Rechnungsfreigabe im Projekt

In allen Schritten stehen Ihnen einige generelle Funktionen zur Verfügung:

• Sie können jederzeit Begleitdokumente zur Rechnung hinzufügen. Nach Freigabe der Rechnungen können vorhandene Dokumente nicht mehr entfernt oder geändert werden.
• Mit dem Button "Deckblatt mit Dokumenten" oben rechts über der Rechnung, haben Sie die Möglichkeit die Rechnung und das Deckblatt für die weitere Bearbeitung herunterzuladen. 
  Ausnahme: im Schritt "Rechnung erfassen & validieren" existiert das Alasco Deckblatt noch nicht.
• Sie können jederzeit Tags hinzufügen oder entfernen. Anhand dieser Tags können Sie die Rechnungsliste filtern und sortieren.
• Im Viewer können Sie diverse Markup-Werkzeuge benutzen, um Prüf- und Korrekturanmerkungen sowie Stempel direkt auf der Rechnung oder anderen Dokumenten zu hinterlassen. 
  Ausnahme: im Schritt "Zahlung" sind diese Funktionen deaktiviert.
• Mit dem Button "Aufgabe übertragen" können Sie die Aufgabe an einen anderen Benutzer übertragen.
• Mit dem Button "Zurückgeben" können Sie die Rechnung unter Angabe eines Rückgabegrundes an einen vorangegangenen Prüfschritt zurück zu geben.
• Unter dem Button "Weitere Aktionen" können Sie die Rechnung archivieren oder die weitere Rechnungsprüfung um 1-7 Tage zurückstellen, dadurch werden Sie in diesem Zeitraum nicht mehr täglich an die Rechnung erinnert.
• Unter dem Reiter "Kommentare" haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar zum Prozessschritt zu verfassen.
• Unter dem Reiter "Historie" sehen Sie den bisherigen Verlauf der Rechnung.
• Mit einem Klick auf das runde Icon neben der Bezeichnung des aktuellen Schritts sehen Sie den Prozessverlauf. 

Dieser Schritt repräsentiert das Hochladen einer Rechnung und legt die Rolle des "Uploaders" fest, der in weiteren Schritten Aufgaben erhalten kann. Für Rechnungen, die per E-Mail oder offener Schnittstelle eingereicht werden, ist der Uploader der hinterlegte "Verantwortliche Benutzer", den Sie in den Projekteinstellungen definiert haben.

Dieser Schritt dient dazu, die Rechnung korrekt und vollständig zu erfassen, damit die Prüfung und Freigabe erfolgen kann. Alasco unterstützt Sie dabei mit automatischer Datenextraktion sowie einer KI-Checkliste für formelle Kriterien. 

Rechnungsvalidierung

Die Prüfung der Rechnung auf gesetzliche Bestimmungen wird gemeinsam mit der Datenextraktion durch KI vorgenommen. Falls Sie auf diese Funktionen keinen Zugriff haben, steht Ihnen stattdessen eine statische Checkliste zur Verfügung.

• Prüfen Sie die formellen Angaben, wie z.B. Rechnungsnummer und -datum, Leistungszeitraum, die Umsatzsteuersätze und die Steuernummer/USt-IdNr. des Auftragnehmers

• Überprüfen Sie - sofern vorhanden - die automatisierte Abfrage nach der Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung und passen Sie die Entscheidung über die Optionen "gültig", "ungültig" oder "nicht vorhanden" entsprechend an

• Klicken Sie auf den Button "Bearbeiten" neben dem Adressabgleich des Auftragnehmers sowie -gebers, um ggf. eine Korrektur der Stammdaten vorzunehmen, sollten sich Daten geändert haben

Rechnungserfassung

Alasco extrahiert Daten aus Rechnungen durch Optische Zeichenerkennung (OCR) und Künstliche Intelligenz (KI). Im besten Fall müssen die automatisch erfassten Daten (gekennzeichnet in blau) nur noch bestätigt werden.

Pflichtangaben 

• Projekt und Auftrag
• Rechnungstyp: Vorauszahlung, Einzelrechnung, Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung oder Schlussrechnung
• Falls Abschlagsrechnung: Abschlagsnummer der Rechnung
• Ungeprüfter Betrag (netto, Steuer, brutto)
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum, Eingangsdatum, Fälligkeitsdatum

Optionale Angaben 

• Interne Rechnungsnummer
• Skontofrist (falls nicht in den Auftragsbedingungen erfasst)

Geben Sie die Rechnung nach Abschluss der Erfassung mit einem Klick auf den Button "Weitergeben" an den nächsten Prüfschritt weiter

Auch bekannt als Bauleiterprüfung. In diesem Schritt erfolgt die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnung durch externe Beteiligte, wie z.B. der Bauleitung/Objektüberwachung.

