Themenüberblick
- Anlegen von Korrekturen
- Anlegen von weiteren Einbehalten
- Anlegen einer neuen Skontobezugsbasis
Anlegen von Korrekturen
Korrekturen können Sie während der Rechnungsfreigabe auf Rechnungen machen. Eine Korrektur können Sie in den Freigabeschritten 5 bis 10 anlegen. Hierzu öffnen Sie die Rechnungsprüfung über ihr Postfach "Meine Aufgaben" oben rechts oder über das Dashboard und klicken Sie auf den Button "zur Aufgabe".
Anschließend haben Sie bei allen Rechnungstypen (Vorauszahlung, Einzelrechnung, Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung und Schlussrechnung) die Möglichkeit eine Korrektur vorzunehmen.
Klicken Sie hierzu im unteren Bereich auf der rechten Seite, unter der Berechnung des Rechnungsbetrages auf den Button "+ Hinzufügen" und anschließend auf "Korrektur".
Achtung:
Das Anlegen einer Korrektur ist in den Schritten 1. Details erfassen, 2. Formale Prüfung und 11. Zahlung nicht möglich. Sobald eine Rechnung final freigegeben wurde, können keine Korrekturen mehr angelegt werden.
Anschließend erscheint die Eingabemaske in der Sie die Bezeichnung und den Netto sowie Ust. Betrag, aber auch den Bruttobetrag der Korrektur eintragen können. Sie können hier auch negative Beträge eintragen, welche dann zur Rechnung hinzuaddiert werden.
Hinweis:
Eine Korrektur kann während der Rechnungsprüfung jederzeit wieder gelöscht werden. Achten Sie dennoch immer darauf, ob Sie gerade wirklich eine Korrektur anlegen, bevor Sie diese hinzufügen.
Anlegen von weiteren Einbehalten
Wenn Sie einen Betrag anlegen möchten, der zu einem späteren Zeitpunkt wieder ausbezahlt wird, dann ist dies in Alasco ein weiterer Einbehalt. Ein weiterer Einbehalt unterscheidet sich von Einbehalten und Bürgschaften in Alasco dadurch, dass dieser wie eine Korrektur lediglich bei der Rechnungsprüfung angelegt werden kann.
Einen weiteren Einbehalt können Sie in den Schritten 5 bis 10 der Rechnungsprüfung bei den Rechnungstypen Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung und Schlussrechnung anlegen. In Einzelrechnungen ist es nicht möglich einen weiteren Einbehalt anzulegen.
Klicken Sie hierzu im unteren Bereich auf der rechten Seite, unter der Berechnung des Rechnungsbetrages auf den Button "+ Hinzufügen" und anschließend auf "Manueller Einbehalt".
Nachdem ein weiterer Einbehalt in einer Rechnung angelegt und die Rechnung freigegeben wurde, können Sie den Einbehalt in der Auflistung der Einbehalte im übergeordneten Auftrag unter dem Reiter "Sicherheiten" wiederfinden.
Hier wird Ihnen nun der Button "Auszahlungslauf starten" angezeigt, mit dem Sie den Einbehalt vollständig oder anteilig auszahlen können.
Sollten Sie den Einbehalt nicht auf einmal auszahlen, wird Ihnen hier anschließend der restliche Betrag des Einbehalts angezeigt und Sie können den verbleibenden Betrag ebenfalls vollständig oder in Raten ausbezahlen, indem Sie den Auszahlungslauf beliebig oft starten.
Hinweis:
Anders als bei Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalten wird für die Auszahlung eines weiteren Einbehalts keine Bürgschaft benötigt.
Anlegen von einer neuen Skontobezugsbasis
Eine dritte Änderung die Sie während der Rechnungsprüfung durchführen können, ist die Änderung der Skontobezugsbasis.
Die Skontobedingungen werden in Alasco in den Auftragsbedingungen eines Auftrags angelegt. Hier können Sie den Skontoabzug in Prozent und die Skontobezugsbasis einstellen. Sie haben die Möglichkeit Skonto vom Betrag vor Versicherungen oder nach Versicherungen zu ziehen.
Klicken Sie auf das Zahnrad Icon darunter, um die angezeigte Skontofrist für jede Art von Rechnung individuell einzustellen.
Wenn auf einer Rechnung Beträge ausgewiesen werden, die nicht skontoabzugsberechtigt sind, dann können Sie während der Rechnungsprüfung in den Schritten 5 bis 10 die Skontobezugsbasis ändern.
Hinweis:
Um eine neue Skontobezugsbasis zu hinterlegen, muss zuvor in den Auftragsbedingungen ein Skontoabzug definiert sein, dieser bleibt auch in der Rechnungsprüfung gleich. Lediglich die Bezugsbasis ändert sich.
Um einen neuen Skontobezug anzulegen, klicken Sie in der Rechnungsprüfung auf den Button "+ Hinzufügen" auf der rechten Seite unten und wählen Sie "Skontobezug".
Anschließend können Sie die neue Bezugsbasis eintragen.
Der neue Skontobetrag wird dann mit Hilfe des Prozentsatzes, der in den Auftragsbedingungen hinterlegt wurde, von der neuen Bezugsbasis berechnet. Die neue Bezugsbasis wird auch im Deckblatt unter dem Punkt Aktuelle Rechnung im Überblick angezeigt.