Projekt deaktivieren

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Themenüberblick

  • Starten des Projektdeaktivierungs-Flows
  • Auswirkungen auf die Projektbeteiligten
  • Anpassung der zukünftigen Zugriffsberechtigungen
  • Anzeige von deaktivierten Projekten
  • Reaktivieren von deaktivierten Projekten

 

Einleitung

Die Deaktivierung von Projekten ermöglicht es Ihnen, abgeschlossene Projekte ordentlich zu speichern und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie jederzeit auf wichtige Informationen und Daten aus vergangenen Projekten zugreifen können. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie ähnliche Projekte in der Zukunft durchführen oder wenn Sie die Leistung und Effizienz vergangener Projekte analysieren möchten.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung eines Projektes in Alasco keine automatische Anpassung Ihres Vertrags auslöst. Sollte Ihr Projekt enden und daraufhin Ihr Vertrag angepasst werden müssen, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Ansprechpartner oder an customersuccess@alasco.de.

 

Projekt deaktivieren

Um ein Projekt zu deaktivieren, wählen Sie als Admin zunächst das Projekt aus und navigieren Sie über die Navigationsleiste am linken Bildschirmrand in die Projekteinstellungen. Wahlweise können Sie auch über das Drop-Down-Menü am linken oberen Bildschirmrand in die Projekteinstellungen gelangen. Klicken Sie hierzu auf das Zahnrad Icon des entsprechenden Projekts.

Klicken Sie in den Projekteinstellungen auf den "Aktionen" Button am rechten oberen Bildschirmrand und wählen Sie die Option "Deaktivieren", um den Projektdeaktivierungs-Flow zu starten.

Im daraufhin erscheinenden Fenster werden Sie darüber informiert, was die Deaktivierung für das Projekt bedeutet. In erster Linie hat die Deaktivierung eines Projektes Auswirkungen auf die Zugriffsrechte der projektbeteiligten Benutzer und die Bearbeitung des Projekts ist somit für alle Benutzer eingeschränkt.

Standardmäßig werden die Berechtigungen der Projektbeteiligten entsprechend Ihrer bisherigen Projekt-Rolle wie folgt geändert:

  • Manager --> Lesezugriff
  • Beobachter --> Lesezugriff
  • Interner Mitarbeiter --> Lesezugriff
  • Externer Mitarbeiter --> Projektzuweisung wird aufgehoben
  • Externer Mitarbeiter (nur Workflows) --> Projektzuweisung wird aufgehoben

Sollte die Standardeinstellung für Ihr Projekt nicht zutreffen, können Sie während des Projektdeaktivierungs-Flows eine individuelle Anpassung der Berechtigungen vornehmen. Klicken Sie dazu auf den Button "Berechtigungen konfigurieren".
Hier sehen Sie alle Benutzer, die Zugriff auf das Projekt haben und welche Projekt-Rolle sie im Projekt haben. Abhängig von der Projekt-Rolle wird Ihnen der zukünftige Zugriff angezeigt, welchen Sie hier aber noch manuell anpassen können. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Aktiv: Die Berechtigungen der Projekt-Rolle bleiben erhalten, unabhängig vom Projektstatus.
  • Lesezugriff: Der Benutzer sieht alle Daten, die er zuvor auch gesehen hat, kann diese aber nicht mehr verändern.
  • Projektzuweisung aufheben: Der Benutzer hat keinen Zugriff mehr auf das Projekt.

Klicken Sie auf den "Speichern" Button, um ggf. die angepassten Berechtigungen zu bestätigen und klicken Sie anschließend auf den Button "Projekt deaktivieren", um das Projekt abzuschließen.

Hinweis:

Bitte stellen Sie sicher, dass vor der Deaktivierung eines Projektes folgende Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um mögliche Probleme zu vermeiden:

  • Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben (Rechnungen und Nachträge, die sich noch in Prüfung befinden) abgeschlossen sind, um unvollendete Arbeit zu vermeiden.
  • Dauerrechnungen, die mit diesem Projekt verknüpft sind, werden möglicherweise weiterhin erstellt, was zu Datenverzerrungen in den Projektergebnissen führt. Erwägen Sie, Dauerrechnungen zu beenden oder entsprechend zu modifizieren.

 

Deaktivierte Projekte

Deaktivierte Projekte werden Ihnen weiterhin in Alasco angezeigt, solange Sie noch Lese- oder aktiven Zugriff darauf haben. Sollte Ihre Projektzuweisung in Folge des Projektdeaktivierungs-Flows aufgehoben worden sein, sehen Sie das Projekt nicht mehr in Ihrem Account.

Deaktivierte Projekte erkennen Sie direkt auf Ihrem Multiprojektdashboard am Status "Inaktiv", am Archiv-Icon im Projekt Drop-Down-Menü und dem Banner in den Projekteinstellungen des Projekts.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Rechnungen, die über die Projekt-E-Mail-Adresse an ein deaktiviertes Projekt gesendet werden auch weiterhin in Alasco ankommen und dann ggf. im ersten Schritt der Rechnungsprüfung verbleiben.

 

Reaktivieren von deaktivierten Projekten

Nach der Deaktivierung eines Projektes haben Sie als Admin jederzeit die Möglichkeit dieses auch wieder zu reaktivieren und die Deaktivierung somit wieder aufzuheben.
Um ein deaktiviertes Projekt zu reaktivieren, wählen Sie das Projekt zunächst aus und navigieren Sie über die Navigationsleiste am linken Bildschirmrand in die Projekteinstellungen. Wahlweise können Sie auch über das Drop-Down-Menü am linken oberen Bildschirmrand in die Projekteinstellungen gelangen. Klicken Sie hierzu auf das Zahnrad Icon des entsprechenden Projekts.

Klicken Sie in den Projekteinstellungen auf den "Aktionen" Button am rechten oberen Bildschirmrand und wählen Sie die Option "Reaktivieren", um das Projekt wieder zu reaktivieren.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Projektzuweisungen, die im Zuge des Projektdeaktivierungs-Flows aufgehoben wurden, durch eine Reaktivierung nicht automatisch wiederhergestellt werden.
Sollten Sie bspw. einem externen Mitarbeiter bei der Deaktivieren des Projekts den Zugriff auf das Projekt entzogen haben, ist es erforderlich diesen nach der Reaktivierung unter dem Reiter "Projektbeteiligte" wieder zu gewähren.

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