Themenüberblick
- Anlage eines neuen Projekts in Alasco
Hinweis:
Da Alasco projektweise abgerechnet wird, wenden Sie sich bitte an Ihre:n zuständige:n Ansprechpartner:in oder an customersuccess@alasco.de, wenn Sie ein neues Projekt in Alasco abbilden möchten. Die unten erläuterten Schritte können Sie jedoch bereits selbst durchführen.
Vorbereitende Maßnahmen
Für die Neuanlage eines Projektes benötigen Sie vorab drei Informationen. Es ist erforderlich diese bereits vor der Erstellung des Projektes anzulegen:
- Eine in Alasco angelegte Immobilie
- Einen Hauptauftraggeber
- Einen Rechnungsfreigabelauf, der den Freigabeprozess Ihrer Rechnungen festlegt
Sobald Sie diese drei Informationen in Alasco hinterlegt haben, können Sie mit der Neuanlage des Projektes beginnen.
Hinweis:
Der Hauptauftraggeber eines Projektes wird bei der Erstellung eines neuen Auftrages in diesem Projekt automatisch vom System vorausgewählt.
Anlage eines neuen Projekts
Sie können ein Projekt in Alasco unter dem Menüpunkt “Projekte” in den Stammdaten anlegen, indem Sie dort auf die Schaltfläche “+ Hinzufügen” am oberen rechten Bildschirmrand klicken. Die Stammdaten finden Sie in der Navigation am linken Bildschirmrand.
Im nächsten Schritt öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle notwendigen Informationen zu Ihrem Projekt eingeben können. Zu den verpflichtenden Angaben gehören, neben den oben genannten drei Informationen (Auftraggeber, Immobilie und Freigabelauf), außerdem der Name des Projektes sowie der anzuwendende Umsatzsteuersatz.
Zusätzlich können Sie folgende freiwillige Angaben machen:
- Art der Budgetvergabe (Kostengruppen oder Vergabeeinheiten)
- Nachtrags-Workflow im Projekt
- Handelt es sich um ein Umlageprojekt
- Vorlage des Rechnungsdeckblatts
- Darstellung der Mittelabflussplanung und Kostenüberwachung in netto oder brutto
Als zusätzliche Informationen können Sie die IBAN und die BIC ihres Firmenbankkontos hinterlegen, von dem aus Sie die meisten Rechnungen bezahlen. Diese Information wird für den SEPA-Export von Rechnungsdaten benötigt.
Für eine bessere Handhabung bei der Übertragung von Rechnungen zu DATEV Unternehmen online, können Sie die von DATEV vergebene Mandanten- und Steuerberaternummer im Projekt angeben. Alasco verwendet die eingegebene Nummer, um Ihnen anschließend bei der Rechnungsübertragung den passenden DATEV-Mandanten automatisiert vorzuschlagen.
Achtung:
Bitte beachten Sie, dass Sie die Art der Budgetvergabe nach Erstellung des Projektes nicht mehr ändern können. Sie sollten also bereits hier entscheiden, ob Sie die Kostengruppenstruktur der DIN 276 oder Ihre eigene Struktur anhand von Vergabeeinheiten nutzen wollen.
Sollten Sie sich für die Budgetvergabe nach Vergabeeinheiten entscheiden stehen Ihnen anschließend weder Teilzugriffe, noch Kennzahlen im Projekt zur Verfügung.
Sollten Sie Fragen zu einzelnen Punkten haben, melden Sie sich gerne bei Ihrer/Ihrem zuständigen Alasco Ansprechpartner:in oder wenden Sie sich per E-Mail an den Alasco Support unter support@alasco.de.
Um das Projekt anzulegen, klicken Sie auf auf die Schaltfläche “Speichern” am Ende des Fensters.
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