Die zentrale Aufgabe in diesem Schritt ist die Bestätigung bzw. Anpassung der geforderten Rechnungssumme. Die folgenden Werkzeuge stehen Ihnen dazu zur Verfügung:

• Die automatische Prüfrechnung auf der rechten Seite berücksichtigt das Auftragsvolumen, vertragliche Abzüge und Einbehalte, vorhergehende Rechnungen und bisher ausbezahlte Beträge sowie den gemeldeten Leistungsstand. 
  • Klicken Sie auf das Stift Icon neben den Einbehalten, um die hinterlegten Auftragsbedingungen direkt im Auftrag zu bearbeiten.
  • Klicken Sie auf den Tab "Abrechnungsstand" um Details zu vorhergehenden Rechnungen zu sehen.
• Sie können direkt den geprüften Rechnungsbetrag anpassen, und/oder über den Button "+ Hinzufügen" manuelle Einbehalte und Korrekturen oder eine abweichende Skontobasis eintragen. 
• Im Reiter "Kostenverteilungen" können Sie die, durch die Rechnung entstehenden Kosten bspw. auf Teilprojekte oder Bauabschnitte verteilen.

• Unter dem Reiter "Abrechnungsstand" wird Ihnen bei Abschlagsrechnungen der aktuelle Abrechnungsstand des Auftrags angezeigt.

• Das automatisch erstellte Alasco Deckblatt beinhaltet die Angaben aus der Prüfrechnung für die Weiterverarbeitung und Ablage. Nach Abschluss des Schrittes wird auf dem Deckblatt ein automatischer Prüfstempel aufgebracht (falls konfiguriert).

Geben Sie die Rechnung nach Abschluss der sachlichen und rechnerischen Prüfung mit einem Klick auf den Button "Freigeben & Weitergeben" an den nächsten Prüfschritt weiter

In diesem Schritt erfolgt die kaufmännische Prüfung und die Freigabe der Zahlung. Es können mehrere Freigabeschritte zugewiesen werden um ein Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip einzuhalten und die Aufgaben besser in Ihrem Team zu verteilen.

• Überprüfen Sie in diesem Schritt die Eingaben des vorangegangenen Prüfschritts und korrigieren Sie diese bei Bedarf. 

• Die automatische Prüfrechnung auf der rechten Seite berücksichtigt das Auftragsvolumen, vertragliche Abzüge und Einbehalte, vorhergehende Rechnungen und bisher ausbezahlte Beträge sowie den gemeldeten Leistungsstand. 
  • Klicken Sie auf das Stift Icon neben den Einbehalten, um die hinterlegten Auftragsbedingungen direkt im Auftrag zu bearbeiten
  • Klicken Sie auf den Tab "Abrechnungsstand" um Details zu vorhergehenden Rechnungen zu sehen.
• Sie können direkt den geprüften Rechnungsbetrag anpassen, und/oder über den Button "+ Hinzufügen" manuelle Einbehalte und Korrekturen oder eine abweichende Skontobasis eintragen. 
• Im Reiter "Kostenverteilungen" können Sie die, durch die Rechnung entstehenden Kosten bspw. auf Teilprojekte oder Bauabschnitte verteilen

• Mit dem Button "+ Hinzufügen" haben Sie die Möglichkeit weitere manuelle Einbehalte hinzuzufügen, eine Korrektur vorzunehmen oder den Skontobezug zu ändern

• Das automatisch erstellte Alasco Deckblatt beinhaltet die Angaben aus der Prüfrechnung für die Weiterverarbeitung und Ablage. Nach Abschluss des Schrittes wird auf dem Deckblatt ein automatischer Freigabestempel aufgebracht (falls konfiguriert).

Geben Sie die Rechnung nach Abschluss der sachlichen und rechnerischen Prüfung mit einem Klick auf den Button "Freigeben & Weitergeben" / "Freigeben" an den nächsten aktiven Prüfschritt weiter oder final frei.

In diesem Schritt erfolgt die Rückmeldung, wann und in welcher Höhe die Rechnung beglichen wurde. Diese Angabe ist optional, ermöglicht aber eine exakte Cashflow-Betrachtung. Die Zahlungserfassung kann als Schritt im Prüflauf aktiviert werden oder manuell außerhalb des Workflows erfolgen. 

• Öffnen Sie entweder die Aufgabe oder öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie anschließend auf den Button "Zahlung erfassen".

• In diesem Schritt sehen Sie noch einmal die für die Zahlung relevanten Rechnungsbeträge, die hinterlegte Bankverbindung des Auftragnehmers sowie Informationen zum Auftrag.

• Klicken Sie auf den Namen des Auftragnehmers, um ggf. eine Korrektur der Stammdaten vorzunehmen, sollten sich Daten geändert haben.

• Wählen Sie auf der rechten Seite das Zahlungsdatum und den final ausgezahlten Betrag aus den Vorschlägen (Freigegebener Betrag oder Freigegebener Betrag abzgl. Skonto) aus oder tragen Sie einen individuellen Auszahlungsbetrag (brutto) ein.

• Sie haben die Möglichkeit einen Zahlungskommentar einzugeben, z.B. um eine abweichende Zahlung zu erläutern.

Alternativ können Sie den Reiter "Massenzahlungen" in der Rechnungsliste nutzen, um Zahlungen für mehrere Rechnungen gleichzeitig zu erfassen.

Klicken Sie auf den Button "Als bezahlt markieren" um die Rechnungsprüfung abzuschließen.