Themenüberblick
- Neue Rechnung hinzufügen
- Rechnungsprüfung und Workflow
- Rechnungstypen in Alasco
- Rechnungsdeckblatt
- Weitere Dokumente an eine Rechnung anhängen
- Rechnungsliste und Exporte
- Zahlungsverwaltung und Zahlungsabgleich
Neue Rechnung hinzufügen
Rechnungen sind in Alasco zunächst immer einem Projekt zugeordnet. Sie können eine Rechnung daher am einfachsten auf dem Dashboard innerhalb eines Projektes hinzufügen. Wählen Sie dafür zuerst das entsprechende Projekt aus und klicken auf “+ Rechnung hinzufügen” im rechten Eck des Bereichs “Aufgaben in Bearbeitung”.
Alternativ finden Sie den Button “+ Rechnung hinzufügen” auch in der Seitenleiste unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter “Rechnungen” oder im jeweiligen Auftrag unter dem Reiter "Rechnungen".
Tipp:
Nutzen Sie alternativ den Quick-Add Button (das + am oberen Bildschirmrand), um schnell eine Rechnung, einen neuen Auftrag oder einen Nachtrag zu einem Projekt hinzuzufügen.
Analog dazu können Sie auch in der Multiprojektebene unter dem Menüpunkt "Kosten" den Reiter “Rechnungen” auswählen und in der rechten oberen Ecke auf “+ Rechnung hinzufügen” klicken. Wählen Sie im Anschluss das entsprechende Projekt aus, in dem die Rechnung hochgeladen werden soll.
In allen Fällen haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre Rechnung im PDF-Format oder als E-Rechnung im XML- oder ZUGFeRD-Format hochzuladen. Klicken Sie dafür auf “Auswählen” oder ziehen Sie die Dateien per Drag-and-Drop in das Fenster. Sie können auch mehrere Rechnungen gleichzeitig hochladen. Alternativ können Sie neue Rechnungen direkt aus bereits hochgeladenen Dokumenten im Dokumentenmanager erstellen, ohne diese erneut hochzuladen.
Die Rechnungsdetails werden durch eine integrierte Texterkennung (OCR) automatisch erfasst. Diese Verarbeitung läuft nicht blockierend im Hintergrund, sodass Sie sofort mit der manuellen Eingabe starten können, ohne auf die KI zu warten. Folgende Daten werden unter anderem erfasst und erweitert:
- Auftragnehmer: Die KI gleicht erkannte Auftragnehmer mit bestehenden Verträgen ab. Sie können aus den ausgelesenen Daten (inkl. Adress- und Bankdaten) direkt neue Auftragnehmer anlegen.
- Zusätzliche Felder: Kostenstellen (werden automatisch anhand des Auftrags ausgefüllt), Buchungskonten, sowie eine automatische interne Rechnungsnummer (sofern für das Projekt aktiviert) runden die Erfassung ab.
- Kostenverteilungen: Sie können Kostenverteilungen nun bequem in Prozenten eingeben anstatt nur in absoluten Beträgen.
- Skonto und Fristen: Falls die OCR keine Daten liefert, berechnet Alasco Skonto- und Fälligkeitsdaten automatisch aus den Auftragsbedingungen.
- Versorgungsrechnungen: Alasco verarbeitet durch die integrierte OCR- und KI-Pipeline nun auch Versorgungsrechnungen (Utility Bills) vollautomatisch.
Tipp:
Es ist möglich, Rechnungen automatisiert in Alasco hochladen zu lassen. Dies funktioniert über die sogenannte Projekt-E-Mail-Adresse, welche pro Projekt definiert werden kann. Senden Sie eine E-Mail mit mehreren Dokumenten an diese Adresse, erstellt Alasco eine Rechnung und kategorisiert einen Anhang als Rechnungsdokument und die restlichen als Anhänge (dies kann später angepasst werden). Schlägt die Verarbeitung fehl, erhält der Absender automatisch eine Fehlermeldung.
Rechnungsprüfung und Workflow
Sobald die Daten erfasst sind, wird die Rechnung in den zuvor festgelegten Rechnungsworkflow übergeben. Der Workflow bietet umfangreiche Prüf- und Kommunikationsmöglichkeiten:
- Schritt "Rechnung eingeben und prüfen": Der ehemals separate formale Prüfschritt wurde in diesen Schritt integriert. Sie können auch während späterer Freigabeschritte weiterhin auf die volle Funktionalität (Anpassen von Daten, PDF-Markup) zugreifen, ohne die Rechnung an den Anfang zurücksenden zu müssen.
- KI-Formale-Prüfung: Für Pro- und Advanced-Kunden übernimmt eine KI die formale Rechnungsprüfung für inländische Rechnungen (DE, AT, CH) sowie internationale Reverse-Charge-Rechnungen. Die KI-Bewertung kann jederzeit durch den Nutzer manuell überschrieben werden.
