Themenüberblick
- Allgemeines zu E-Rechnungen
- Verarbeitung und Weiterleitung von E-Rechnungen in Alasco
- Zusammengefasst: Was ändert sich und was bleibt gleich?
- Exkurs: Webinar zum Thema E-Rechnung
Einleitung
Die E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, deren Daten strukturiert und maschinenlesbar aufbereitet sind. Die zwei bekanntesten Formate sind XRechnung (XML-Format) und ZUGFeRD. Das ZUGFeRD-Format stellt dabei einen Hybrid aus einer PDF- und einer XML-Datei dar.
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland erfolgt in mehreren Schritten. Ab Januar 2025 liegt der Schwerpunkt darauf, E-Rechnungen zunächst empfangen zu können.
Hinweis:
Seien Sie unbesorgt, Alasco ist bereits jetzt dazu in der Lage E-Rechnungen zu verarbeiten. Für Sie als Kunde verändert sich kaum etwas - das Meiste passiert im Hintergrund.
Verarbeitung von E-Rechnungen in Alasco
In Alasco können Sie ab sofort alle gängigen Rechnungsformate verarbeiten. Angefangen bei klassischen PDF-Rechnungen, die weiterhin über Alasco geprüft werden können, als auch reine XML-Rechnungen und Dateien im ZUGFeRD-Format (Hybrid aus PDF- und XML-Datei).
An der bisherigen Vorgehensweise bei der Prüfung von Rechnungen ändert sich kaum etwas. Laden Sie Ihre E-Rechnung zunächst auf dem gewohnten Weg manuell oder per Projekt E-Mail-Adresse zu Alasco hoch. Die Rechnungsdetails werden automatisch erfasst und die Rechnung in den zuvor in der Vergabeeinheit festgelegten Rechnungsworkflow übergeben.
Hinweis:
Die Besonderheit an der E-Rechnung ist nun, dass die Daten nicht mehr aus einem PDF-Dokument ausgelesen werden müssen, sondern maschinell aus der XML-Datei ausgelesen und eingetragen werden. Damit wird die Fehlerquote bei den Vorschlägen auf ein Minimum reduziert und falsche Werte können nur noch auftreten, wenn bereits die Angaben in der XML-Datei fehlerhaft sind (z.B. keine kumuliert gestellte Abschlagsrechnung, falsches Rechnungsdatum, etc.).
Nach dem Hochladen und Überprüfen der Daten erstellt Alasco für E-Rechnungen eine Prüfansicht (PDF Visualisierung), damit Anwender die Rechnung weiterhin visuell prüfen und korrigieren können. In dieser Prüfansicht haben Sie die gleichen Bearbeitungsmöglichkeiten (z.B. Haken setzen, Stempel und Unterschrift generieren, Text markieren, durchstreichen, etc.), wie früher auf dem hochgeladenen Rechnungsdokument.
Über die für alle E-Rechnungen einheitliche Visualisierung können Sie die Rechnung wie gewohnt in Alasco prüfen. Nach Abschluss der Rechnungsprüfung und der finalen Freigabe können Sie folgende Daten einzeln oder gesammelt an andere Systeme per E-Mail oder über unsere API-Schnittstelle weiterleiten:
- Das Alasco Rechnungsdeckblatt
- Die bearbeitete Alasco Rechnungsvisualisierung/ Prüfansicht
- Die unveränderte XML-Datei
- Ggf. das bearbeitete PDF-Dokument (nur wenn die E-Rechnung zuvor im ZUGFeRD-Format hochgeladen wurde)
- Alle hochgeladenen Rechnungsanhänge
Bei der Übertragung zu DATEV Unternehmen online übertragen wir alle hochgeladenen und erzeugten Daten wie gewohnt zu DATEV. Auch DATEV ist bereits in der Lage E-Rechnungen zu verarbeiten.
Zusammengefasst: Was ändert sich und was bleibt gleich?
Um die Verarbeitung von E-Rechnungen in Alasco gewährleisten zu können, sind einige technische Anpassungen notwendig, die auch Auswirkungen auf die bisherige Rechnungsprüfung haben.
Folgende Punkte ändern sich daher in Alasco:
- Alle Schnittstellen, die im Zusammenhang mit Rechnungen stehen, z.B. das Hochladen von Rechnungen, der Empfang und die Weiterleitung von Rechnungen per E-Mail, die API-Schnittstelle, die DATEV-Integration sowie Rechnungsexporte sind mit E-Rechnungen kompatibel
- Für reine E-Rechnungen (nur XML-Datei) erstellt Alasco eine Prüfansicht (PDF Visualisierung), damit Anwender weiterhin visuell prüfen und korrigieren können. Diese ist auch wichtig für die Weiterleitung an Systeme, die PDF-Dateien benötigen
- Durch die direkte Datenübernahme aus der XML-Datei gehören Auslesefehler oder nicht erkannte Datenpunkte der Vergangenheit an
Folgende Funktionen bleiben unverändert:
- Alle Funktionen in den angelegten Rechnungs-Workflows bleiben gleich
- Volle Kompatibilität - Export als PDF und/oder E-Rechnung sichert nahtlose Integration in Systemlandschaft
- Kürzungen und Einbehalte sind auch bei E-Rechnungen möglich, dank Rechnungsdeckblatt und Prüfvermerken in der PDF-Ansicht
Exkurs: Webinar zum Thema E-Rechnung
Für allgemeine Informationen zum Thema E-Rechnung sehen Sie sich gerne die Aufzeichnung unseres Webinars vom 05. November 2024 mit unserem Partner Forvis Mazars, einem international tätigem Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen an.