Themenüberblick
- Anlage eines neuen Projektes in Alasco
- Angabe der erweiterten Einstellungen
- Kopieren von Vergabeeinheiten in ein neues Projekt
- Automatische E-Mail Benachrichtigung nach der Rechnungsfreigabe
Ein Projekt stellt in Alasco den Rahmen oder übergeordneten Ordner dar, in dem Sie die Daten, wie z.B. Budgets, Vergabeeinheiten, Aufträge oder Rechnungen, die Ihr Bauprojekt betreffen sammeln, bearbeiten und auswerten können. Auf dem Projektdashboard sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten Daten und aktuellen Vorgänge zu Ihrem Projekt. In der Kostenüberwachung, dem Herzstück Ihres Projektes, fließen alle Daten zusammen und Sie können diese in verschiedenen Ansichten auswerten. Außerdem können Sie über die Multiprojektansicht mehrere Projekte miteinander vergleichen und Daten projektübergreifend auswerten.
Vorbereitende Maßnahmen
Für die Neuanlage eines Projektes benötigen Sie grundsätzlich drei Informationen. Es ist von Vorteil, diese bereits vor der Erstellung des Projektes in den Stammdaten anzulegen, Sie können sie aber auch während der Projektanlage erstellen:
- Eine in Alasco angelegte Immobilie
- Einen Hauptauftraggeber
-
Einen Rechnungsfreigabelauf, der den standardmäßigen Freigabeprozess Ihrer Rechnungen festlegt
Hinweis:
Der Hauptauftraggeber eines Projektes wird bei der Erstellung eines neuen Auftrages in diesem Projekt automatisch vom System vorausgewählt.
Anlage eines neuen Projektes
Sie können als Admin ein Projekt in Alasco unter dem Menüpunkt “Projekte” in den Stammdaten anlegen, indem Sie dort auf die Schaltfläche “+ Hinzufügen” am oberen rechten Bildschirmrand klicken. Die Stammdaten finden Sie in der Navigation am linken Bildschirmrand.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle notwendigen Informationen zu Ihrem Projekt eingeben können. Folgende Angaben sind dabei verpflichtend:
- Name des Projektes
- Erwartetes Start- und Enddatum
- Immobilie
- Hauptauftraggeber
- Standard Rechnungs-Workflow im Projekt
- Art der Budgetverteilung
Im Punkt "Art der Budgetverteilung" können Sie entscheiden, ob Sie das Budget des Projektes später mit Hilfe von Kostengruppen auf Vergabeeinheiten verteilen möchten (Kostengruppen) oder bei der Anlage einer neuen Vergabeeinheit deren Budget festlegen möchten (Vergabeeinheiten).
Wählen Sie die Option "Kostengruppen", können Sie über das Drop-Down-Menü aus einer der angelegten Kostengruppenstrukturen, z.B. der standardmäßig hinterlegten DIN276 oder Ihrer eigenen Struktur auswählen.
Achtung:
Bitte beachten Sie, dass Sie die Art der Budgetvergabe nach Erstellung des Projektes zwar noch ändern können, bei einer Änderung aber alle bisherigen Budgets und Budgetversionen gelöscht werden.
Sollten Sie sich für die Budgetvergabe nach Vergabeeinheiten entscheiden stehen Ihnen anschließend weder Teilzugriffe, noch Kennzahlen im Projekt zur Verfügung.
Zusätzlich können Sie folgende freiwillige Angaben machen:
- Nachtrags-Workflow im Projekt
- Empfänger für E-Mail Benachrichtigungen nach der Rechnungsfreigabe
- Vorlage des Rechnungsdeckblatts
Unter dem Punkt "Erweiterte Einstellungen" können Sie noch weitere optionale Informationen zu Ihrem Projekt angeben:
- Umsatzsteuersatz, der standardmäßig im Projekt verwendet wird
- Projektnummer zur eindeutigen Identifizierung und über die das Projekt auch im Drop-Down-Menü auf dem Dashboard gefunden werden kann
- Darstellung der Mittelabflussplanung, Kostenüberwachung, Budgetstruktur und Budgetverteilung in netto oder brutto
- Importieren von Vergabeeinheiten aus einem bestehenden Projekt
- Projekt-E-Mail-Adresse und verantwortlichen Nutzer definieren (nur über Support möglich)
- Handelt es sich um ein Umlageprojekt
- Bankverbindung für den SEPA-Export
- Mandaten- sowie Steuerberaternummer für die Übertragung von Rechnungen zu DATEV Unternehmen online
Bei der Anlage eines neuen Projektes können Sie die Struktur der Vergabeeinheiten aus einem bestehenden Projekt übernehmen. Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü unter dem Punkt "Vergabeeinheiten importieren aus" das entsprechende Bestandsprojekt aus und die Vergabeeinheiten werden mit den Attributen Name, Beschreibung und Typ in das neue Projekt übernommen.
