Themenüberblick
- Neue Kostengruppenstruktur anlegen
- Bestehende Kostengruppen bearbeiten
- Budget in einem Projekt standardmäßig nach der Kostengruppenstruktur der DIN 276 verwalten
Neue Kostengruppenstruktur anlegen
Eine Kostengruppenstruktur wird in den Stammdaten des Accounts im Reiter "Kostengruppen" angelegt und gilt übergreifend für alle Projekte, die auf diese Struktur zurückgreifen. Standardmäßig ist hier bereits die neueste Version der DIN 276 angelegt, Sie können diese aber jederzeit bearbeiten oder Ihre eigene Struktur anlegen.
Sollten Sie in Ihrem Account mehrere Projekte managen, die sich in ihrem Aufbau grundlegend voneinander unterscheiden und dadurch mehrere unterschiedliche Strukturen benötigen, können Sie auch jederzeit eine neue Kostengruppenstruktur in den Stammdaten erstellen.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "+ Struktur hinzufügen" am oberen rechten Bildschirmrand. Geben Sie im sich daraufhin öffnenden Fenster den Namen und eine optionale Beschreibung ein. Sie können hier auch auf eine Version der DIN 276 als Vorlage zurückgreifen. Klicken Sie auf "Speichern", um die neue Kostengruppenstruktur zu erstellen.
Wenn Sie anschließend in Ihrem Account ein Projekt anlegen, können Sie bei der Erstellung die zu verwendende Kostengruppenstruktur auswählen.
Kostengruppenstruktur bearbeiten
Bereits bestehende Kostengruppenstrukturen können Sie in den Stammdaten bearbeiten. Sie können neue Kostengruppen hinzufügen, existierende Kostengruppen umbennen oder löschen. Wählen Sie dazu zunächst die Kostengruppenstruktur aus.
Klicken Sie auf den Button "Bearbeiten", um die Bezeichnung und die optionale Beschreibung der Kostengruppenstruktur zu ändern.
Fahren Sie mit dem Mauszeiger über eine der Kostengruppen in der Liste, um die Bearbeitungsmöglichkeiten angezeigt zu bekommen.
- Klicken Sie auf das "Stift" Icon, um eine Kostengruppe umzubenennen, ihre Kostenkategorie zu ändern oder eine Beschreibung hinzuzufügen
- Mit einem Klick auf das "+" bei einer Kostengruppe können Sie eine untergeordnete Kostengruppe auf der nächsten Ebene erstellen
- Mit einem Klick auf das "Mülleimer" Icon können Sie eine bestehende Kostengruppe löschen
- Klicken Sie auf den Button "+ Kostengruppe hinzufügen", um eine neue Kostengruppe auf der höchsten Ebene zu erstellen
- Mit dem Button "Zurücksetzen" löschen Sie alle Ihre Änderungen wieder und kehren zum ursprünglichen Stand zurück
Bestätigen Sie Ihre Änderungen nach der Bearbeitung mit dem "Speichern" Button.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass es nicht mehr möglich ist Kostengruppen aus der Struktur zu löschen, sobald diese in einem Projekt verwendet werden. D.h. wenn bereits ein Budget eingetragen und gespeichert oder eine Vergabeeinheit verknüpft ist. Dies betrifft auch frühere Budgetversionen.
Neue Kostengruppen können Sie dagegen jederzeit hinzufügen und auch bestehende Kostengruppen umbenennen.
Sie können die verwendete Kostengruppenstruktur eines Projektes allerdings nachträglich in den Projekteinstellungen austauschen. Bei diesem Vorgang gehen alle aktuellen und historischen Budgetdaten verloren und können nicht wiederhergestellt werden. Dadurch können Sie Kostengruppen löschen und die Struktur anschließend wieder im Projekt einsetzen.
Budget im Projekt anlegen
Wählen Sie zunächst ein Projekt aus, um ein Budget anzulegen. Wenn Sie Alasco öffnen befinden Sie sich auf dem Dashboard aller Projekte in der sogenannten "Multiprojektansicht". Um das Budget für ein Projekt einzugeben ist es erforderlich, dass Sie das Projekt zunächst auswählen.
In dem jeweiligen Projekt können Sie im Reiter "Budget" unter dem Menüpunkt "Kosten" eine Zuordnung von Einzelbudgets durchführen. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag Budgetverteilung.
Pro Projekt können Sie die Detailtiefe der Kostengruppen individuell anpassen und die vorher in den Stammdaten definierte Struktur der Kostengruppen auf allen Ebenen abrufen.
Einzelne Ebenen können Sie dabei gezielt an- und abwählen. Klicken Sie hierzu auf das "Zahnrad" Icon am rechten Bildschirmrand und aktivieren Sie die untergeordneten Kostengruppen mit dem Schieber.
Tipp:
In den weiterführenden Beiträgen in unserem Help Center erfahren Sie mehr über den Zusammenhang zwischen Kostengruppen und Vergabeeinheiten und wie Sie mit Alasco Ihre Kosten überwachen können. Außerdem lernen Sie, wie Sie in Alasco Vergabeeinheiten anlegen und wie Sie Vergabeeinheit bearbeiten können.