Themenüberblick
Vergabeeinheiten anlegen
Vergabeeinheiten können Sie unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Vergabeeinheiten" anlegen. Hier können Sie, analog wie bei Aufträgen oder Nachträgen, neue Datensätze hinzufügen. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche "Vergabeeinheit hinzufügen" am rechten oberen Bildschirmrand.
Wenn Sie eine neue Vergabeeinheit erstellen, ist es notwendig, dass Sie der Vergabeeinheit eine Bezeichnung geben und einen Typ zuweisen. Hier können Sie entscheiden, ob Sie eine "normale" Vergabeeinheit anlegen oder ob Sie diese als Reserve kennzeichnen.
Hinweis:
In einer Vergabeeinheit, die als Reserve angelegt ist, können Sie später keine Aufträge anlegen. Sie können aber jederzeit Budgetumbuchungen von Reserve-Vergabeeinheiten in "normale" Vergabeeinheiten durchführen.
API-Nutzung für Vergabeeinheiten
Vergabeeinheiten können nun auch über die öffentliche API (Public API) erstellt und aktualisiert werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Budgets in großem Umfang importieren oder eine Standardstruktur für ein neues Projekt einrichten möchten.
Hinweis:
Das direkte Festlegen oder Ändern des Budgets über die API ist nur möglich, wenn das Projekt keine Kostengruppen verwendet. Andernfalls erfolgt die Budgetzuweisung über die Budgetverteilung und nicht direkt an der Vergabeeinheit.
Zusätzlich steht API-Nutzern ein eigener Endpunkt für Budgetänderungen zur Verfügung, um Budgetverschiebungen auf Vergabeeinheitsebene transparent abzurufen.
Workflows einer Vergabeeinheit zuweisen
Bei der Erstellung eines Projekts ist es erforderlich, dass Sie dem Projekt einen Rechnungsfreigabelauf (Workflow) zuordnen. Dieser Freigabelauf wird dann vom System als Voreinstellung festgelegt und bei der Erstellung einer neuen Vergabeeinheit vorausgewählt.
Diese Einstellung vererbt sich nicht nur auf die Vergabeeinheiten in einem Projekt, sondern auch auf alle Aufträge und die zugehörigen Rechnungen innerhalb dieser Vergabeeinheiten.
Sie können einer Vergabeeinheit aber auch einen anderen Freigabelauf zuweisen, als der im Projekt voreingestellte. Wählen Sie hierzu beim Erstellen oder Bearbeiten der Vergabeeinheit im Feld "Rechnungs-Workflow" Ihren bevorzugten Freigabelauf aus.
Tipp:
Im Auswahlfeld des Rechnungs-Workflows können Sie auch Text eingeben, um so nach einem bestimmten Workflow zu suchen.
Für den Rechnungsfreigabelauf bietet Alasco nun zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten (für Pro & Advanced Kunden):
Der Prüfschritt "Rechnung eingeben und validieren" kann in der Konfiguration vollständig deaktiviert werden. Die extrahierten Daten der KI können dann direkt im ersten Freigabeschritt überprüft werden.
Die Originaldokumente von Rechnungen können im Dokumentenmanager ohne Annotationen heruntergeladen werden.
Sie können in Alasco nicht nur Rechnungen nach einem voreingestellten Workflow prüfen, sondern auch Nachträge.
Sobald Sie einen Nachtragsworkflow erstellt haben und diesen dem Projekt in den Projekteinstellungen zugeordnet haben, können Sie jeder Vergabeeinheit des Projekts einen eigenen Nachtragsworkflow, abweichend vom Standardworkflow zuordnen.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen nur Freigabeläufe auswählen können, die zuvor bereits in den Stammdaten erstellt wurden.
Für den Nachtragsworkflow stehen Ihnen folgende Erweiterungen zur Verfügung:
Automatische Datenextraktion: Beim Erfassen eines Nachtrags können Kunden im Pro- und Advanced-Paket das Nachtragsdokument hochladen. Alasco extrahiert automatisch mithilfe von OCR und KI die wichtigsten Daten und füllt die Felder vorab aus.
Wertgrenzen für Freigabeschritte: Für Genehmigungsschritte im Nachtragsworkflow (mit Ausnahme des ersten Schritts) können nun Mindestbeträge festgelegt werden.
Originaldokumente: Auch für Nachträge können die Originaldokumente ohne Annotationen direkt heruntergeladen werden (auch über die API).
Vergabeeinheiten während der Budgetverteilung anlegen
Ein weiterer Weg eine Vergabeeinheit anzulegen erfolgt direkt aus der Budgetverteilung heraus. Rufen Sie dazu den Menüpunkt "Budget" im Bereich "Kosten" auf und navigieren Sie in den Reiter "Budgetverteilung". Hier können Sie das Budget einer Kostengruppe auf eine oder mehrere Vergabeeinheiten verteilen. Klicken Sie dazu in der Zeile der Kostengruppe auf den Button "Bearbeiten" am rechten Bildschirmrand. Im sich daraufhin öffnenden Fenster sehen Sie alle Vergabeeinheiten, die bereits ein Budget von der Kostengruppe bekommen. Klicken Sie auf den Button "+ Vergabeeinheit zuweisen", um eine weitere Vergabeeinheit auszuwählen.
Daraufhin erscheint eine neue Zeile, in der Sie aus bereits angelegten Vergabeeinheiten auswählen können und ein Budget eingeben können.
