten sich Daten geändert haben
  • Mit dem Button "Anmelden" können Sie hier eine Verbindung zu DATEV herstellen und die Rechnung samt Deckblatt sowie aller relevanten Rechnungsdaten an DATEV übermitteln
  • Mit dem Button "Deckblatt mit Dokumenten" oben rechts über der Rechnung, haben Sie die Möglichkeit die Rechnung und das Deckblatt für die weitere Bearbeitung herunterzuladen

  • Wählen Sie auf der rechten Seite das Zahlungsdatum und den final ausgezahlten Betrag aus den Vorschlägen (Freigegebener Betrag oder Freigegebener Betrag abzgl. Skonto) aus oder tragen Sie einen individuellen Auszahlungsbetrag (brutto) ein
  • Sie haben die Möglichkeit einen Zahlungskommentar zum Prozessschritt einzugeben
  • Mit dem Button "Aufgabe übertragen" können Sie die Aufgabe an einen anderen Benutzer übertragen
  • Unter dem Button "Weitere Aktionen" können Sie die Rechnung archivieren oder die weitere Rechnungsprüfung um 1-7 Tage zurückstellen, dadurch werden Sie in diesem Zeitraum nicht mehr täglich an die Rechnung erinnert
  • Unter dem Reiter "Kommentare" können Sie alle älteren Kommentare zur Rechnung einsehen
  • Unter dem Reiter "Historie" sehen Sie den bisherigen Verlauf der Rechnung
  • Klicken Sie auf den Button "Als bezahlt markieren" um die Rechnungsprüfung abzuschließen

Hinweis:

Nachdem die Rechnung in Alasco als bezahlt markiert wurde, wird der ausgezahlte Betrag in der Kostenüberwachung angezeigt.

 

Weitere Dokumente an eine Rechnung anhängen

Bereits während der Rechnungsprüfung ab dem Schritt "Formale Rechnungsprüfung" oder aber nachdem eine Rechnung als "Bezahlt" markiert wurde, haben Sie die Möglichkeit noch weitere Dokumente zu dieser Rechnung hinzuzufügen.
Rufen Sie dazu zunächst die Rechnung auf und klicken Sie während oder nach der Rechnungsprüfung auf den Button "Dokumente". Wählen Sie "Dokumente verwalten", um weitere Dokumente im PDF-Format hochzuladen.

Bevor Sie das Dokument hochladen können, werden Sie nach der Art des Dokuments gefragt.
Folgende Optionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

  • Rechnung
  • Anhang
  • Externes Deckblatt
  • Prüfrechnung
  • Interne Korrespondenz
  • Externe Korrespondenz
  • Aufmaß
  • Planunterlagen
  • Korrekturrechnung
  • Zahlungsnachweis
  • Protokoll
  • Sonstiges

Der Anhang wird dann in weiteren Reitern, so wie das Rechnungsdeckblatt und die ursprüngliche Rechnung im System angezeigt.

RECHTLICHES

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