Auftragsübersicht mit Finanzübersicht

Themenüberblick

• Übersicht des Auftrags
• Erweiterte Finanzübersicht im Auftrag
• Prognose im Auftrag

Auftragsübersicht

Um in die detaillierte Übersicht eines Auftrags zu gelangen, wählen Sie den entsprechenden Auftrag zunächst unter dem Reiter "Auftragsübersicht" im Menüpunkt "Kosten" aus. Wie Sie einen Auftrag erstellen erfahren Sie im Help Center Artikel Aufträge anlegen.
In der Übersicht eines Auftrags werden Ihnen alle Informationen, die Sie bereits beim Erstellen des Auftrags oder im Nachhinein angegeben haben, übersichtlich zusammengefasst.

Im ersten Bereich der Übersicht erhalten Sie folgende Informationen:

• Name des Auftrags
• Auftragstyp (Standardauftrag, Stufenauftrag, Dauerauftrag)
• Status des Auftrags (geplant, beauftragt, teilschlussgerechnet, schlussgerechnet)
• Vergabeeinheit
• Auftragnehmer (optional, solange Auftrag im Status "geplant" ist)
• Auftraggeber
• Auftragsdatum (optional)
• Auftragsnummer (optional)
• Kostenstelle (optional)
• Buchungskonto (optional)
• Beschreibung (optional)
• Betrag in Netto, USt. und Brutto (optional)

Klicken Sie auf den "Bearbeiten" Button oben rechts, um die Informationen zum Auftrag anzupassen oder zu ergänzen.

In dem darunter liegenden Abschnitt haben Sie die Möglichkeit eine Kostenverteilung bspw. nach Bauabschnitten oder der Nutzungsart vorzunehmen, vorausgesetzt, Sie haben zuvor eine Kostenverteilung auf Projektebene angelegt.

Im Bereich "Außerhalb von Alasco bezahlte Abschlagsrechnungen" können Sie einen Datensatz für bereits abgewickelte Abschlagsrechnungen schnell hinzufügen. Diese Daten werden dann bei zukünftigen Abschlagsrechnungen vom System berücksichtigt. Klicken Sie hierzu auf den "Bearbeiten" Button in diesem Bereich und geben Sie den gesamten bereits abgerechneten Betrag und die Anzahl der bisherigen Abschlagsrechnungen ein.

In der Navigationsleiste unterhalb des Names können Sie folgende Informationen abrufen und ggf. bearbeiten:

• Historie: Erfahren Sie, was, wann und von wem etwas am Auftrag verändert wurde.
• Rechnungen: Ein Überblick über alle bereits geprüften Rechnungen, Rechnungen, die sich aktuell in der Prüfung befinden und archivierte Rechnungen.
• Nachträge: Überprüfen Sie, welche Nachträge zu diesem Auftrag bereits anerkannt oder abgelehnt wurden oder sich gerade in der Prüfung befinden.
• Dokumente: Hinterlegen Sie hier alle relevanten Dokumente und Dateien zum Auftrag im PDF-Format, damit Sie diese immer griffbereit haben.
• Auftragsbedingungen: Hier finden Sie die individuellen Bedingungen des Auftrags, wie z.B. einen Nachlass, einen Sicherheitseinbehalt, vereinbartes Skonto oder Abzüge für eine vertraglich vereinbarte Bauleistungsversicherung.
• Mittelabfluss (nur für Projekt-Rolle Manager): In der Mittelabflussplanung sehen Sie vergangene Ausgaben auf Monatsebene und können diese auch in die Zukunft planen.
• Sicherheiten: Verwalten Sie hier alle vertraglichen und manuellen Einbehalte sowie Vertragserfüllung- oder Gewährleistungsbürgschaften.
• Rückstellungen: Eine Übersicht über initiale oder nachträglich erstellte Rückstellungen für erwartete Mehrkosten im Auftrag.
• Risiken: Eine Übersicht über alle Risiken, die für Unvorhergesehenes im Auftrag angelegt wurden.
• Forderungen: Schlagen Sie hier alle geplanten und bereits realisierten Forderungen für diesen Auftrag nach.
• Leistungsmeldungen: Geben Sie hier den aktuellen Leistungsstand des Auftrags an oder überprüfen Sie dessen Fortschritt.