- Warnhinweise: Alasco unterstützt Sie mit intelligenten Warnungen. Das System warnt vor potenziellen Auftragsüberschreitungen (basierend auf Beträgen vor Abzügen und unter Berücksichtigung von Einbehalten) sowie vor Überzahlungen, damit vertragliche Abzüge bei der Schlussrechnung nicht ins Leere laufen.
- Korrekturen anfordern: Schlägt die formale Prüfung fehl, können Sie automatisiert eine E-Mail an den Auftragnehmer generieren lassen, in der die fehlerhaften Punkte erklärt werden. Sendet der Auftragnehmer daraufhin eine korrigierte Rechnung zurück, lädt Alasco diese automatisch hoch und archiviert die alte Version.
In den Projekteinstellungen können Sie zudem konfigurieren, dass Benachrichtigungen in Echtzeit versendet werden und ob die finale E-Mail an die Buchhaltung nach der finalen Freigabe oder erst nach Abschluss des gesamten Workflows versendet wird.
Rechnungstypen in Alasco
Wenn Sie eine neue Rechnung hinzufügen, stehen Ihnen verschiedene Rechnungstypen zur Auswahl:
- Einzelrechnung (ER)
- Vorauszahlung
- Abschlagsrechnung (AR)
- Teilschlussrechnung (T-SR)
- Schlussrechnung (SR)
Besonderheiten bei Abschlags- und Schlussrechnungen:
Weicht bei kumulierten Rechnungen der ausgezahlte Betrag einer vorherigen Rechnung von dem freigegebenen Betrag ab, warnt Alasco Sie vor dieser Differenz. Sie können entscheiden, ob Sie die Differenz über Einbehalte, manuelle Korrekturen oder die Anpassung des geprüften Betrags mit der aktuellen Rechnung ausgleichen oder den Zahlbetrag der alten Rechnung korrigieren möchten.
Zudem können Rechnungskorrekturen nun konsistent zu anderen Eingaben als Bruttowerte erfasst werden.
Besonderheiten bei der Teilschlussrechnung (T-SR):
Manuelle Einbehalte werden durch eine Teilschlussrechnung eingefroren, genau wie Gewährleistungseinbehalte. Sie werden nicht auf nachfolgende Abschlagsrechnungen kopiert und bleiben im Reiter "Sicherheiten" bestehen, von wo aus sie ausgezahlt werden können.
Dauerrechnungen:
Dauerrechnungen besitzen nun den gleichen vollen Funktionsumfang wie andere Rechnungen. Sie haben ein eigenes Deckblatt, erlauben Datei-Uploads, werden in Exporte und DATEV-Übertragungen einbezogen und Sie können festlegen, ob für diese automatisch eine Workflow-Aufgabe zur Zahlung erstellt werden soll.
Hinweis:
Grundsätzlich können Sie die Nummer einer Abschlagsrechnung individuell festlegen und so die Reihenfolge der Rechnungen im System unabhängig vom Upload-Zeitpunkt bestimmen. Liegt jedoch bereits eine 2. Abschlagsrechnung vor, wird eine neu hinzugefügte Abschlagsrechnung automatisch zur 3. Abschlagsrechnung.
Rechnungsdeckblatt
Für jede hinzugefügte Rechnung erstellt Alasco automatisch ein Rechnungsdeckblatt, welches die relevanten Rechnungsdetails enthält. Auf diesem Deckblatt können Ihr Logo und die einzelnen Freigabestempel aus der Rechnungsprüfung hinzugefügt werden. Handelt es sich um eine Abschlagsrechnung, können Sie sich auf einer zweiten Seite alle vorangegangenen Abschlagsrechnungen anzeigen lassen.
Die Darstellung auf dem Rechnungsdeckblatt bietet nun folgende neuen Möglichkeiten und Informationen:
- Brutto- statt Nettobeträge: Über eine Einstellung auf Account-Ebene können Sie entscheiden, ob auf Deckblättern Brutto- oder Nettobeträge ausgewiesen werden.
- Kostenverteilungen: Diese können optional als absolute Beträge statt als Prozentsätze dargestellt werden.
- Kumulierte Rechnungen: Bei Abschlags- und Schlussrechnungen werden der Leistungszuwachs sowie die freigegebenen Beträge (anstelle der abweichenden Auszahlungsbeträge) der Vorgängerrechnungen klar ausgewiesen.
- Zahlungsinformationen: Ein ggf. abweichender Kontoinhaber beim Auftragnehmer (wichtig für Verification of Payee) sowie die im Auftrag hinterlegte Zahlungsmethode sind auf dem Deckblatt sichtbar.
- Vertrauliche Kommentare: Rechnungskommentare können als vertraulich markiert werden, sodass sie in Alasco einsehbar bleiben, jedoch niemals auf dem externen Deckblatt gedruckt werden.
