Auftragsbedingungen anlegen

Themenüberblick

  • Auftragsbedingungen anlegen und verwalten
  • Zahlungsziel und Skontofrist in einem Auftrag hinterlegen

 

Allgemein

Sie können für jeden Auftrag individuelle Bedingungen anlegen oder projektweite Konditionen (wie bspw. generell einen Skontoabzug von 3%) über alle Aufträge hinweg als Standard definieren. 

Nachfolgend beschreiben wir Ihnen den Weg innerhalb eines Auftrags. Wir legen dazu einige auftragsspezifische Bedingungen an. Analog dazu lässt sich für das gesamte Projekt in den Projekteinstellungen eine Vorlage der Auftragsbedingungen anlegen.
Wählen Sie dazu das Projekt in den Stammdaten unter dem Reiter "Projekte" aus und navigieren Sie in die Projekteinstellungen. Klicken Sie dort auf den Reiter "Auftragsbedingungen (Vorlage)" in der Leiste am oberen Bildschirmrand. Um diese Vorlage zu erstellen benötigen Sie die Account-Rolle "Admin".

 

Auftragsbedingungen anlegen

Um konkrete Auftragsbedingungen anzulegen, wählen Sie zunächst einen Auftrag aus. Klicken Sie in einem Projekt auf den Reiter "Auftragsübersicht" im Menüpunkt "Kosten", um aus allen Aufträgen wählen zu können.
Im ausgewählten Auftrag finden Sie in der Leiste am oberen Bildschirmrand den Reiter "Auftragsbedingungen". Unter diesem Punkt können Sie neue Auftragsbedingungen anlegen oder bestehende einsehen und bearbeiten. 

Die Auftragsbedingungen bestehen aus zwei Bereichen. Im Bereich A (siehe Bild unten) werden die Vertragsbedingungen zunächst blockweise als Regeln angelegt und durch eine Beispielrechnung im Bereich B ergänzt.
Der Inhalt sowie die Reihenfolge der Abzüge sind einer Prüfkalkulation nachempfunden, ähnlich wie im späteren Rechnungsfreigabelauf, und soll bei der korrekten Abbildung und Anwendung der verhandelten Auftragsbedingungen helfen.

 

Vertragsbedingungen (Bereich A)

Folgende Umlage-Blöcke stehen zur Auswahl:

a) Nachlass: eine Regel für den gesamten Auftrag

b) Einbehalte: Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalt

c) Kostenumlagen: beliebige Anzahl an prozentualen und absoluten Umlageregeln

d) Versicherungen: beliebige Anzahl an umsatzsteuerfreien prozentualen Abzügen

 

Hinweis:

Die Reihenfolge der Blöcke a) bis c) bestimmt sich durch die Reihenfolge beim Hinzufügen. Der Versicherungsblock hat eine feste Position, die nicht geändert werden kann. Blöcke können über das übergeordnete Mülleimer Icon beim Block gelöscht und später erneut hinzugefügt werden, um die Reihenfolge zu ändern.

Im Bereich der Kostenumlagen können Sie prozentuale Abzüge sowie Pauschalabzüge vornehmen. Klicken Sie auf "%" bzw. "€", um die Eingabe zu ändern.
Bei prozentualen Abzügen in jedem Block können Sie für jede Bedingung eine individuelle Bezugsposition (= darüberliegende Zwischensumme) definieren. Gleichzeitig können Sie bei vielen Regeln auch die Rechnungstypen konfigurieren, auf die der Abzug später angewendet werden soll. Folgende Rechnungstypen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

  • ER = Einzelrechnung
  • AR = Abschlagsrechnung
  • T-SR = Teilschlussrechnung
  • SR = Schlussrechnung

Einzelne Regeln können Sie jeweils über den "+" Button hinzufügen und später über das Mülleimer Icon am Ende einer Zeile wieder löschen.

Der Versicherungsblock (siehe Bild unten) nimmt eine besondere Rolle ein. In diesem Block können Sie umsatzsteuerfreie Versicherungsleistungen abbilden, da die Versicherungssteuer nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist und i.d.R. separat ausgewiesen werden muss. Als Bezugsposition können Sie daher zusätzlich Brutto-Zwischensummen auswählen.

 

Beispielrechnung (Bereich B)

Das für die Beispielrechnung verwendete Auftragsvolumen entspricht dem Auftragsvolumen des zugrunde liegenden Auftrags, wohingegen Ungeprüfter und Geprüfter Rechnungsbetrag lediglich eine Vorbelegung von 90 bzw. 80 % des Auftragsvolumens darstellen, damit eine plausible Kalkulation mit Zwischensummen gewährleistet werden kann. Diese Werte können Sie über das Stift Icon im Bereich B temporär ändern und haben keinen Einfluss auf den späteren Rechnungslauf oder auf den Auftrag. Sie dienen lediglich der akkuraten Nachbildung einer späteren Abrechnung.

Ebenfalls im Bereich B (oben) können Sie zwischen den einzelnen Rechnungstypen wechseln, um die Auswirkungen auf bspw. eine spätere Einzelrechnung (ER) zu veranschaulichen. Ihnen werden in der Beispielrechnung alle Umlageregeln angezeigt, die für eine Einzelrechnung definiert wurden.

 

Zahlungsziel und Skontofrist

Des Weiteren können Sie im unteren Bereich der Auftragsbedingungen (Bereich A) die auszuzahlenden Beträge mit und ohne Skontoabzug einsehen, die sich nach Abzug aller definierten Bedingungen ergeben.

In den grün eingefärbten Bereichen können Sie die Zahlungsziele pro Rechnungstyp sowie die Skontofrist festlegen (siehe Bild unten). Klicken Sie hier auf die beiden Zahnräder, um die Fristen zu definieren. Sie können hier zwischen Kalendertagen, Werktagen und Bankarbeitstagen auswählen und jeweils die Anzahl der Tage für den entsprechenden Rechnungstyp eingeben.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass Sie auch bei der Skontofrist zwischen einzelnen Rechnungstypen unterscheiden und so beispielsweise für die Schlussrechnung eine längere Skontofrist definieren können.

Die hinterlegten Informationen werden rechts unten bei den Datumsfeldern im ersten Schritt des Rechnungsprüflaufs angezeigt, sobald Auftrag- und Rechnungstyp ausgewählt wurden und sollen bei der korrekten Bestimmung der Zahlungs- und Skontofrist helfen.

Tipp:

Sollten Sie während der Rechnungsprüfung merken, dass die angezeigten Auftragsbedingungen nicht mit den vertraglich vereinbarten übereinstimmen, können Sie diese auch aus dem Rechnungsprüfschritt heraus anpassen. Klicken Sie dazu auf das Stift Icon neben der zu ändernden Bedingung und Sie gelangen direkt in die Auftragsbedingungen des Auftrags, um diese zu ändern. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Help Center Artikel zum Thema Rechnungsfreigabe im Projekt.

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