Themenüberblick
Wählen Sie zunächst unter dem Menüpunkt "Vergabeeinheiten" im Bereich "Kosten" die zu bearbeitende Vergabeeinheit aus. Klicken Sie in der Vergabeeinheit auf die Buttons "Bearbeiten" oder "Löschen", um diese zu bearbeiten oder final zu löschen.
Bearbeiten
In einer Vergabeeinheit können Sie jederzeit den Namen, die Beschreibung, den Status sowie den zugewiesenen Rechnungsworkflow und, falls in Ihrem Projekt aktiviert, auch den Nachtragsworkflow anpassen. Sie können den Status nun auch für mehrere Vergabeeinheiten gleichzeitig per Bulk-Edit (Massenbearbeitung) anpassen.
In der Übersicht einer ausgewählten Vergabeeinheit können Sie jederzeit neue Aufträge anlegen, Budgeterhöhungen oder -umbuchungen vornehmen und die Kostenverteilung anpassen, sofern diese bereits auf Projektebene angelegt wurde.
- Budgetverteilung: Die Ansicht zur Budgetverteilung kombiniert Kostengruppen und Vergabeeinheiten in einer Tabelle. Bei der Erstellung des ersten Eintrags wird das volle Budget automatisch vorausgefüllt. Die Verteilung kann nun auch prozentual erfolgen, und Über- sowie Unterbudgetierungen werden visuell hervorgehoben. Wenn das Budget einer Kostengruppe reduziert wird, kann dies zu einer Überverteilung auf die Vergabeeinheiten führen. Dies wird nun durch ein Warnbanner angezeigt, verhindert die Aktion jedoch nicht mehr. Alle Budgetumbuchungen und -anpassungen werden transparent in der Änderungshistorie dokumentiert.
- Kostenverteilung: Sie können die Kostenverteilung für Vergabeeinheiten nun sowohl in absoluten Beträgen als auch prozentual eingeben. Zudem können Sie wählen, ob die Umlage auf Basis von Brutto- oder Nettobeträgen erfolgen soll.
Im zweiten Reiter Mittelabfluss können Sie den Mittelabfluss der Vergabeeinheit definieren. Von hier aus gelangen Sie über einen direkten Link in die übergreifende Mittelabflussplanung. Das Next-Level Cash Outflow Planning bietet folgende erweiterte Funktionen (Good COP):
- Planung direkt auf Budgetebene (Kostengruppen) zusätzlich zur Ansicht für Vergabeeinheiten.
- Unzugewiesene Beträge können nun geplant werden, wodurch Dummy-Aufträge entfallen.
- Beträge lassen sich über die Multi-Select-Funktion verschieben, um Projektverzögerungen schnell abzubilden.
- Excel-ähnliche Bearbeitung direkt in der Tabelle durch eine klare Trennung von Ansichts- und Bearbeitungsmodus.
- S-Kurven-Verteilung für die Mittelabflussplanung ist verfügbar.
- Auswahl individueller Zeitrahmen für Ansicht und Export sowie die Möglichkeit, bestimmte Aufträge, Vergabeeinheiten und Kostengruppen ein- oder auszublenden.
- Automatische Anpassung von Plänen, wenn zuvor unverteilte Beträge Vergabeeinheiten oder Aufträgen zugewiesen werden.
- Verfügbare und gesamte Beträge basieren auf der Projektprognose (anstatt auf dem Budget), sofern die Auftragsprognose (Real-Case oder Worst-Case) konfiguriert ist.
- Daueraufträge und -rechnungen können synchronisiert werden, um die Planbeträge automatisch festzulegen.
- Die kumulierte Summenzeile ist verfügbar und wird in Exporten berücksichtigt.
API-Integration für Vergabeeinheiten
Vergabeeinheiten können nun über die Public API (Offene Schnittstelle) erstellt und aktualisiert werden. Dies ist besonders nützlich, um Budgets im großen Maßstab zu importieren oder eine Standardstruktur für neue Projekte einzurichten.
Hinweis:
Das direkte Setzen oder Ändern des Budgets über die API ist nur möglich, wenn das Projekt keine Kostengruppen verwendet. Andernfalls erfolgt die Budgetzuweisung wie gewohnt über die Verteilung.
Für Nutzer der offenen Schnittstelle steht zudem ein spezieller Endpunkt für Budgetänderungen auf Ebene der Vergabeeinheiten zur Verfügung, der sich ideal für das Reporting eignet.
Löschen
Das Löschen einer Vergabeeinheit ist nur dann möglich, wenn aktuell keine Budgetumbuchungen in der Vergabeeinheit angelegt sind. Sie bekommen eine Warnmeldung, wenn Sie versuchen eine Vergabeeinheit mit Umbuchung zu löschen.
Löschen Sie zunächst die Budgetumbuchungen, indem Sie ans Ende der Übersicht einer Vergabeeinheit scrollen. Hier finden Sie alle Budgeterhöhungen und -umbuchungen und können diese mit dem "Mülleimer" Icon löschen.
Wenn Sie eine Vergabeeinheit löschen, werden auch alle darin enthaltenen Daten, wie z.B. Aufträge, Auftragsdokumente, Nachträge und Rechnungen gelöscht. Bevor die Vergabeeinheit endgültig gelöscht wird, werden Sie vom System dazu aufgefordert Ihre Eingabe zu bestätigen.
Vergabeeinheiten in Aufträgen ändern
Sie können einen Auftrag, bspw. vor dem Löschen einer Vergabeeinheit, auch einer anderen Vergabeeinheit zuordnen. Wählen Sie dazu den Auftrag aus und klicken Sie auf den Button "Bearbeiten".
Wählen Sie im Feld "Vergabeeinheit" eine andere Vergabeeinheit aus, der Sie den Auftrag zuordnen wollen und bestätigen Sie ihre Auswahl mit "Speichern".
Sobald Sie alle weiterhin benötigten Aufträge einer anderen Vergabeeinheit zugewiesen haben und etwaige Budgetumbuchungen gelöscht wurden, können Sie die Vergabeeinheit löschen.