Projekte anlegen

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Themenüberblick

  • Anlage eines neuen Projektes in Alasco
  • Angabe der erweiterten Einstellungen
  • Kopieren von Vergabeeinheiten in ein neues Projekt

 

Ein Projekt stellt in Alasco den Rahmen oder übergeordneten Ordner dar, in dem Sie die Daten, wie z.B. Budgets, Vergabeeinheiten, Aufträge oder Rechnungen, die Ihr Bauprojekt betreffen sammeln, bearbeiten und auswerten können. Auf dem Projektdashboard sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten Daten und aktuellen Vorgänge zu Ihrem Projekt. In der Kostenüberwachung, dem Herzstück Ihres Projektes, fließen alle Daten zusammen und Sie können diese in verschiedenen Ansichten auswerten. Außerdem können Sie über die Multiprojektansicht mehrere Projekte miteinander vergleichen und Daten projektübergreifend auswerten. 

 

Vorbereitende Maßnahmen

Für die Neuanlage eines Projektes benötigen Sie grundsätzlich drei Informationen. Es ist von Vorteil, diese bereits vor der Erstellung des Projektes in den Stammdaten anzulegen, Sie können sie aber auch während der Projektanlage erstellen:

Hinweis:

Der Hauptauftraggeber eines Projektes wird bei der Erstellung eines neuen Auftrages in diesem Projekt automatisch vom System vorausgewählt.

 

Anlage eines neuen Projektes

Sie  können als Admin ein Projekt in Alasco unter dem Menüpunkt “Projekte” in den Stammdaten anlegen, indem Sie dort auf die Schaltfläche “+ Hinzufügen” am oberen rechten Bildschirmrand klicken. Die Stammdaten finden Sie in der Navigation am linken Bildschirmrand.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle notwendigen Informationen zu Ihrem Projekt eingeben können. Folgende Angaben sind dabei verpflichtend:

  • Name des Projektes
  • Immobilie
  • Hauptauftraggeber
  • Standard Rechnungs-Workflow im Projekt
  • Art der Budgetverteilung

Im Punkt "Art der Budgetverteilung" können Sie entscheiden, ob Sie das Budget des Projektes später mit Hilfe von Kostengruppen auf Vergabeeinheiten verteilen möchten (Kostengruppen) oder bei der Anlage einer neuen Vergabeeinheit deren Budget festlegen möchten (Vergabeeinheiten). 

Wählen Sie die Option "Kostengruppen", können Sie über das Drop-Down-Menü aus einer der angelegten Kostengruppenstrukturen, z.B. der standardmäßig hinterlegten DIN276 oder Ihrer eigenen Struktur auswählen.

Achtung:

Bitte beachten Sie, dass Sie die Art der Budgetvergabe nach Erstellung des Projektes nicht mehr ändern können. Sie sollten also bereits bei der Anlage eines Projektes entscheiden, wie Sie Ihr Budget später im Projekt verteilen wollen.
Sollten Sie sich für die Budgetvergabe nach Vergabeeinheiten entscheiden stehen Ihnen anschließend weder Teilzugriffe, noch Kennzahlen im Projekt zur Verfügung.

Zusätzlich können Sie folgende freiwillige Angaben machen:

Unter dem Punkt "Erweiterte Einstellungen" können Sie noch weitere optionale Informationen zu Ihrem Projekt angeben:

  • Umsatzsteuersatz, der standardmäßig im Projekt verwendet wird
  • Projektnummer zur eindeutigen Identifizierung und über die das Projekt auch im Drop-Down-Menü auf dem Dashboard gefunden werden kann
  • Darstellung der Mittelabflussplanung, Kostenüberwachung, Budgetstruktur und Budgetverteilung in netto oder brutto
  • Importieren von Vergabeeinheiten aus einem bestehenden Projekt
  • Projekt-E-Mail-Adresse und verantwortlichen Nutzer definieren (nur über Support möglich)
  • Handelt es sich um ein Umlageprojekt
  • Bankverbindung für den SEPA-Export
  • Mandaten- sowie Steuerberaternummer für die Übertragung von Rechnungen zu DATEV Unternehmen online

Bei der Anlage eines neuen Projektes können Sie die Struktur der Vergabeeinheiten aus einem bestehenden Projekt übernehmen. Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü unter dem Punkt "Vergabeeinheiten importieren aus" das entsprechende Bestandsprojekt aus und die Vergabeeinheiten werden mit den Attributen Name, Beschreibung und Typ in das neue Projekt übernommen.

Um den automatischen Rechnungsupload per E-Mail nutzen zu können, ist es notwendig, dass Sie unseren Support oder Ihre:n zuständige:n Ansprechpartner:in bei Alasco kontaktieren, da die Projekt-E-Mail-Adresse sowie die dafür zuständige Person nur durch uns eingestellt werden kann.

Als zusätzliche Informationen können Sie die IBAN und die BIC ihres Firmenbankkontos hinterlegen, von dem aus Sie die meisten Rechnungen bezahlen. Diese Information wird für den SEPA-Export von Rechnungsdaten benötigt.

Für eine bessere Handhabung bei der Übertragung von Rechnungen zu DATEV Unternehmen online, können Sie die von DATEV vergebene Mandanten- und Steuerberaternummer im Projekt angeben. Alasco verwendet diese Informationen, um Ihnen anschließend bei der Rechnungsübertragung den passenden DATEV-Mandanten automatisiert vorzuschlagen.

Sollten Sie Fragen zu einzelnen Punkten haben, melden Sie sich gerne bei Ihrer/Ihrem zuständigen Alasco Ansprechpartner:in oder wenden Sie sich per E-Mail an den Alasco Support unter support@alasco.de.

Um das Projekt anzulegen, klicken Sie auf auf die Schaltfläche “Speichern” am Ende des Fensters.

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