Themenüberblick
- Anlegen von Vergabeeinheiten
- Zuordnung von Workflows zu Vergabeeinheiten
- Erstellung von Vergabeeinheiten während der Budgetverteilung
Vergabeeinheiten anlegen
Vergabeeinheiten können Sie unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Vergabeeinheiten" angelegen. Hier können Sie, analog wie bei Aufträgen oder Nachträgen, neue Einträge hinzufügen. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche "+ Vergabeeinheit hinzufügen" am rechten oberen Bildschirmrand.
Wenn Sie eine neue Vergabeeinheit erstellen, ist es notwendig, dass Sie der Vergabeeinheit eine Bezeichnung geben und einen Typ zuweisen. Hier können Sie entscheiden, ob Sie eine "normale" Vergabeeinheit anlegen wollen oder ob Sie diese als Reserve kennzeichnen wollen.
Hinweis:
In einer Vergabeeinheit, die als Reserve angelegt ist, können Sie später keine Aufträge anlegen. Sie können aber jederzeit Budgetumbuchungen von Reserve-Vergabeeinheiten in "normale" Vergabeeinheiten durchführen.
Workflows einer Vergabeeinheit zuweisen
Bei der Erstellung eines Projekts ist es erforderlich, dass Sie dem Projekt einen Rechnungsfreigabelauf (Workflow) zuordnen. Dieser Freigabelauf wird dann vom System als Voreinstellung festgelegt und bei der Erstellung einer Vergabeeinheit vorausgewählt.
Diese Einstellung vererbt sich nicht nur auf die Vergabeeinheiten in einem Projekt, sondern auch auf alle Aufträge und die zugehörigen Rechnungen innerhalb dieser Vergabeeinheiten.
Sie können einer Vergabeeinheit aber auch einen anderen Freigabelauf zuweisen, als der im Projekt voreingestellte. Wählen Sie hierzu beim Erstellen oder Bearbeiten der Vergabeeinheit im Drop-Down-Menü "Rechnungs-Workflow" Ihren bevorzugten Freigabelauf aus.
Sie können in Alasco nicht nur Rechnungen nach einem voreingestellten Workflow prüfen, sondern auch Nachträge.
Sobald Sie einen Nachtragsworkflow erstellt haben und diesen dem Projekt in den Projekteinstellungen zugeordnet haben, können Sie jeder Vergabeeinheit des Projekts einen eigenen Nachtragsworkflow, abweichend vom Standardworkflow zuordnen.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen nur Freigabeläufe auswählen können, die bereits in den Stammdaten erstellt wurden.
Vergabeeinheiten während der Budgetverteilung anlegen
Ein weiterer Weg eine Vergabeeinheit anzulegen erfolgt direkt aus der Budgetverteilung heraus. Unter dem Reiter "Budget" im Menüpunkt "Kosten" können Sie das Budget einer Kostengruppe auf Vergabeeinheiten verteilen. Klicken Sie dazu in der Zeile der Kostengruppe auf das "+" am rechten Bildschirmrand.
Bei der Wahl der Vergabeeinheiten können Sie aus bereits angelegten Vergabeeinheiten auswählen.
Alternativ können Sie per Freitexteingabe die Bezeichnung für eine neue Vergabeeinheit eingeben und diese über die Schaltfläche "Neue Vergabeeinheit anlegen" hinzufügen.
Bei dieser Variante der Erstellung von Vergabeeinheiten wird automatisch der Typ Vergabeeinheit zugeordnet. Eine Reserve können Sie nur über die erste Variante erstellen.
Eine Übersicht über all Ihre Vergabeeinheiten bietet Ihnen die Vergabeeinheitsliste in Alasco. Diese können Sie unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter “Vergabeeinheiten” entweder in der Multiprojektansicht oder auf Projektebene einsehen und nutzen. Hier können Sie die angezeigte Liste um notwendige Spalten erweitern und nicht benötigte Spalten entfernen. Sie können sich mehrere verschiedene Ansichten speziell für Ihre Anforderungen abspeichern und schnell zwischen diesen wechseln. Außerdem können Sie die angelegten Vergabeeinheiten nach sämtlichen aktiven Spalten filtern und auch alle Ihre Ansichten in Excel exportieren.
Tipp:
Eine detaillierte Übersicht über die Funktionen der Vergabeeinheitsliste finden Sie im weiterführenden Artikel Verbesserte Rechnungs-, Vergabeeinheits-, Auftrags- und Nachtragslisten in unserem Help Center.
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