Themenüberblick
- Aufträge anlegen und bearbeiten
- Vergabeeinheit auf "Vergeben" setzen
- Reverse Charge Aufträge nach §13b UStG verwalten
- Status, den ein Auftrag annehmen kann
- Initiale Rückstellungen für Nachträge in einem Auftrag anlegen
- Bereits bezahlte Abschlagsrechnungen gesammelt anlegen
- Auftragsdokumente hinterlegen
Neue Aufträge anlegen
Aufträge spiegeln in Alasco reale Verträge des Bauprojektes wider. Diese beinhalten Vertragsdokumente sowie relevante Vertragsdetails als Metadaten.
Öffnen Sie Kosten in der Seitenleiste und wählen Sie Aufträge. Klicken Sie auf + Auftrag hinzufügen, um einen neuen Auftrag anzulegen.
Geben Sie im erscheinenden Fenster alle verfügbaren Daten zum neuen Auftrag an. Folgende Daten sind dabei verpflichtende Eingaben:
- Name
- Status
- Vergabeeinheit
- Auftragnehmer (sobald ein Auftrag den Status Vergeben hat)
- Auftraggeber
Hinweis:
Im Feld Auftraggeber wird der Hauptauftraggeber des Projekts vom System vorausgewählt, kann aber jederzeit manuell angepasst werden.
Folgende optionale Daten können Sie dem Auftrag zusätzlich hinzufügen:
- Auftragsdatum
- Auftragsnummer
- Kostenstelle
- Buchungskonto
- Beschreibung
- Betrag (netto oder brutto)
- Initiale Rückstellungen (netto oder brutto)
Sobald Sie bei der Anlage eines Auftrages die Vergabeeinheit auswählen, sehen Sie unter dem Feld für den Betrag das Restbudget der Vergabeeinheit (Netto). Das Restbudget wird wie folgt berechnet:
Aktuelles Budget - Auftragsprognose (Real-Case) = Restbudget der Vergabeeinheit
In dieser Berechnung wird der vorliegende Auftrag bereits mit einberechnet und Sie sehen sofort, ob der Auftrag das Budget der Vergabeeinheit übersteigt oder nicht. Sollte der Auftrag das Budget übersteigen, wechselt die Schriftfarbe des Restbudgets von grün zu rot mit einem negativen Vorzeichen.
In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, über den Link rechts in die Vergabeeinheit zu gelangen, um das Budget ggf. zu erhöhen. Klicken Sie anschließend auf das Aktualisierungssymbol neben dem Betrag des Restbudgets, um die Anzeige zu erneuern.
Tipp:
Klicken Sie auf das Bleistift-Icon bei der Eingabe des Betrags. Damit haben Sie die Möglichkeit, den Betrag in netto oder brutto einzugeben.
Bei der Anlage eines Auftrages können Sie zwischen Reverse Charge Aufträgen nach §13b UStG und normalen Aufträgen unterscheiden. Setzen Sie dazu einfach einen Haken im Feld Mit Rechnungsausstellung (nach §13b UStG). Dies bedeutet, dass die Rechnungen in einem Reverse Charge Auftrag alle §13b Rechnungen sind. §13b Rechnungen und "normale" Rechnungen sind in zwei Aufträgen zu trennen.
Bevor ein Auftrag einem Auftragnehmer oder einer Vergabeeinheit zugeordnet werden kann, ist es erforderlich, diese in den Stammdaten des Accounts (Auftragnehmer) bzw. im Projekt (Vergabeeinheit) anzulegen. Auf die vorhandenen Auftragnehmer und Vergabeeinheiten können Sie über Drop-Down Listen zugreifen.
Status eines Auftrags
Als Status für einen Auftrag stehen Ihnen folgende Werte zur Verfügung:
- Geplant
- Vergeben
- Teilschlussgerechnet
- Schlussgerechnet
Wie oben bereits erwähnt, ist bei Aufträgen im Status Vergeben die Angabe eines Auftragnehmers erforderlich. Den Statuswert Teilschlussgerechnet können Sie nur durch die Anlage einer Teilschlussrechnung über den erstellten Rechnungsworkflow erreichen. Den Statuswert Schlussgerechnet können Sie durch die Anlage einer Schlussrechnung über den Rechnungsworkflow oder durch das manuelle Umstellen im Auftrag erreichen. Dies ist nur dann möglich, wenn der Auftrag ausschließlich Einzelrechnungen mit abgeschlossenem Freigabelauf enthält.
Wählen Sie hierzu den zu ändernden Auftrag aus und klicken Sie auf das Stift-Icon Bearbeiten. Ändern Sie im Feld Auftragsstatus den Status auf Schlussgerechnet. Einen Dauerrechnungsauftrag können Sie manuell auf Schlussgerechnet setzen, sobald der Mittelabflusszeitraum abgeschlossen ist.