Hinweis:
Um den automatischen Rechnungsupload per E-Mail nutzen zu können, ist es notwendig, dass Sie unseren Support unter support@alasco.de oder Ihren zuständigen Ansprechpartner bei Alasco kontaktieren, da die Projekt-E-Mail-Adresse nur durch uns eingestellt werden kann.
Als zusätzliche Informationen können Sie die IBAN und die BIC ihres Firmenbankkontos hinterlegen, von dem aus Sie die meisten Rechnungen bezahlen. Diese Information wird für den SEPA-Export von Rechnungsdaten benötigt.
Für eine bessere Handhabung bei der Übertragung von Rechnungen zu DATEV Unternehmen online, können Sie die von DATEV vergebene Mandanten- und Steuerberaternummer im Projekt angeben. Alasco verwendet diese Informationen, um Ihnen anschließend bei der Rechnungsübertragung den passenden DATEV-Mandanten automatisiert vorzuschlagen.
Um das Projekt anzulegen, klicken Sie auf auf die Schaltfläche “Speichern” am Ende des Fensters.
Tipp:
Sie können ein angelegtes Projekt auch noch nachträglich bearbeiten. Wählen Sie dazu das Projekt in den Stammdaten aus und klicken Sie in den Projekteinstellungen auf den Button "Bearbeiten".
Automatische E-Mail Benachrichtigung
Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung ist es möglich, eine automatisierte E-Mail an ausgewählte Beteiligte zu versenden. Dadurch werden sie darüber informiert, dass die Rechnungsprüfung abgeschlossen und eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wurde. Sie können bereits während der Projektanlage oder auch später in den Projekteinstellungen eine oder mehrere E-Mail Adressen hinterlegen und somit verschiedene Personen oder Abteilungen informieren. Meist wird mit dieser Funktion die Buchhaltung über die Rechnung informiert.
Der Versand erfolgt immer nach dem letzten aktivierten Prüfschritt im Rechnungsprüflauf an die eingetragenen E-Mail Adressen. Für den Versand haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
- Einzelne Dateien: Das Alasco Rechnungsdeckblatt, die Rechnung (PDF-Format) oder E-Rechnung (XML- oder ZUGFeRD-Format), die bearbeitete Alasco Rechnungsvisualisierung (nur bei E-Rechnungen) und alle hochgeladenen Anhänge werden als eigenständige Dateien in einer E-Mail verschickt
- Deckblatt mit Dokumenten (eine PDF-Datei): Alle genannten Dateien werden zu einer PDF-Datei zusammengefasst und der E-Mail angehängt. Dabei wird die XML-Datei einer E-Rechnung nicht mitgeschickt.
- Nur Link: Die versendete E-Mail enthält einen Link, über den der Empfänger die Rechnung und alle Anhänge in Alasco aufrufen kann, vorausgesetzt der Empfänger hat Zugang zu Ihrem Account.
Tipp:
Wenn Sie eine E-Rechnung erhalten und in Alasco verarbeitet haben und diese nach der Prüfung wieder aus Alasco heraus weiterleiten möchten, wählen Sie den Punkt "Einzelne Dateien". Nur über diese Option ist es möglich die ursprüngliche XML-Datei zu versenden.
Sollte Ihr Zielsystem keine E-Rechnungen akzeptieren, wählen Sie die Option "Deckblatt mit Dokumenten".
Hinweis:
Sollten Sie im Rechnungsprüflauf den letzten verfügbaren Schritt "Zahlung" aktiviert haben, wird die Rechnung nicht nach der letzten Rechnungsfreigabe, sondern erst nach Abschluss des Bezahlschritts an die hinterlegten E-Mail Adressen versandt.