Umbuchung & Erhöhung von Budget in Vergabeeinheiten

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Themenüberblick

 

In Alasco wird das Budget eines Projektes über Kostengruppen angelegt, standardmäßig nach der Kostengruppenstruktur der DIN276.
Das zu Beginn eines Projektes festgelegte Budget kann während der Projektlaufzeit in den jeweiligen Vergabeeinheiten erhöht, reduziert und/oder in andere Vergabeeinheiten umgebucht werden.

 

Budget in einer Vergabeeinheit verändern

Navigieren Sie zum Menüpunkt "Vergabeeinheiten" im Bereich "Kosten" und wählen Sie hier die Vergabeeinheit aus, die Sie bearbeiten möchten. In der Finanzübersicht der Vergabeeinheit auf der rechten Seite können Sie das aktuelle Budget der Vergabeeinheit mit dem + Icon erhöhen/reduzieren und mit den beiden Pfeilen eine Umbuchung vornehmen.

Scrollen Sie in der Vergabeeinheit zum Ende der Übersicht, bis zum Bereich "Budgetänderungen". Hier sehen Sie alle Budgetänderungen, die in dieser Vergabeeinheit vorgenommen wurden. Außerdem haben Sie auch hier noch einmal die Möglichkeit das aktuelle Budget der Vergabeeinheit über die beiden Buttons "Budget erhöhen" und "Budget umbuchen" anzupassen.

Hinweis:

Das "aktuelle Budget" unterscheidet sich in Alasco vom "Ausgangsbudget".
Wenn sich das Ausgangsbudget während der Planungsphase noch einmal verändert und noch nicht endgültig feststeht, sollten Sie diese Änderung unter dem Menüpunkt "Budget" im Bereich "Kosten" festhalten, bis das vorläufige Budget für die Ausführung feststeht. Diese Anpassung wird automatisch in der Budgethistorie erfasst. Verteilen Sie das Ausgangsbudget im Anschluss entsprechend auf die Vergabeeinheiten.

 

(Aktuelles) Budget erhöhen

Das Budget, welches Sie unter dem Menüpunkt "Budget" angelegt haben, ist in Alasco das Ausgangsbudget des Projektes. Sollte sich dieses Budget nach dem Beginn der Ausführungsphase noch einmal erhöhen, können Sie das über den Button "Budget erhöhen" in der Vergabeeinheit eintragen. Geben Sie hier auch den Grund für die Erhöhung an.

Tipp:

Wenn Sie das Budget einer Vergabeeinheit reduzieren wollen, geben Sie ein Minus vor dem Betrag ein.

In der Kostenüberwachung können Sie jederzeit den Unterschied zwischen dem Budget der Planungsphase (Ausgangsbudget) und dem bis zum Ende des Projektes erweiterten Budget (aktuelles Budget) einsehen.

 

(Aktuelles) Budget umbuchen

Sollten alle Aufträge in einer Vergabeeinheit schlussgerechnet sein und das tatsächliche Auftragsvolumen unterschreitet in Summe das Vergabebudget, erzielen Sie einen so genannten Vergabegewinn. Das Budget, welches Sie in dieser Vergabeeinheit nicht mehr benötigen, können Sie für andere Vergabeeinheiten freigeben. Hierzu können Sie über den Button "Budget umbuchen" Budget von einer Vergabeeinheit in eine andere umbuchen.
Geben Sie den umzubuchenden Betrag, einen Grund für die Umbuchung sowie die Ziel-Vergabeeinheit in der Maske ein. Bevor Sie die Umbuchung bestätigen, sehen Sie eine Bilanz vor und nach der Umbuchung in beiden Vergabeeinheiten.

 

Reserve anlegen und umbuchen

In Alasco haben Sie die Möglichkeit Vergabeeinheiten als Reserven anzulegen. Auch von einer Reserve können Sie Budget in andere Vergabeeinheiten umbuchen, wenn es dort benötigt wird. Wählen Sie dazu die Reserve-Vergabeeinheit aus und führen Sie die oben genannten Schritte aus.

 

Übersicht aller Budgetänderungen

Im Menüpunkt "Vergabeeinheiten" erhalten Sie unter dem Reiter "Budgetänderungen" jederzeit einen Überblick über alle im Laufe der Zeit vorgenommenen Änderungen und können sehen wann und von wem diese vorgenommen wurden. Sie können so nachvollziehen, zwischen welchen Vergabeeinheiten Umbuchungen stattgefunden haben und welche Budgets erhöht oder reduziert wurden.

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