Wenn Sie einen Auftrag löschen möchten, klicken Sie auf den Button "Aktionen" in der rechten oberen Ecke und wählen Sie hier die Option "Auftrag löschen". Bestätigen Sie den Löschvorgang im darauffolgenden Fenster und der Auftrag wird endgültig aus dem Projekt gelöscht.

Finanzübersicht

Die erweiterte Finanzübersicht auf der rechten Seite in der Auftragsübersicht ermöglicht es Ihnen, mit wenigen Blicken den gesamten Auftragsstand zu erfassen und ggf. gegenzusteuern. Außerdem hilft Ihnen die Finanzübersicht mehr Informationen darzustellen, die mitunter als Grundlage für zukünftige Entscheidungen dienen. Zudem können Sie über die Finanzübersicht die Zusammensetzung der Prognose besser nachvollziehen.

Die Finanzübersicht ist in zwei separate Reiter unterteilt. Der erste Reiter "Beauftragungsstand" ist in drei Teilbereiche gegliedert. Hier sehen Sie Informationen zum aktuellen Auftragsvolumen, dem Auftragsfortschritt und zum Budget der Vergabeeinheit.

Das aktuelle Auftragsvolumen setzt sich aus dem Hauptauftrag und allen anerkannten Nachträgen zusammen. Sie können sich das Auftragsvolumen vor oder nach Abzügen anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf den Button "vor Abzügen" bzw. "nach Abzügen", um die Ansicht zu ändern.
Mit Abzügen sind hier die Konditionen des Auftrags gemeint, die Sie im Reiter "Auftragsbedingungen" festlegen können. Dazu zählen bspw. ein Nachlass, Kostenumlagen, Versicherungen sowie potentiell möglicher Skonto oder bereits durch Rechnungen realisierter Skonto (abhängig von Ihren Prognoseeinstellungen).

Der Bereich "Auftragsfortschritt" zeigt Ihnen den aktuellen Stand des Auftrages an. Er beinhaltet den Leistungsstand, den Sie im Reiter "Leistungsmeldung" eingeben können sowie die Summe der freigegebenen und ausgezahlten Beträge. Diese errechnen sich aus den freigegebenen und als bezahlt markierten Rechnungen im Auftrag. Sie können sich diesen Bereich in absoluten oder prozentualen Werten anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf den Button "€" bzw. "%", um die Ansicht zu ändern. Die prozentualen Werte beziehen sich immer auf das Auftragsvolumen.

Im dritten Teilbereich "Vergabeeinheit" sehen Sie das aktuelle Budget der Vergabeeinheit, in der sich der Auftrag befindet. Außerdem sehen Sie hier, wie hoch das Budget der Vergabeeinheit ist, welches noch nicht durch Aufträge gebunden ist (unbeauftragtes Budget) oder noch nicht in Aufträgen eingeplant wurde (unverplantes Budget). Die beiden Werte errechnen sich wie folgt:

Unbeauftragtes Budget = Aktuelles Budget der Vergabeeinheit - Hauptaufträge - Anerkannte Nachträge

Unverplantes Budget = Aktuelles Budget der Vergabeeinheit - Hauptaufträge - Anerkannte Nachträge - Geplante Aufträge - Offene, gewichtete Nachträge - Rückstellungen in Aufträgen

Sie haben die Möglichkeit, sich die gesamte Finanzübersicht in Netto- oder Bruttowerten anzeigen zu lassen. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte rechts oben, um die Ansicht entsprechend zu ändern.

Anzeige der Prognose

Unter dem zweiten Reiter "Prognose" wird Ihnen die aktuelle Auftragsprognose detailliert angezeigt. Klicken Sie auf den Button "Real-Case" bzw. "Worst-Case", um zwischen den beiden Arten der Prognose zu wechseln.

In der Worst-Case Prognose werden standardmäßig noch angelegte Risiken sowie Nachträge, die sich aktuell noch in der Prüfung befinden, berücksichtigt. Die Prognoseeinstellungen können aber jederzeit von Benutzern mit der Account-Rolle Admin angepasst werden.

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