Kostengruppen und Budget anlegen

Mathias Hartmann

Aktualisiert 20. Februar 2024 15:27

Themenüberblick

Neue Kostengruppenstruktur anlegen
Bestehende Kostengruppen bearbeiten
Budget in einem Projekt standardmäßig nach der Kostengruppenstruktur der DIN 276 verwalten

Neue Kostengruppenstruktur anlegen

Eine Kostengruppenstruktur wird in den Stammdaten des Accounts im Reiter "Kostengruppen" angelegt und gilt übergreifend für alle Projekte, die auf diese Struktur zurückgreifen. Standardmäßig ist hier bereits die neueste Version der DIN 276 angelegt, Sie können diese aber jederzeit bearbeiten oder Ihre eigene Struktur anlegen.

Sollten Sie in Ihrem Account mehrere Projekte managen, die sich in ihrem Aufbau grundlegend voneinander unterscheiden und dadurch mehrere unterschiedliche Strukturen benötigen, können Sie auch jederzeit eine neue Kostengruppenstruktur in den Stammdaten erstellen.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "+ Struktur hinzufügen" am oberen rechten Bildschirmrand. Geben Sie im sich daraufhin öffnenden Fenster den Namen und eine optionale Beschreibung ein. Sie können hier auch auf eine Version der DIN 276 als Vorlage zurückgreifen. Klicken Sie auf "Speichern", um die neue Kostengruppenstruktur zu erstellen.

Wenn Sie anschließend in Ihrem Account ein Projekt anlegen, können Sie bei der Erstellung die zu verwendende Kostengruppenstruktur auswählen.

Kostengruppenstruktur bearbeiten

Bereits bestehende Kostengruppenstrukturen können Sie in den Stammdaten bearbeiten. Sie können neue Kostengruppen hinzufügen, existierende Kostengruppen umbennen oder löschen. Wählen Sie dazu zunächst die Kostengruppenstruktur aus.

Klicken Sie auf den Button "Bearbeiten", um die Bezeichnung und die optionale Beschreibung der Kostengruppenstruktur zu ändern.

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über eine der Kostengruppen in der Liste, um die Bearbeitungsmöglichkeiten angezeigt zu bekommen.

Klicken Sie auf das "Stift" Icon, um eine Kostengruppe umzubenennen, ihre Kostenkategorie zu ändern oder eine Beschreibung hinzuzufügen
Mit einem Klick auf das "+" bei einer Kostengruppe können Sie eine untergeordnete Kostengruppe auf der nächsten Ebene erstellen
Mit einem Klick auf das "Mülleimer" Icon können Sie eine bestehende Kostengruppe löschen
Klicken Sie auf den Button "+ Kostengruppe hinzufügen", um eine neue Kostengruppe auf der höchsten Ebene zu erstellen
Mit dem Button "Zurücksetzen" löschen Sie alle Ihre Änderungen wieder und kehren zum ursprünglichen Stand zurück

Bestätigen Sie Ihre Änderungen nach der Bearbeitung mit dem "Speichern" Button.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass es nicht mehr möglich ist Veränderungen an Kostengruppen vorzunehmen, die bereits in einem Projekt verwendet werden. Eine neue Kostengruppen können Sie jederzeit hinzufügen. Sie können Kostengruppen nur löschen oder umbenennen, wenn kein Projekt die Kostengruppe verwendet und die hinterlegten Budgets auch nicht auf Vergabeeinheiten aufgeteilt sind. Eine Bearbeitung ist auch dann nicht mehr möglich, wenn die Kostengruppe bereits in früheren Budgetversionen verwendet wurde. Wenn Sie dennoch Änderungen an der Bezeichnung vornehmen möchten, wenden Sie sich bitte während des Onboarding-Prozesses an Ihren zuständigen Customer Enablement Manager:in oder stellen Sie eine Support-Anfrage nach dem Onboarding.

Budget im Projekt anlegen

Wählen Sie zunächst ein Projekt aus, um ein Budget anzulegen. Wenn Sie Alasco öffnen befinden Sie sich auf dem Dashboard aller Projekte in der sogenannten "Multiprojektansicht". Um das Budget für ein Projekt einzugeben ist es erforderlich, dass Sie das Projekt zunächst auswählen.

In dem jeweiligen Projekt können Sie im Reiter "Budget" unter dem Menüpunkt "Kosten" eine Zuordnung von Einzelbudgets durchführen. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag Budgetverteilung.

Pro Projekt können Sie die Detailtiefe der Kostengruppen individuell anpassen und die vorher in den Stammdaten definierte Struktur der Kostengruppen auf allen Ebenen abrufen.

Einzelne Ebenen können Sie dabei gezielt an- und abwählen. Klicken Sie hierzu auf das "Zahnrad" Icon am rechten Bildschirmrand und aktivieren Sie die untergeordneten Kostengruppen mit dem Schieber.

Tipp:

In den weiterführenden Beiträgen in unserem Help Center erfahren Sie mehr über den Zusammenhang zwischen Kostengruppen und Vergabeeinheiten und wie Sie mit Alasco Ihre Kosten überwachen können. Außerdem lernen Sie, wie Sie in Alasco Vergabeeinheiten anlegen und wie Sie Vergabeeinheit bearbeiten können.

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