Auftrags-Freigabeprozess

Themenüberblick

• Nutzung des Auftrags-Freigabeprozesses
• Ablauf einer Auftragsfreigabe
• Besonderheiten bei der Nutzung
• Benachrichtigung aller Beteiligten

Einführung

Bevor ein Auftrag an einen Auftragnehmer erteilt werden kann, ist es oft erforderlich, dass unterschiedliche interne Stakeholder (z.B. Geschäftsführer, Projektleiter, Einkäufer) und externe Beteiligte (z.B. Investoren, Planer) die Beauftragung genehmigen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Auftrag von den richtigen Fachleuten unter Berücksichtigung aller relevanten Aspekte, wie bspw. des Budgets bearbeitet wird. Der herkömmliche Freigabeprozess ist bei Projektentwicklern je nach Auftragshöhe und freigebenden Instanzen individuell gestaltet, findet jedoch in der Regel manuell statt - oft über Laufzettel, telefonisch, per E-Mail, mündlich oder in anderen Tools. Durch diesen händischen Prozess ist der Freigabestand zwischen den beteiligten Personen nicht immer klar, wodurch Doppelabklärungen entstehen können oder wichtige Instanzen vielleicht nicht berücksichtigt werden.

Da ein Auftrag manuell durch viele Hände geht, kann sich die Auftragsfreigabe sehr ineffizient gestalten. Entscheidungen und Freigabegründe werden oftmals nicht ausreichend dokumentiert, so dass Informationen verloren gehen und es zu vielen Rückfragen kommt, warum Aufträge nicht zur Beauftragung kommen oder freigegeben wurden. Für Klärungen ist ein hoher Kommunikationsaufwand zwischen allen freigebenden Beteiligten notwendig, der den Prozess erneut verzögert. Eine verzögerte Freigabe kann folgende Konsequenzen mit sich bringen:

• Angebotsfristen können nicht eingehalten werden
• Aufträge werden verspätet und ggf. nur gegen Aufpreis beauftragt
• Bauzeitenplan kann nicht eingehalten werden und Kostenschäden können entstehen
• Frustrierte Teams aufgrund von komplexer und zeitintensiver Abstimmung ohne Systemunterstützung
• Fehlende Nachvollziehbarkeit für Entscheidungen und Entscheidungswege

Projektentwicklern fehlt ein Ort, an dem alle Freigabe-Berechtigten den Status des aktuellen Auftrages einsehen können und Freigaben nach geregelten Prozessen dokumentiert, nachvollziehbar und effizient erfolgen. Bisher werden Freigaben nur manuell oder über separate Tools abgebildet, wodurch erneut Medienbrüche entstehen können und den Informationsfluss gestört wird.

Mit dem Auftrags-Freigabeprozess in Alasco können Sie Ihre Aufträge unkompliziert, schnell, dokumentiert und nachvollziehbar von allen Beteiligten prüfen und freigeben lassen, um so unnötigen Mehraufwand und Stress zu vermeiden. Alle Beteiligten werden der Reihe nach informiert und Sie bekommen am Ende des Prüflaufs eine Benachrichtigung über die erfolgreiche Freigabe eines Auftrages oder über den Ablehnungsgrund, mit der Möglichkeit zur Nachbesserung.

Aktivierung des Auftrags-Freigabeprozesses

Um den Auftrags-Freigabeprozess nutzen zu können, benötigen Sie einen Auftrag im Status "Geplant". Wählen Sie zunächst den entsprechenden Auftrag im Reiter "Auftragsübersicht" unter dem Menüpunkt "Kosten" aus. Klicken Sie in der Auftragsübersicht auf den Button "Aktionen" am oberen rechten Bildschirmrand und wählen Sie die Option "Freigabelauf starten".

Sobald Sie den Freigabelauf gestartet haben, können Sie im daraufhin erscheinenden Fenster die Benutzer, die den Auftrag freigeben sollen, aus dem Drop-Down-Menü auswählen. Nach der Auswahl können Sie die Reihenfolge der Benutzer per Drag-and-Drop noch einmal anpassen oder einen Benutzer über das X wieder aus dem Freigabelauf entfernen.

Klicken Sie auf den Button "Freigabelauf starten", um den Auftragsfreigabelauf für den Auftrag zu starten.

Die ausgewählten Benutzer erhalten im Anschluss der Reihe nach eine Benachrichtigung, in der sie aufgefordert werden den Auftrag zu prüfen und freizugeben.

Freigabeprozess

Nach dem Start des Auftrags-Freigabeprozesses erscheint in der Übersicht des Auftrages ein Banner, welches Ihnen den aktuellen Stand der Freigabe anzeigt und bei welchem Benutzer der Auftrag momentan zur Freigabe liegt.

Die Benutzer, die den Auftrag freigeben sollen, haben nun direkt im Banner in der Auftragsübersicht die Möglichkeit diesen mit der Angabe eines Ablehnungsgrundes abzulehnen oder mit einem Freigabekommentar freizugeben.

Wird die Auftragsfreigabe abgelehnt, wird der gesamte Auftrags-Freigabeprozess abgebrochen und der Initiator bekommt eine entsprechende Benachrichtigung. Dieser kann notwendige Änderungen am Auftrag vornehmen und den Freigabelauf anschließend ggf. erneut starten.

Sowohl bei der Ablehnung, als auch bei der Freigabe eines Auftrages kann der Prüfende einen Kommentar hinterlassen. Dieser wird anschließend in der Historie des Auftrages angezeigt.

Benachrichtigungsfunktion

Mit der Nutzung des Features geht ebenso die Aktivierung von Benachrichtigungen einher. Benutzer, die einen Auftrags-Freigabeprozess gestartet haben, sehen nun neben ihrem Namen am rechten oberen Bildschirmrand ein Glocken Icon.
Sobald ein Auftrag abgelehnt oder von allen Prüfern freigegeben wurde, erhalten Sie dort eine Benachrichtigung. Klicken Sie auf die Nachricht, um direkt in die Historie des jeweiligen Auftrages weitergeleitet zu werden.

Die Aufträge, die sich aktuell im Freigabelauf befinden werden auf dem Dashboard unter dem Punkt "Aufgaben in Bearbeitung" neben den Rechnungen und Nachträgen angezeigt.
Außerdem sieht der Prüfer, bei dem ein Auftrag gerade zur Prüfung liegt diesen auch im Bereich "Meine Aufgaben".

Sofern die Prüfer die tägliche Benachrichtigung in ihren persönlichen Einstellungen aktiviert haben, werden sie in der täglichen E-Mail nicht nur an die zu prüfenden Rechnungen und Nachträge, sondern nun auch an die Prüfung des Auftrages erinnert. Dies geschieht solange, bis sie den Auftrag freigeben oder ablehnen.

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