Vergabeeinheit anlegen

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Vergabeeinheiten anlegen

Vergabeeinheiten können Sie unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Vergabeeinheiten" anlegen. Hier können Sie, analog wie bei Aufträgen oder Nachträgen, neue Datensätze hinzufügen. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche "Vergabeeinheit hinzufügen" am rechten oberen Bildschirmrand.

Wenn Sie eine neue Vergabeeinheit erstellen, ist es notwendig, dass Sie der Vergabeeinheit eine Bezeichnung geben und einen Typ zuweisen. Hier können Sie entscheiden, ob Sie eine "normale" Vergabeeinheit anlegen oder ob Sie diese als Reserve kennzeichnen.

Hinweis:

In einer Vergabeeinheit, die als Reserve angelegt ist, können Sie später keine Aufträge anlegen. Sie können aber jederzeit Budgetumbuchungen von Reserve-Vergabeeinheiten in "normale" Vergabeeinheiten durchführen.

 

Workflows einer Vergabeeinheit zuweisen

Bei der Erstellung eines Projekts ist es erforderlich, dass Sie dem Projekt einen Rechnungsfreigabelauf (Workflow) zuordnen. Dieser Freigabelauf wird dann vom System als Voreinstellung festgelegt und bei der Erstellung einer neuen Vergabeeinheit vorausgewählt.
Diese Einstellung vererbt sich nicht nur auf die Vergabeeinheiten in einem Projekt, sondern auch auf
alle Aufträge und die zugehörigen Rechnungen innerhalb dieser Vergabeeinheiten.

Sie können einer Vergabeeinheit aber auch einen anderen Freigabelauf zuweisen, als der im Projekt voreingestellte. Wählen Sie hierzu beim Erstellen oder Bearbeiten der Vergabeeinheit im Feld "Rechnungs-Workflow" Ihren bevorzugten Freigabelauf aus.

Tipp:

Im Auswahlfeld des Rechnungs-Workflows können Sie auch Text eingeben, um so nach einem bestimmten Workflow zu suchen.

Sie können in Alasco nicht nur Rechnungen nach einem voreingestellten Workflow prüfen, sondern auch Nachträge.
Sobald Sie einen Nachtragsworkflow erstellt haben und diesen dem Projekt in den Projekteinstellungen zugeordnet haben, können Sie jeder Vergabeeinheit des Projekts einen eigenen Nachtragsworkflow, abweichend vom Standardworkflow zuordnen.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen nur Freigabeläufe auswählen können, die zuvor bereits in den Stammdaten erstellt wurden.

 

Vergabeeinheiten während der Budgetverteilung anlegen

Ein weiterer Weg eine Vergabeeinheit anzulegen erfolgt direkt aus der Budgetverteilung heraus. Rufen Sie dazu den Menüpunkt "Budget" im Bereich "Kosten" auf und navigieren Sie in den Reiter "Budgetverteilung". Hier können Sie das Budget einer Kostengruppe auf eine oder mehrere Vergabeeinheiten verteilen. Klicken Sie dazu in der Zeile der Kostengruppe auf den Button "Bearbeiten" am rechten Bildschirmrand. Im sich daraufhin öffnenden Fenster sehen Sie alle Vergabeeinheiten, die bereits ein Budget von der Kostengruppe bekommen. Klicken Sie auf den Button "+ Vergabeeinheit zuweisen", um eine weitere Vergabeeinheit auszuwählen.

Daraufhin erscheint eine neue Zeile, in der Sie aus bereits angelegten Vergabeeinheiten auswählen können und ein Budget eingeben können.

Klicken Sie auf das erste Feld "+ Neu hinzufügen". Daraufhin öffnet sich die gleiche Eingabemaske, wie oben bereits beschrieben. Geben Sie hier alle notwendigen Informationen zum Erstellen der Vergabeeinheit ein und legen Sie diese über die Schaltfläche "Speichern" an.

Eine Übersicht über all Ihre Vergabeeinheiten bietet Ihnen die Vergabeeinheitsliste in Alasco. Diese können Sie unter dem Menüpunkt "Vergabeeinheiten" im Bereich “Kosten” entweder in der Multiprojektansicht oder auf Projektebene aufrufen. Hier können Sie die angezeigte Liste um notwendige Spalten erweitern und nicht benötigte Spalten entfernen. Sie können sich mehrere verschiedene Ansichten speziell für Ihre Anforderungen abspeichern und schnell zwischen diesen wechseln. Außerdem können Sie die angelegten Vergabeeinheiten nach sämtlichen aktiven Spalten filtern und auch alle Ihre Ansichten in Excel exportieren.

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