Projekteinstellungen

Themenüberblick

• Grundeinstellungen im Projekt
• Projektbeteiligte und Zugriffsberechtigungen
• Vorlage für Auftragsbedingungen festlegen
• Kostenverteilung anlegen

Einleitung

In den Projekteinstellungen können Sie als Admin grundlegende Einstellungen Ihrer Projekte einsehen und bearbeiten. Neben den Grundeinstellungen und Projektdaten, wie z.B. der Projektlaufzeit oder den Flächen in Ihrem Projekt können Sie hier auch den Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf das Projekt und deren Berechtigungen im Projekt steuern. Sie können standardmäßige Auftragsbedingungen, wie z.B. eine einheitliche Periode für das Zahlungsziel oder eine Skontofrist als Vorlage anlegen, die dann in allen neuen Aufträgen des Projektes hinterlegt wird. Außerdem haben Sie hier auch die Möglichkeit, die Vorlage für eine Kostenverteilung anzulegen, nach der anschließend alle Kosten in Ihrem Projekt in Kategorien eingeteilt werden.

Sobald Sie ein Projekt in Alasco ausgewählt haben, erscheint in der Navigation am linken Bildschirmrand der Menüpunkt "Projekteinstellungen". Wahlweise können Sie auch über das Drop-Down-Menü am linken oberen Bildschirmrand in die Projekteinstellungen gelangen. Klicken Sie hierzu auf das Zahnrad Icon des entsprechenden Projekts.

Grundeinstellungen

In den Grundeinstellungen sehen Sie die allgemeinen Einstellungen Ihres Projektes sowie weitere Projektdaten. Klicken Sie auf den oberen "Bearbeiten" Button, um die allgemeinen Informationen in Ihrem Projekt anzupassen. Zu den allgemeinen Informationen zählen folgende Informationen:

• Projektname
• Hauptauftraggeber
• Standard-Rechnungs-Workflow
• Standard-Nachtrags-Workflow
• Standard-Rechnungsdeckblatt
• Umsatzsteuersatz
• Kennzeichnung als Umlageprojekt
• Bankverbindung für den SEPA-Export
• Mandaten- und Steuerberaternummer für die Übertragung zu DATEV

Klicken Sie auf den unteren "Bearbeiten" Button, um die Projektdaten in Ihrem Projekt anzupassen. Zu den Projektdaten zählen folgende optionale Informationen:

• Projektlaufzeit: Erwartetes Startdatum und erwartetes Enddatum
• Flächen zur Berechnung von Kennzahlen in der Kostenüberwachung
  • Brutto-Grundfläche (BGF)
  • Nutzungsfläche (NUF)
  • Wohnfläche
  • Gewerbefläche
  • Mietfläche
• Brutto-Rauminhalt (BRI)
• Projekt-Nutzungsart zur Berechnung der nicht abzugsfähigen Vorsteuer in der Kostenüberwachung

Projektbeteiligte

Unter dem Reiter "Projektbeteiligte" können Sie einstellen, welche Benutzer in Ihrem Account Zugriff auf das Projekt haben sollen. Klicken Sie auf den Button "+ Benutzer dem Projekt zuweisen", um einem Benutzer Zugriff zu erteilen. Alle Benutzer, die hier hinzugefügt werden, werden zunächst mit ihrer Standard-Projektrolle zum Projekt hinzugefügt.
Mit dem Button "Projektrolle bearbeiten" können Sie den Zugriff eines Benutzers im Nachgang noch einmal anpassen. Klicken Sie auf den Button "Projektzuweisung aufheben", um einem Benutzer den Zugriff auf das Projekt wieder zu entziehen.

Auftragsbedingungen (Vorlage)

Sie können in Alasco in jedem Auftrag individuelle Auftragsbedingungen anlegen, die dann während der Rechnungsprüfung berücksichtigt werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit projektweite Konditionen, wie bspw. einen generellen Skontoabzug von 3%, über alle Aufträge hinweg als Standard zu definieren.

Dies können Sie in den Projekteinstellungen unter dem Reiter "Auftragsbedingungen (Vorlage)" vornehmen.

Hinweis:

Kostenverteilung

Kostenverteilungen dienen dazu, die Kosten innerhalb eines Projektes auf verschiedene Kategorien, wie z.B. Bauabschnitte, Teilprojekte, Mieter oder Förderfähigkeiten aufzuteilen.

Klicken Sie im Reiter "Kostenverteilungen" auf den Button "+ Neue Kostenverteilung anlegen", um eine Kostenverteilung zu erstellen. Innerhalb der Kostenverteilung können Sie dann beliebig viele Kategorien anlegen, in die Sie die Kosten Ihres Projektes anschließend einteilen. Geben Sie hier eine standardmäßige prozentuale Verteilung an und klicken Sie auf "Speichern", um die Kostenverteilung zu erstellen.
Die eingerichteten Kostenverteilungen finden Anwendung in den Vergabeeinheiten, Aufträgen, Nachträgen und Rechnungen und können auf jeder Ebene der Zugehörigkeit betreffend angepasst werden.

Voll- und Teilzugriff

Mit dem Voll- und Teilzugriff haben Sie neben der Projekt-Rolle noch eine weitere Ebene, mit der Sie die Zugriffsberechtigungen eines Benutzers im Projekt steuern können.
Wählen Sie hier aus, auf welche Kostengruppen ein Benutzer mit Teilzugriff nicht zugreifen können soll. Auf der rechten Seite sehen Sie, welche Vergabeeinheiten davon betroffen sind. Vorausgesetzt, Sie haben die Budgetverteilung von Kostengruppen auf Vergabeeinheiten im Projekt bereits vorgenommen. Klicken Sie auf den "Speichern" Button, um den Teilzugriff festzulegen.

Nachdem Sie einen Teilzugriff definiert haben, können Sie unter dem Reiter "Projektbeteiligte" neben der Projekt-Rolle eines Benutzers auch den Voll- und Teilzugriff einstellen.

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