Themenüberblick
- Aktivierung des automatischen Rücklaufs
- Individuelles Abwählen des Rücklaufs
- Pflege der Kontaktperson im Auftragnehmer
- Wiederholtes Senden der geprüften Rechnung
- Versendete Nachricht
Nach Abschluss der Rechnungsprüfung kann die geprüfte Rechnung automatisch an den Auftragnehmer übermittelt werden, um das Ergebnis des Prüfprozesses nachvollziehbar bereitzustellen. Der Rücklauf informiert darüber, ob die Rechnung freigegeben, teilweise gekürzt oder abgelehnt wurde, und enthält gegebenenfalls Hinweise zu erforderlichen Korrekturen.
Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Beteiligten über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert sind und gegebenenfalls auf notwendige Korrekturen reagieren können. Der Rechnungsrücklauf bildet damit den Abschluss der sachlichen Rechnungsprüfung und ist ein zentraler Bestandteil des gesamten Rechnungsworkflows. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie den automatischen Rechnungsrücklauf in Alasco aktivieren, wann er erfolgt und welche Informationen dabei übermittelt werden.
Aktivierung des automatischen Rücklaufs
Um den automatischen Rücklauf der geprüften Rechnung an den Auftragnehmer nutzen zu können, ist es erforderlich, dass Sie diesen im Vorfeld in den Projekteinstellungen oder bereits beim Anlegen eines Projekts aktivieren.
Wählen Sie dazu zunächst das Projekt aus und klicken Sie auf den Menüpunkt "Projekteinstellungen" in der Navigationsleiste am linken Bildschirmrand.
Klicken Sie im Reiter "Allgemein" auf den Bearbeiten Button, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen. Setzen Sie im Abschnitt "Workflows & E-Mails" den Haken bei der Option "Automatische E-Mail an Auftragnehmer nach Rechnungsfreigabe". Diese Option steht Ihnen auch bereits bei der Projektanlage zur Verfügung.
Klicken Sie auf den Speichern Button, damit die Änderungen aktiv werden.
Sobald die Einstellung aktiv ist, wird beim Erstellen einer Rechnung der automatische Versand einer E-Mail an den hinterlegten Hauptansprechpartner des Auftragnehmers nach der finalen Freigabe der Rechnung eingeplant.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass die Änderung nur für neue Rechnungen wirksam ist, die nach der Änderung im Projekt hochgeladen wurden. Alle Rechnungen, die sich bereits vor der Änderung in der Rechnungsprüfung befunden haben, werden nicht automatisch versendet.
Abwählen des Rücklaufs während der Rechnungsprüfung
Liegt Ihnen eine Rechnung vor, bei der es nicht vorgesehen ist, dass der Auftragnehmer nach der finalen Freigabe eine E-Mail erhalten soll, können Sie dies individuell pro Rechnung deaktivieren und wieder reaktivieren.
Während der sachlichen Rechnungsprüfung wird Ihnen rechts unterhalb des Prüfdialogs die Schaltfläche "Auftragnehmer benachrichtigen Geplant" angezeigt, vorausgesetzt Sie haben die Option wie oben beschrieben im Projekt aktiviert und die Rechnung wurde erst nach der Aktivierung zu Alasco hochgeladen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Auftragnehmer benachrichtigen Geplant" und entfernen Sie den Haken, um den automatischen Rücklauf der geprüften Rechnung an den Auftragnehmer für diese Rechnung zu unterbinden.
Hier wird Ihnen zudem der Empfänger der E-Mail und dessen Adresse angezeigt. Sollte es notwendig sein die Kontaktperson zu aktualisieren, klicken Sie auf die Option.
Dadurch öffnet sich die Detailseite des Auftragnehmers in einem neuen Tab und Sie können die Informationen der Kontaktperson mit dem Bearbeiten Button oben rechts entsprechend anpassen.
Klicken Sie auf Speichern, damit Ihre Änderungen aktiv werden. Gegebenenfalls ist es erforderlich den Tab der Rechnungsprüfung zu aktualisieren, damit Ihre Änderungen auch bereits während der Rechnungsprüfung angezeigt werden.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass der Rechnungsrücklauf immer nur an den Hauptansprechpartner bzw. dessen E-Mail Adresse gesendet wird. Sollten mehrere Kontaktpersonen im Auftragnehmer angelegt sein, erkennen Sie den Hauptansprechpartner an der ausgewählten Option standard.
Fehlende Kontaktperson beim Auftragnehmer
Haben Sie die Funktion in den Projekteinstellungen aktiviert, aber beim Auftragnehmer noch keine Kontaktperson als Ansprechpartner hinterlegt, wird Ihnen während der sachlichen Rechnungsprüfung rechts unterhalb des Prüfdialogs die Schaltfläche "Auftragnehmer benachrichtigen E-Mail fehlt" angezeigt.
Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche und in dem sich daraufhin öffnenden Fenster auf die Option "Kontaktperson aktualisieren". Dadurch werden Sie in einem neuen Tab auf die Detailseite des Auftragnehmers geleitet. Mit dem Bearbeiten Button oben rechts können Sie die Informationen der Kontaktperson ergänzen.
Wiederholtes Senden von geprüften Rechnungen
Die Benachrichtigung an den Auftragnehmer wird immer nach dem letzten aktiven Prüfschritt der sachlichen Rechnungsprüfung, also der finalen Freigabe gesendet.
Sollten Sie anschließend im Bezahlschritt feststellen, dass die Rechnung an einen falschen Kontakt gesendet wurde, können Sie die Rechnung wieder in den letzten Freigabeschritt zurückgeben, vorausgesetzt der Zahlungsschritt ist im verwendeten Workflow aktiviert.
Im Freigabeschritt wird Ihnen nun rechts unterhalb des Prüfdialogs die Schaltfläche "Auftragnehmer benachrichtigen Gesendet" angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche und in dem sich daraufhin öffnenden Fenster auf die Option "Kontaktperson aktualisieren". Dadurch werden Sie in einem neuen Tab auf die Detailseite des Auftragnehmers geleitet. Mit dem Bearbeiten Button oben rechts können Sie die Informationen der Kontaktperson ändern.
Durch die erneute Freigabe der Rechnung wird eine neue E-Mail an den aktuellen Hauptansprechpartner des Auftragnehmers gesendet.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass die E-Mail nach jeder finalen Freigabe an die eingetragene Kontaktperson gesendet wird. Sollten Sie die Rechnung aus einem anderen Grund als oben beschrieben aus dem Bezahlschritt zurückgeben und anschließend erneut freigeben, achten Sie darauf, die Versandoption zu deaktivieren, wenn Sie keinen erneuten Rechnungsversand auslösen wollen.
Versendete Nachricht
Nach der finalen Freigabe der Rechnung erhält die angegebene Kontaktperson des Auftragnehmers die folgende E-Mail von Alasco. Diese enthält neben der Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum im Text auch die geprüfte Rechnung, das Alasco Deckblatt sowie alle angehängten Dateien im Anhang.