Themenüberblick
- Rechnungen automatisch erstellen lassen, die regelmäßig wiederkehrende Kosten beinhalten
- Zahlungen von Dauerrechnungen im System erfassen
- Rechnungsbetrag und Rechnungsintervall von Dauerrechnungen nachträglich anpassen
Die Funktion Dauerrechnung eignet sich für regelmäßig wiederkehrende Kosten, die i.d.R. keine eigene Rechnungsstellung beinhalten, wie zum Beispiel Zins- und Tilgungszahlungen, Mietzahlungen, Abschläge für Wasser und Strom oder Servicegebühren für Sanitäranlagen.
Die angelegten Dauerrechnungen werden automatisch vom System erstellt und freigegeben. Es ist somit nicht notwendig und auch nicht möglich die Rechnungen durch einen Rechnungsworkflow zu prozessieren.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass das Feature der Dauerrechnung seit der Überarbeitung im Mai 2022 vom Mittelabfluss entkoppelt ist und dieser lediglich noch eine Anzeigefunktion erfüllt. Sie können die Höhe von Dauerrechnungen nicht mehr über den Mittelabfluss steuern oder bearbeiten, sondern nur noch über den hier genannten Weg.
Anlegen einer Dauerrechnung
Bei der Anlage eines Auftrages können Sie im Feld Auftragstyp die Option "Dauerauftrag" auswählen. Sie erhalten daraufhin den Hinweis, dass Sie die Einstellungen der Dauerrechnung im nächsten Schritt anpassen können.
Sobald Sie den Auftrag angelegt haben, wird Ihnen die Auftragsübersicht angezeigt. Klicke Sie im Bereich "Einstellungen der Dauerrechnung" auf den Button "Bearbeiten", um die Daten der Dauerrechnung einzugeben.
Geben Sie im nächsten Schritt folgende Daten zur Dauerrechnung ein:
- Startdatum der Rechnungsserie
- Geplantes Enddatum der Rechnungsserie (kann im Nachhinein verlängert oder verkürzt werden)
- Rechnungsintervall (monatlich, zweimonatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich)
- Betrag pro Rechnung (netto oder brutto)
- Umsatzsteuersatz
- Interne Rechnungsnummer (basierend auf Jahr und Monat oder benutzerdefiniert)
Tipp:
Klicken Sie auf das Bleistift Icon bei der Eingabe des Rechnungsbetrags. Damit haben Sie die Möglichkeit den Rechnungsbetrag in netto oder brutto einzugeben.
Sie haben die Möglichkeit, die automatisch generierte interne Rechnungsnummer zu individualisieren. Wählen Sie dazu die Option "Benutzerdefiniert" aus. In der daraufhin erscheinenden Zeile können Sie eine individuelle Rechnungsnummer eingeben und entscheiden, ob diese automatisch fortlaufend nummeriert werden soll.
Klicken Sie auf "Speichern", um Ihre Daten zu sichern und die Dauerrechnung anzulegen.
Hinweis:
Mit dem "Bearbeiten" Button können Sie auch nachträglich noch Änderungen an der Dauerrechnung vornehmen. Bis auf die Option "Start der Rechnungsserie" können alle Informationen noch angepasst werden.
Erfassung von Zahlungseingängen
Alasco legt entsprechend des gewählten Rechnungsintervalls in den betroffenen Monaten systemseitig eine Rechnung an. Diese Rechnungen erhalten automatisch den Status "Freigegeben" und Sie können die erfolgte Zahlung mit dem zugehörigen Auszahlungsdatum erfassen.
Wählen Sie hierzu die Rechnung, deren Zahlung erfasst werden soll im Reiter "Rechnungen" des Auftrags aus.
Klicken Sie in der Übersicht der Rechnung auf den Button "Zahlung erfassen" am rechten oberen Bildschirmrand, um die Bezahlung einer freigegebenen Dauerrechnung einzupflegen. Hier können Sie, wie bereits von der Rechnungsfreigabe gewohnt, das Zahlungsdatum und den ausgezahlten Bruttobetrag anpassen, um die Dauerrechnung abzuschließen.
Anschließend ändert sich der Status der Rechnung von "Freigegeben" zu "Bezahlt" und der ausgezahlte Betrag wird in den Mittelabfluss und in die Kostenüberwachung übernommen.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass Sie vom System erstellte Dauerrechnungen weder über die Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online übertragen können, noch über einen SEPA Export exportieren können.
Bearbeitung von Dauerrechnungen
Bei manchen Daueraufträgen kann sich herausstellen, dass die tatsächliche Rechnung für den abgeschlossenen Monat höher oder niedriger ist, als zu Beginn erwartet. Der Betrag der freigegebenen Dauerrechnung kann deshalb auch nach Abschluss des Monats noch bearbeitet werden. Die Rechnung muss sich hierfür im Status "Freigegeben" befinden und darf noch nicht als "Bezahlt" markiert worden sein. Wählen Sie die Dauerrechnung, deren Betrag angepasst werden soll im Reiter "Rechnungen" des Auftrags aus.
Klicken Sie in der Rechnung auf das "Stift" Icon neben dem freigegebenen Betrag.
Tragen Sie den geänderten Netto- oder Bruttobetrag im erscheinenden Fenster ein und bestätigen Sie Ihre Änderung mit "Speichern". Sobald der Betrag geändert wurde, ändert sich der Betrag auch in der Anzeige des Mittelabflusses, in der Anzeige im Auftrag sowie in der Kostenüberwachung.
Sollte in einem geplanten Monat keine Abrechnung erfolgen, so kann die systemseitig generierte Rechnung archiviert werden.
Klicken Sie hierzu in der Rechnung auf den Button "Aktionen" am rechten oberen Bildschirmrand und wählen die gewünschte Option "Archivieren" aus. Bestätigen Sie die Auswahl anschließend, um die Rechnung zu archivieren.
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