Rechnungen anlegen

Themenüberblick

  • Rechnungen hinzufügen
  • Rechnungstypen und ihre Besonderheiten
  • Rechnungsdeckblatt
  • Rechnungsliste

 

Neue Rechnung hinzufügen

Rechnungen sind in Alasco zunächst immer einem Projekt zugeordnet. Sie können eine Rechnung daher am einfachsten auf dem Dashboard innerhalb eines Projektes hinzufügen. Wählen Sie dafür zuerst das entsprechende Projekt aus und klicken auf “+ Rechnung hinzufügen” im rechten Eck des Bereichs “Rechnungen in Bearbeitung”.
Alternativ finden Sie den Button “+ Rechnung hinzufügen” auch unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter “Rechnungen” oder auch im jeweiligen Auftrag unter dem Reiter "Rechnungen".

Tipp:

Nutzen Sie alternativ den Quick-Add Button (das + am oberen Bildschirmrand), um schnell eine Rechnung, einen neuen Auftrag oder einen Nachtrag zu einem Projekt hinzuzufügen.

Analog dazu können Sie auch in der Multiprojektebene auf den Menüpunkt "Kosten" in den Reiter “Rechnungen” gehen und in der rechten oberen Ecke auf “+ Rechnung hinzufügen” klicken. Wählen Sie im Anschluss das entsprechende Projekt aus, in dem die Rechnung hochgeladen werden soll. 

In allen Fällen haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre Rechnung im PDF-Format hochzuladen. Klicken Sie dafür auf “Auswählen” und wählen Sie die entsprechende Rechnung aus Ihrer Datei. Die Rechnungsdetails werden automatisch erfasst und die Rechnung in den zuvor in der Vergabeeinheit festgelegten Rechnungsworkflow übergeben.

Hinweis:

Sie können Rechnungen per "Drag&Drop" Funktion in das Auswahlfenster ziehen oder die Datei manuell auswählen, um diese hochzuladen. Sie haben außerdem die Möglichkeit auch mehrere Rechnungen gleichzeitig hochzuladen.

 

Rechungstypen in Alasco

Wenn Sie eine neue Rechnung hinzufügen, stehen Ihnen fünf verschiedene Rechnungstypen zur Auswahl:

  • Einzelrechnung (ER)
  • Vorauszahlung
  • Abschlagsrechnung (AR)
  • Teilschlussrechnung (T-SR)
  • Schlussrechnung (SR)

Hinweis:

Grundsätzlich können Sie die Nummer einer Abschlagsrechnung individuell festlegen und so die Reihenfolge der Rechnungen im System unabhängig vom Upload-Zeitpunkt bestimmen. Liegt jedoch bereits eine 2. Abschlagsrechnung vor, wird eine neu hinzugefügte Abschlagsrechnung automatisch zur 3. Abschlagsrechnung. Mehr dazu erfahren Sie im Help Center Artikel "Eingabe der Abschlagsnummer".

Möchten Sie Ihren Rechnungsimport nicht mit der 1. Abschlagsrechnung beginnen, dann können Sie im Auftrag einen Startwert im Bereich "Außerhalb von Alasco bezahlte Abschlagsrechnungen" hinterlegen. Dieser wird Ihnen dann in der Rechnungsübersicht des Auftrages unter der Position “Rechnungen, die außerhalb von Alasco verwaltet werden” angezeigt.

Wenn Sie einen Auftrag mit Abschlagsrechnungen schlussrechnen möchten, dann fügen Sie die letzte Abschlagsrechnung bzw. die Schlussrechnung mit dem Rechnungstyp Schlussrechnung hinzu. Der verbleibende auszuzahlende Betrag berechnet sich automatisch aus der Differenz des geprüften Rechnungsbetrags und der Summe der vorangegangen Abschlagsrechnungen. Eine Schlussrechnung ändert den Status eines Auftrags automatisch auf "Schlussgerechnet".

 

Rechnungsdeckblatt

Für jede hinzugefügte Rechnung erstellt Alasco automatisch ein Rechnungsdeckblatt, welches die relevanten Rechnungsdetails enthält. Auf diesem Deckblatt kann Ihr Logo und die einzelnen Freigabestempel aus der Rechnungsprüfung hinzugefügt werden. 

Handelt es sich bei der Rechnung um eine Abschlagsrechnung, können Sie sich auf einer zweiten Seite des Rechnungsdeckblatts alle vorangegangen Abschlagsrechnungen anzeigen lassen.

Hinweis:

Das Rechnungsdeckblatt ist anpassbar und kann jederzeit abgeändert werden. Wenn Sie zusätzliche Informationen auf dem Rechnungsdeckblatt anzeigen lassen wollen oder bestimmte Daten nicht angezeigt werden sollen, wenden Sie sich bitte an Ihre:n zuständige:n Ansprechpartner:in oder an unseren Support.

 

Rechnungsliste

Eine Übersicht über all Ihre Rechnungen bietet Ihnen die Rechnungsliste in Alasco. Diese können Sie unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter “Rechnungen” entweder in der Multiprojektansicht oder auf Projektebene einsehen und nutzen. Mit dem Button "Spalten bearbeiten" können Sie die angezeigte Liste um notwendige Spalten erweitern und nicht benötigte Spalten entfernen.
Mit dem kleinen Pfeil am linken Kopf der Tabelle können Sie sich mehrere verschiedene Ansichten speziell für Ihre Anforderungen abspeichern und schnell zwischen diesen wechseln.
Außerdem können Sie die angelegten Rechnungen mit der Filter-Funktion nach sämtlichen aktiven Spalten filtern und auch alle gespeicherten Ansichten über den Button "Exportieren" in Excel exportieren.
Hier haben Sie auch die Möglichkeit einen SEPA-Export im xml-Format zu erstellen, um die Zahlung einer oder mehrerer Rechnungen in Ihrer Banking-Software in Auftrag zu geben.

Tipp:

Eine detaillierte Übersicht über die Funktionen der Rechnungsliste finden Sie im weiterführenden Artikel "Verbesserte Rechnungs-, Vergabeeinheits-, Auftrags- und Nachtragslisten" in unserem Help Center. Ebenso lernen Sie in unserem Help Center, wie Sie Vorauszahlungen und Dauerrechnungen in Alasco anlegen.

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