Klicken Sie auf das erste Feld "+ Neu hinzufügen". Daraufhin öffnet sich die gleiche Eingabemaske, wie oben bereits beschrieben. Geben Sie hier alle notwendigen Informationen zum Erstellen der Vergabeeinheit ein und legen Sie diese über die Schaltfläche "Speichern" an.
Die Budgetverteilung wurde durch folgende Funktionen optimiert:
Vereinheitlichte Ansicht: Alle Kostengruppen und Vergabeeinheiten sind nun übersichtlich in einer einzigen Tabelle organisiert.
Visuelle Budgetindikatoren: Über- und Unterbudgetierungen werden farblich hervorgehoben, sodass Abweichungen sofort erkennbar sind.
Intelligente Standardwerte: Bei der Zuweisung der ersten Vergabeeinheit wird das Feld automatisch mit dem vollen verfügbaren Budget der Kostengruppe vorausgefüllt.
Prozentuale Eingabe: Sie können die Budgetverteilung nun auch in Prozentwerten anstelle von Absolutbeträgen vornehmen.
Bruttobeträge verteilen: Bei Kostenumlagen haben Sie nun die Option, Zuweisungen in Bruttobeträgen statt in Nettobeträgen vorzunehmen.
Transparenz: Jegliche Budgetumverteilungen und -anpassungen werden detailliert dokumentiert, um die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen.
Hinweis zur Budget-Überverteilung:
Die Regeln zur Budget-Überverteilung wurden gelockert. Sie können das Budget einer Kostengruppe nun jederzeit reduzieren. Führt dies dazu, dass den zugeordneten Vergabeeinheiten mehr Budget zugewiesen ist, als die Kostengruppe aufweist, wird Ihnen ein Warnbanner über die Überverteilung angezeigt.
Vergabeeinheitsliste und Auswertungen
Eine Übersicht über all Ihre Vergabeeinheiten bietet Ihnen die Vergabeeinheitsliste in Alasco. Diese können Sie unter dem Menüpunkt "Vergabeeinheiten" im Bereich “Kosten” entweder in der Multiprojektansicht oder auf Projektebene aufrufen. Hier können Sie die angezeigte Liste um notwendige Spalten erweitern und nicht benötigte Spalten entfernen. Sie können sich mehrere verschiedene Ansichten speziell für Ihre Anforderungen abspeichern und schnell zwischen diesen wechseln. Außerdem können Sie die angelegten Vergabeeinheiten nach sämtlichen aktiven Spalten filtern und auch alle Ihre Ansichten in Excel exportieren.
Zusätzlich bietet die Liste nun folgende Möglichkeiten:
Massenbearbeitung: Sie können den Status mehrerer Vergabeeinheiten gleichzeitig per Bulk-Edit ändern. Dies ist besonders hilfreich für die Verwaltung von Projektprognosen.
CSV-Export: Neben dem Excel-Export können Sie die Tabellen der Vergabeeinheiten und Budgetänderungen nun auch als CSV-Datei exportieren. Dies erleichtert die Weiterverarbeitung in externen Systemen (z. B. Make oder Power Automate).
Filtern nach Bereich: Kosten können nun nach Bereich oder Nutzungsart gefiltert werden, um Ausgaben über verschiedene Einheiten hinweg besser zu vergleichen.
Filtern nach Kostengruppe: In der Kostenkontrolle auf Multiprojektebene können Sie nun gezielt nach bestimmten Kostengruppen über mehrere Projekte hinweg filtern.
Für Pro & Advanced Kunden können Administratoren in den Kostencontrolling-Tabellen zudem benutzerdefinierte KPI-Spalten erstellen. Über ein neues Menü lassen sich Projekt- und Kostendaten per Addition, Subtraktion oder Division flexibel kombinieren. Alle Spalten wurden außerdem mit einem neuen Tooltip-Design ausgestattet, das die Lesbarkeit verbessert.
Cashflow-Planung auf Vergabeeinheitsebene
Das verbesserte Cash Outflow Planning ("Good COP") ermöglicht Kunden im Advanced- und Pro-Paket eine noch präzisere Planung. Sie können die Mittelabflussplanung nun direkt auf Ebene der Vergabeeinheiten (in der Detailansicht) oder auf Auftragsebene in den jeweiligen Registerkarten durchführen.
Planung auf Budgetebene: Ab sofort kann der Mittelabfluss bereits auf Budgetebene (Kostengruppen) geplant werden. Die Notwendigkeit von Dummy-Verträgen entfällt, da auch nicht zugewiesene Beträge planbar sind.
Flexibles Verschieben: Planungen können ganz oder teilweise verschoben werden, um Verzögerungen oder Projektstopps abzubilden (inklusive Mehrfachauswahl).
Excel-ähnliche Bearbeitung: Die manuelle Anpassung von Plänen erfolgt intuitiv direkt in der Tabelle. Es gibt nun eine klare Trennung zwischen Ansichts- und Bearbeitungsmodus.
Self-Service Switcher: Sie können flexibel in das neue Tool wechseln, wobei alle Plan- und Ist-Werte automatisch migriert werden.
Automatische Anpassungen: Planungen werden automatisch korrigiert, wenn zuvor nicht zugewiesene Beträge später auf Vergabeeinheiten und Aufträge verteilt werden. Zudem können Plan-/Ist-Differenzen aus vergangenen Monaten problemlos aufgelöst werden.