Zusätzlich können Sie in den Projekteinstellungen aktivieren, dass alle Rechnungsdokumente nach erfolgreicher Freigabe automatisch an den primären Kontakt des Auftragnehmers gesendet werden, um diesen über die anstehende Zahlung zu informieren.
Hinweis:
Das Rechnungsdeckblatt ist anpassbar. Wenn Sie zusätzliche Informationen (wie absolute Kostenverteilungen) anzeigen lassen wollen oder bestimmte Daten nicht angezeigt werden sollen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Weitere Dokumente an eine Rechnung anhängen
Während der Rechnungsprüfung oder nachdem eine Rechnung als "Bezahlt" markiert wurde, können Sie weitere Dokumente hinzufügen. Rufen Sie dazu die Rechnung auf und klicken Sie auf den Button "Dokumente" und anschließend auf "Dokumente verwalten".
Wählen Sie die Dateien aus oder ziehen Sie diese in das Fenster. Die Dokumente werden nun sofort hochgeladen. Erst nach dem erfolgreichen Upload legen Sie die Art des Dokuments fest (z.B. Anhang, Externes Deckblatt, Prüfrechnung, Aufmaß etc.). Dies macht den Upload-Prozess deutlich flüssiger.
Zudem bietet der Dokumentenmanager die Möglichkeit, jederzeit das Originaldokument (ohne Alasco-Annotationen) oder das fertig annotierte PDF herunterzuladen.
Rechnungsliste und Exporte
Eine Übersicht über all Ihre Rechnungen bietet Ihnen die Rechnungsliste. Diese öffnen Sie in der Seitenleiste unter dem Menüpunkt "Kosten" im Reiter “Rechnungen”. Mit dem Button "Spalten bearbeiten" passen Sie die Liste an, nutzen Filter-Funktionen und speichern sich individuelle Ansichten ab.
Exporte:
Über den Button "Exportieren" können Sie Tabellen nicht nur als Excel, sondern nun auch als CSV-Datei herunterladen, was die maschinelle Weiterverarbeitung erleichtert. In den Exporten sind zudem die absoluten Beträge der Kostenverteilungen für Rechnungen enthalten.
SEPA-Export:
Sie können einen SEPA-Export im XML-Format erstellen. Die aktuelle Version (ISO 20022 / pain.001.001.09) unterstützt auch internationale Transaktionen (z.B. außerhalb des EWR). Hierfür ist es zwingend notwendig, dass Sie Adressdaten (mindestens Stadt und Land) bei Ihren Auftragnehmern pflegen. Zudem wird ein gegebenenfalls hinterlegter abweichender Kontoinhaber beim SEPA-Export berücksichtigt.
DATEV-Integration:
Rechnungen lassen sich nahtlos an DATEV übertragen. Falls die Vorab-Übertragung in Ihrem Account freigeschaltet ist, können Sie Rechnungen bereits vor der finalen Freigabe an DATEV senden (sobald das Deckblatt und die Prüfberechnung vorliegen). Zusätzlich ist es nun auch möglich, Rechnungen noch an DATEV zu übermitteln, nachdem diese in Alasco bereits als "Bezahlt" markiert wurden.
Zahlungsverwaltung und Zahlungsabgleich
Die Verwaltung von Auszahlungen wurde umfassend erweitert, sodass Sie Teilzahlungen und den Abgleich mit Bankkonten direkt in Alasco vornehmen können.
Massenzahlungen und Teilzahlungen:
Über die Massenzahlungsseite (Bulk payment page) können Sie mehrere freigegebene Rechnungen gleichzeitig bearbeiten und als bezahlt markieren. Für jede Zahlung können Sie den Betrag individuell anpassen (z.B. für Teilzahlungen) und über eine Checkbox steuern, ob es sich um die finale Zahlung handelt. Bleibt das Häkchen für die finale Zahlung deaktiviert, bleibt die Rechnung offen. Selbst nachdem eine Rechnung auf "Bezahlt" gesetzt wurde, können Sie noch zusätzliche Zahlungen registrieren oder Zahlungsinformationen nachträglich bearbeiten.
Warnungen und Bestätigungen:
Geben Sie einen Zahlbetrag ein, der vom ursprünglich freigegebenen Betrag abweicht, fordert Alasco eine ausdrückliche Bestätigung sowie einen obligatorischen Kommentar, um Unstimmigkeiten transparent zu dokumentieren. Wenn Sie eine Rechnung als bezahlt markieren möchten, die noch nicht an DATEV übermittelt wurde, erhalten Sie ebenfalls eine zusätzliche Sicherheitsabfrage.
Zahlungsabgleich per Kontoauszug:
Über die Funktion Zahlungsabgleich können Sie Kontoauszüge im globalen CAMT.053 (XML)-Format importieren. Alasco nutzt diese Transaktionen, um freigegebene Rechnungen automatisch abzugleichen und als bezahlt zu markieren. (Beachten Sie, dass diese Funktion derzeit als Betaversion läuft und zunächst einfache Abgleiche ohne Teilzahlungen unterstützt.)