Alasco Rechnungsdeckblatt

Themenüberblick

  • Erstellung des Rechnungsdeckblatts
  • Informationen auf dem Rechnungsdeckblatt

 

Erstellung des Rechnungsdeckblatts

Im Zuge der Rechnungsprüfung erstellt Alasco für jede Rechnung automatisch ein Deckblatt, welches die relevanten Rechnungsdetails enthält. Das Deckblatt steht Ihnen als PDF-Datei zum Download zur Verfügung und Sie können entscheiden, ob Sie das Deckblatt einzeln oder zusammen mit der geprüften Rechnung und den ggf. hochgeladenen Anhängen herunterladen möchten.

Hinweis:

Das Rechnungsdeckblatt wird erst im Schritt der sachlichen Rechnungsprüfung erstellt. In den ersten Schritten "Rechnungsdetails erfassen" und "Formale Rechnungsprüfung" steht Ihnen das Deckblatt noch nicht zur Verfügung.

Dem Rechnungsdeckblatt kann ein individuelles Logo hinzugefügt werden. Es handelt sich hierbei um Ihr eigenes Logo, das der Projektgesellschaft oder des Auftraggebers. Wenden Sie sich bitte an Ihre:n zuständige:n Ansprechpartner:in oder an unseren Support, wenn Sie Ihr Logo hinzufügen möchten.
Zudem enthält das Rechnungsdeckblatt einen QR-Code. Scannen Sie diesen, um das Rechnungsdeckblatt und die Rechnung in Alasco aufzurufen.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass das Deckblatt keine Rechnung im Sinne des §14 UStG darstellt.

 

Daten auf dem Rechnungsdeckblatt

Standardgemäß enthält das Rechnungsdeckblatt folgende Informationen:

Auftrag

  • Vergabeeinheit
  • Auftraggeber
  • Immobilie
  • Projekt
  • Auftragnehmer
  • Auftragsbezeichnung
  • Auftragsnummer
  • Auftragsdatum
  • Kostenstelle
  • Auftragsvolumen (Hauptauftrag inkl. anerkannte Nachträge)
  • Rückstellungen
  • Offene Risiken
  • Gesamtsumme
  • Freigabestand (netto)
  • Auszahlungsstand (netto)

Rechnung

  • Rechnungsnummer (extern)
  • Rechnungsnummer (intern)
  • Rechnungs-Typ
  • Rechnungsdatum
  • Eingangsdatum
  • Skontodatum
  • Fälligkeitsdatum

Kostenverteilungen

Hier werden Ihnen alle Kostenverteilungen angezeigt, und wie sich die entsprechende Rechnung auf die verschiedenen Kategorien verteilt. Voraussetzung dafür ist, dass Sie bereits eine Kostenverteilung im Projekt angelegt haben.

Aktuelle Rechnung im Überblick

Hier werden Ihnen alle Daten zur vorliegenden Rechnung angezeigt. Diese beinhalten alle Abzüge, die in den Auftragsbedingungen festgehalten sind, wie z.B. Nachlass, Einbehalte, Kostenumlagen, ggf. vorangegangene Abschlagsrechnungen, Bauleistungsversicherung und Skontoabzug.
Im letzten Block wird Ihnen der auszuzahlende Brutto-Betrag angezeigt. Sollten Sie Skonto vereinbart haben, wird Ihnen hier zusätzlich die Skontofrist sowie der Brutto-Betrag abzüglich Skonto angezeigt. Wenn Sie in den Stammdaten bei Ihrem Auftragnehmer eine Bankverbindung hinterlegt haben, wird Ihnen diese hier ebenfalls angezeigt.
Handelt es sich bei der Rechnung um eine Abschlagsrechnung, können Sie sich auf einer zweiten Seite des Rechnungsdeckblatts alle vorangegangen Abschlagsrechnungen in einer Tabelle anzeigen lassen.

Freigabestempel

Im Rechnungs-Workflow haben Sie die Möglichkeit in jedem Schritt der sachlichen Rechnungsprüfung einen Freigabestempel zu definieren. Diese Stempel werden nach jedem abgeschlossenen Freigabeschritt am Ende des Rechnungsdeckblatts angezeigt. Sie beinhalten neben einem konfigurierbaren Titel und Inhalt auch den Namen der Person, die die Prüfung abgeschlossen hat und wann die Rechnungsprüfung erfolgte (Datum und Uhrzeit).

Hinweis:

Das Rechnungsdeckblatt ist anpassbar und kann jederzeit abgeändert werden. Wenn Sie zusätzliche Informationen auf dem Rechnungsdeckblatt anzeigen lassen wollen oder bestimmte Daten nicht angezeigt werden sollen, wenden Sie sich bitte an Ihre:n zuständige:n Ansprechpartner:in oder an unseren Support.

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