Vergabeeinheit auf Status "Vergeben" setzen
Wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen oder den Status eines bestehenden Auftrags von Geplant auf Vergeben ändern, erscheint eine Abfrage. Alasco fragt Sie, ob Sie die zugehörige Vergabeeinheit (sofern diese noch im Status Budgetiert ist) auf Vergeben setzen möchten.
Dieser Hinweis wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie über die Berechtigung verfügen, Vergabeeinheiten zu bearbeiten. Die Umstellung hilft, Abweichungen in der Projektprognose zu vermeiden. Die Abfrage erklärt Ihnen die Auswirkungen und zeigt Ihnen die Projektprognose vor und nach der Änderung an. Über den in der Abfrage enthaltenen Link gelangen Sie zudem direkt zum zugehörigen Hilfe-Center-Artikel über die Projektprognose.
Initiale Rückstellungen
Sie haben in Alasco die Möglichkeit, Rückstellungen in einem Auftrag zu bilden, um das Budget einer Vergabeeinheit für eventuelle Mehrkosten zu reservieren. Geben Sie hierfür bei der Auftragserstellung im Bereich Rückstellungen den Netto-Betrag der zu bildenden Rückstellung ein.
Rückstellungen können von Nachträgen nach und nach "abgeschmolzen" werden. Dies wird beim Anlegen eines Nachtrags durch die Option Nach finaler Freigabe von Rückstellungen abziehen ermöglicht. Sollten Rückstellungen nicht benötigt werden, so können diese aufgelöst werden und stehen damit wieder als ungenutztes Budget der Vergabeeinheit zur Verfügung.
Über die Schaltfläche Speichern wird die Auftragserstellung abgeschlossen.
Tipp:
Sie können sich die Rückstellungen eines jeden Auftrags in der Kostenüberwachung anzeigen lassen. Außerdem können Sie entscheiden, ob die gebildeten Rückstellungen in die Auftragsprognose einfließen sollen oder nicht.
Eine Übersicht über all Ihre Aufträge bietet Ihnen die Auftragsliste in Alasco. Diese können Sie unter dem Menüpunkt Kosten im Reiter Aufträge einsehen und nutzen. Hier können Sie die angezeigte Liste um notwendige Spalten erweitern und nicht benötigte Spalten entfernen. Sie können sich mehrere verschiedene Ansichten speziell für Ihre Anforderungen abspeichern und schnell zwischen diesen wechseln. Außerdem können Sie die angelegten Aufträge nach sämtlichen aktiven Spalten filtern und auch alle Ihre Ansichten in Excel exportieren.
Außerhalb Alasco bezahlte Abschlagsrechnungen
Sollten bereits Abschlagsrechnungen eines Auftrags vor der Nutzung von Alasco geprüft und freigegeben worden sein, können Sie die Daten gesammelt erfassen. Dabei werden alle Daten, die außerhalb von Alasco geführt wurden, nachvollziehbar angelegt.
Um diese Option nutzen zu können, wählen Sie zunächst den Auftrag nach der Erstellung aus und klicken Sie beim Feld Außerhalb Alasco bezahlte Abschlagsrechnungen in der Auftragsübersicht auf das Stift-Icon Bearbeiten.
Der Betrag entspricht dem kumulierten Auszahlungsbetrag an den Auftragnehmer (in Form von Abschlagsrechnungen).
Die Rechnungsanzahl entspricht der Anzahl an Abschlagsrechnungen, die bereits vom Auftragnehmer gestellt und bezahlt wurden.
Tipp:
Klicken Sie auf das Bleistift-Icon bei der Eingabe des Betrags. Damit haben Sie die Möglichkeit, den Betrag in netto oder brutto einzugeben.
Ablage von Auftragsdokumenten
Im Zuge der Rechnungsprüfung ist es häufig notwendig, Rechnungen mit anderen Auftragsdokumenten abzugleichen. Um sich nicht in separaten Archiven und Ordnerstrukturen zu verlieren, können Sie zu jedem Auftrag unter dem Reiter Dokumente PDF-Dateien hochladen. Diese können Sie entweder als zum Hauptauftrag gehörige Dokumente oder als Anlagen bspw. zu Nachträgen im Auftrag ablegen und anschließend mit entsprechender Zugriffsberechtigung auch wieder herunterladen.
Durch den Button unterhalb des Links zum jeweiligen Auftrag auf der rechten Seite, sind während der Rechnungsprüfung alle relevanten Dokumente ohne Medienbrüche über ein sich neu öffnendes Fenster zugänglich.