Themenüberblick
- Aktuelles Budget in Vergabeeinheiten erhöhen/reduzieren
- Budget zwischen Vergabeeinheiten umbuchen
- Übersicht über alle Budgetänderungen
In Alasco wird das Budget eines Projektes über Kostengruppen angelegt, standardmäßig nach der Kostengruppenstruktur der DIN276.
Das zu Beginn eines Projektes festgelegte Budget kann während der Projektlaufzeit in den jeweiligen Vergabeeinheiten erhöht, reduziert und/oder in andere Vergabeeinheiten umgebucht werden.
Budget in einer Vergabeeinheit verändern
Wenn Sie Alasco öffnen, befinden Sie sich standardmäßig auf dem Dashboard aller Projekte in der sogenannten "Multiprojektansicht". Wählen Sie hier über eine Projektkachel oder das Drop-Down-Menü oben links das Projekt aus, um hier das Budget anzupassen.
Klicken Sie im Anschluss auf den Menüpunkt "Kosten" und rufen Sie den Reiter "Vergabeeinheiten" auf. Wählen Sie hier die Vergabeeinheit, die Sie bearbeiten möchten. Scrollen Sie in der Vergabeeinheit bis zum Ende der Übersicht, bis Sie das Feld "Budgetänderungen" sehen.
Wählen Sie nun "Budget erhöhen" oder "Budget umbuchen" aus, um das aktuelle Budget der Vergabeeinheit anzupassen.
Hinweis:
Das "aktuelle Budget" unterscheidet sich in Alasco vom "Ausgangsbudget".
Wenn sich das Ausgangsbudget während der Planungsphase noch einmal verändert und noch nicht endgültig feststeht, sollten Sie diese Änderung unter dem Reiter "Budget" im Menüpunkt "Kosten" festhalten, bis das vorläufige Budget für die Ausführung feststeht. Diese Anpassung wird automatisch in der Budgethistorie erfasst. Verteilen Sie das Ausgangsbudget im Anschluss entsprechend auf die Vergabeeinheiten.
(Aktuelles) Budget erhöhen
Das Budget, welches Sie unter dem Reiter "Budget" angelegt haben, ist in Alasco das Ausgangsbudget des Projektes. Sollte sich dieses Budget nach dem Beginn der Ausführungsphase noch einmal erhöhen, können Sie das über den Button "Budget erhöhen" in der Vergabeeinheit eintragen. Geben Sie hier auch den Grund für die Erhöhung an.
Tipp:
Wenn Sie das Budget einer Vergabeeinheit reduzieren wollen, geben Sie ein Minus vor dem Betrag ein.
In der Kostenüberwachung können Sie jederzeit den Unterschied zwischen dem Budget der Planungsphase (Ausgangsbudget) und dem bis zum Ende des Projektes erweiterten Budget (aktuelles Budget) einsehen.
(Aktuelles) Budget umbuchen
Sollten alle Aufträge in einer Vergabeeinheit schlussgerechnet sein und das tatsächliche Auftragsvolumen unterschreitet in Summe das Vergabebudget, erzielen Sie einen so genannten Vergabegewinn. Das Budget, welches Sie in dieser Vergabeeinheit nicht mehr benötigen, können Sie für andere Vergabeeinheiten freigeben. Hierzu können Sie über den Button "Budget umbuchen" Budget von einer Vergabeeinheit in eine andere umbuchen.
Geben Sie den umzubuchenden Betrag, einen Grund für die Umbuchung sowie die Ziel-Vergabeeinheit in der Maske ein. Bevor Sie die Umbuchung bestätigen, sehen Sie eine Bilanz vor und nach der Umbuchung in beiden Vergabeeinheiten.
Reserve anlegen und umbuchen
In Alasco haben Sie die Möglichkeit Vergabeeinheiten als Reserven anzulegen. Auch von einer Reserve können Sie Budget in andere Vergabeeinheiten umbuchen, wenn es dort benötigt wird. Wählen Sie dazu die Reserve-Vergabeeinheit aus und führen Sie die oben genannten Schritte aus.
Übersicht aller Budgetänderungen
Im Menüpunkt "Vergabeeinheiten" erhalten Sie unter dem Reiter "Budgetänderungen" jederzeit einen Überblick über alle im Laufe der Zeit vorgenommenen Änderungen und können sehen wann und von wem diese vorgenommen wurden. Sie können so nachvollziehen, zwischen welchen Vergabeeinheiten Umbuchungen stattgefunden haben und welche Budgets erhöht oder reduziert wurden.
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