Themenüberblick
Budget im Projekt anlegen
Die Budgetebenen eines Projektes können Sie über den Reiter "Budget" im Menüpunkt "Kosten" anlegen. Wie Sie die Struktur der verwendeten Kostengruppen und der Budgetebenen bearbeiten erfahren Sie im Beitrag Kostengruppen und Budgets anlegen.
Um einer Kostengruppe ein Budget zuzuweisen, geben Sie den Netto- oder Brutto-Betrag in das vorgesehene Feld ein. Über die beiden Schaltflächen "Netto" bzw. "Brutto" über der Tabelle, können Sie zwischen den beiden Varianten wechseln. Über den eingegebenen Umsatzsteuersatz wird der jeweils andere Betrag berechnet.
Achten Sie bei der Verwendung von Kostengruppen auf untergeordneten Ebenen darauf, dass die Summe dieser Ebene dem Betrag der übergeordneten Kostengruppe entspricht. Alternativ können Sie mit der Schaltfläche "Summe berechnen" den Betrag der übergeordneten Kostengruppe berechnen lassen, nachdem Sie das Budget auf die Kostengruppen der untergeordneten Ebene verteilt haben.
Klicken Sie nach der Eingabe des Budgets auf die Schaltfläche "Änderungen speichern", um eine neue Budgetversion abzuspeichern. Sie können beliebig viele Budgetversionen in Alasco abspeichern und diese unter dem Reiter "Budgethistorie" einsehen.
Dort sehen Sie das alle Budgetversionen, von wem diese wann angelegt wurden und jeweils die Veränderung zur vorangegangenen Budgetversion. Klicken Sie auf eine ältere Budgetversion, um sich Details anzeigen zu lassen.
Unter dem Reiter "Budgetstruktur" wird Ihnen immer die aktuellste Budgetversion angezeigt.
Budgetverteilung
Klicken Sie auf den zweiten Reiter "Budgetverteilung" in der Leiste oberhalb, um das Budget einer Kostengruppe auf eine oder mehrere Vergabeeinheiten zu verteilen. Alle Kostengruppen und Vergabeeinheiten sind in einer einzigen Tabelle zusammengefasst.
Durch einen Klick auf den Pfeil neben dem Namen der Kostengruppe können Sie diese auf- und zuklappen. Hier sehen Sie alle Vergabeeinheiten, die dieser Kostengruppe bereits zugeordnet sind bzw. ein Ausgangsbudget von ihr erhalten. Eventuelle Über- oder Unterbudgetierungen werden visuell deutlich hervorgehoben.
Klicken Sie auf den "Bearbeiten" Button am rechten Bildschirmrand, um der Kostengruppe eine neue Vergabeeinheit zuzuordnen oder um das Ausgangsbudget einer bereits zugeordneten Vergabeeinheit zu verändern.
Hinweis:
Klicken Sie auf den Netto/Brutto Button am oberen rechten Bildschirmrand, um das Ausgangsbudget in Netto- oder Brutto-Werten auf die Vergabeeinheiten zu verteilen.
Wählen Sie im daraufhin erscheinenden Fenster eine Vergabeeinheit aus den bereits im Projekt erstellten Vergabeeinheiten aus. Sie können die Budgetverteilung nun entweder als absoluten Betrag oder prozentual eingeben. Wenn Sie den ersten Eintrag für eine Vergabeeinheit in einer Kostengruppe erstellen, füllt Alasco den Betrag automatisch mit dem vollen verfügbaren Budget vor. Alternativ können Sie hier über die Auswahl "+ Neu hinzufügen" im Drop-Down-Menü auch eine neue Vergabeeinheit erstellen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe indem Sie auf die Schaltfläche "Speichern" klicken.
Hinweis:
In Alasco können Sie mehrere Vergabeeinheiten einer Kostengruppe zuweisen und das Ausgangsbudget einer Vergabeeinheit kann aus mehreren verschiedenen Kostengruppen gespeist werden.
Das Budget nach der Kostengruppenstruktur entspricht in Alasco der Zusammenstellung der für die Umsetzung der geplanten Leistungen ermittelten voraussichtlichen Einzel- und Gesamtkosten.
In Alasco werden unter Budget die genehmigten bzw. freigegebenen Budgetanteile erfasst und bilden die Basis für die folgenden Vergaben und die Kostenüberwachung (Soll-Ist-Vergleich).
Die Gliederung kann frei erfolgen, entweder standardmäßig nach der Struktur der DIN 276 auf der jeweiligen Ebene oder nach eigenen unternehmens- oder projektspezifischen Vorgaben.
Vergabeeinheiten
Der Begriff Vergabeeinheiten entspricht in Alasco einer Zusammenstellung von Leistungen, die gemeinsam, i.d.R. in einem Bau-/ Lieferauftrag vergeben werden sollen. Eine andere Bezeichnung hierfür wäre der Begriff Leistungspakete.
In Alasco werden die im Menüpunkt "Kosten" unter dem Reiter "Budget" eingetragenen Budgets anteilig auf die geplanten Vergabeeinheiten verteilt. Das so verteilte Budget stellt damit das für die Ausschreibung und Vergabe zur Verfügung stehende Ausgangsbudget einer Vergabeeinheit dar.
In der Übersicht einer Vergabeeinheit wird Ihnen die Budgetherkunft angezeigt, d.h. aus welcher Kostengruppen das Ausgangsbudget stammt. Das aktuelle Budget der Vergabeeinheit umfasst das Ausgangsbudget sowie sämtliche Budgetänderungen durch Umbuchungen und Budgeterhöhungen oder -minderungen.
Das aktuelle Budget bildet den Kern der Kostenüberwachung und die Kostensteuerung.
Die Anlage der Vergabeeinheiten kann frei erfolgen, entweder nach Gewerken gem. StLB (Standardleistungsbuch), nach VOB/C oder auch nach der projektspezifischen Vergabestruktur.
Tipp:
In den weiterführenden Beiträgen in unserem Help Center erfahren Sie, wie Sie Vergabeeinheiten anlegen und wie Sie Vergabeeinheit bearbeiten können.