Themenüberblick
- Löschen von Vergabeeinheiten
- Löschen von Aufträgen
- Löschen von Nachträgen
- Archivieren von Rechnungen
- Löschen von Anhängen
Löschen von Vergabeeinheiten
Das Löschen einer Vergabeeinheit können Sie unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Vergabeeinheiten" vornehmen. Wählen Sie dafür die zu löschende Vergabeeinheit aus, und klicken Sie anschließend im Detailfenster der Vergabeeinheit rechts oben auf den Löschen Button.
Bestätigen Sie im nächsten Schritt die permanente Löschung, durch Anklicken des Auswahlkästchens und klicken Sie abschließend auf “Löschen”.
Achtung:
Unterliegen der Vergabeeinheit bereits Aufträge und weitere Daten, ist es erforderlich deren permanente Löschung ebenfalls zu bestätigen.
Löschen von Aufträgen
Wenn Sie einen Auftrag löschen möchten, wählen Sie den Auftrag zunächst unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter "Auftragsübersicht" aus. Klicken Sie in der Übersicht des Auftrages auf den Button "Aktionen" in der rechten oberen Ecke. Hier finden Sie die Option "Auftrag löschen".
Bestätigen Sie die Löschung im nun angezeigten Fenster, indem Sie das Auswahlkästchen anklicken und abschließend auf “Löschen” klicken.
Achtung:
Sollten dem Auftrag bereits Daten, wie z.B. Rechnungen, Nachträge und Bürgschaften unterliegen, ist es erforderlich deren permanente Löschung ebenfalls zu bestätigen.
Löschen von Nachträgen
Nachträge können Sie analog zu Aufträgen löschen, indem Sie in den Details des Nachtrags auf den Button "Aktionen" in der rechten oberen Ecke klicken. Hier finden Sie die Option "Löschen". Zu den Details des entsprechenden Nachtrags gelangen Sie entweder über den Reiter “Nachträge” unter dem Punkt "Kosten" oder wenn Sie innerhalb des zugehörigen Auftrags auf das Feld "Nachträge" klicken.
Bestätigen Sie auch hier im anschließend erscheinenden Fenster die Löschung des Nachtrags.
Hinweis:
Informationen zur Löschung eines Nachtragsdokuments finden Sie im Abschnitt Löschung von Dokumenten.
Archivieren von Rechnungen
Um die Nachvollziehbarkeit in Alasco zu gewährleisten, ist es nicht möglich eine eine Rechnung vollständig zu löschen. Sie können fehlerhafte Rechnungen jedoch jederzeit archivieren. Dadurch können Rechnungen noch einmal aufgerufen werden, falls sie aus Versehen gelöscht wurden und auf diesem Weg gehen auch keine Rechnungen verloren.
Klicken Sie dazu im Menüpunkt "Kosten" auf den Reiter "Rechnungen" und wählen Sie die entsprechende Rechnung aus. In der nun angezeigten Rechnungsübersicht befindet sich in der rechten oberen Ecke der Button "Aktionen".
Hier können Sie die Rechnung archivieren, indem Sie die Option Archivieren auswählen. Diese Funktion steht nur den Rollen Admin, Manager und Interner Mitarbeiter (vgl. Recht und Rollen) zur Verfügung.
Durch das Archivieren wird die Rechnung nicht mehr in den Berechnungen des Auftrags berücksichtigt, es bleibt aber nachvollziehbar, dass es die Rechnung einmal gab, da sie im Reiter "Rechnungen" des Auftrags als archivierte Rechnung angezeigt wird.
Bestätigen Sie im nächsten Schritt die Archivierung, durch Anklicken des Buttons Rechnung archivieren.
Hinweis zu Abschlagsrechnungen:
Das Archivieren von Abschlagsrechnungen erfolgt analog der Archivierung von Einzelrechnungen, jedoch kann dabei nur die jeweils letzte Abschlagsrechnung archiviert werden. So ist es beispielsweise nicht möglich eine 2. Abschlagsrechnung zu archivieren, solange die 3. Abschlagsrechnung noch im System besteht.
Löschen von Anhängen und Dokumenten
In Alasco können Sie Dokumente sowie Anlagen zu Aufträgen und Nachträgen hinzufügen. Genauso können Sie diese auch wieder löschen oder ersetzen.
Auftragsdokumente und -anlagen sind Dokumente, die Sie innerhalb des Auftrags im Menüpunkt “Dokumente” hochladen. Diese können sich auf den Auftrag selbst oder einen zugehörigen Nachtrag beziehen oder eine allgemeine Anlage sein. Auf diese Weise hochgeladene Dokumente können Sie jederzeit wieder löschen, auch wenn der Auftrag bereits schlussgerechnet sein sollte.
Navigieren Sie dafür in einem Auftrag in den Reiter "Dokumente". Klicken Sie hier auf das Papierkorb Icon rechts neben einem Dokument und bestätigen Sie die Löschung im nächsten Schritt.
Dokumente, die Sie direkt in den Rechnungs- und Nachtragsdetails hochladen, können hingegen nicht gelöscht, sondern lediglich ausgetauscht werden. Dies ist bis zum Zeitpunkt der finalen Freigabe oder Ablehnung der Rechnung oder des Nachtrags möglich, nach der finalen Freigabe jedoch nicht mehr.
Das Ersetzen eines Dokumentes können Sie direkt in der Rechnung bzw. im Nachtrag vornehmen. Klicken Sie dafür in der Detailübersicht auf “Bearbeiten” und anschließend in der Dokumentenansicht auf “Dokumente verwalten”.
Um das bestehende Dokument löschen zu können, ist es erforderlich, dass Sie im nächsten Schritt das ersetzende Dokument hochladen. Anschließend können Sie das Dokument wie gewohnt über das Papierkorb Icon löschen.
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