Einrichten der DATEV Schnittstelle

Themenüberblick

• Voraussetzung für Verknüpfung
• Verknüpfung von Alasco und DATEV Unternehmen online

Mit Alasco bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Finanzprozesse in Bau- und Immobilienprojekten zu digitalisieren. Dazu gehört auch eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online, über die Sie Ihre digitalen Rechnungen aus Alasco direkt Ihrem Steuerberater übermitteln können.  

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie die Verknüpfung von Alasco zu DATEV Unternehmen online einrichten können. Im Artikel Arbeiten mit der DATEV Schnittstelle können Sie nachlesen, wie die Schnittstelle in der Praxis funktioniert.
Sollten Sie Probleme bei der Übertragung einer Rechnung haben, lesen Sie gerne im Artikel Häufig gestellte Fragen zu DATEV nach. Dort gehen wir auf gängige, uns bekannte Fehler bei der Übertragung ein. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich gerne per E-Mail an support@alasco.de.

Voraussetzungen 

Bevor Sie die Schnittstelle zwischen DATEV und Alasco aktivieren können, benötigen Sie neben Ihrem Alasco Account folgende Produkte:

• Einen Account bei DATEV Unternehmen online:
  Diesen können Ihr Steuerberater oder Sie selbst für Ihr Unternehmen beantragen. Die Voraussetzungen sowie eine detaillierte Anleitung können Sie dem DATEV-Hilfeportal entnehmen.
• Den DATEV Service Rechnungsdatenservice 1.0:
  Für die Übermittlung Ihrer Daten von Alasco zu DATEV benötigen Sie den Rechnungsdatenservice 1.0. Den Service können Sie direkt im DATEV-Shop erwerben. Im Anschluss erhalten Sie eine SmartCard bzw. Ihren SmartLogin, mit dem Sie sich über duo.datev.de für DATEV Unternehmen online anmelden können.
  

Einrichten der Schnittstelle durch Ihren Steuerberater

Haben Sie Ihren DATEV Unternehmen online Account vorliegen sowie die beiden DATEV-Services erworben, kann die Schnittstelle eingerichtet werden. Die folgenden Einstellungen können dabei  ausschließlich durch Ihren Steuerberater vorgenommen werden.  

• DATEV Unternehmen online compact muss deaktiviert werden
  
  
• Es ist erforderlich, dass Ihr Steuerberater Sie als Mandanten für DATEV Unternehmen online freischaltet. Sollten Sie mehrere Mandanten verwalten, werden diese auf einen gemeinsamen DATEV-Login zusammengelegt. Hierfür stellt DATEV ein entsprechendes Formular zur Verfügung. Eine Hilfestellung dazu finden Sie unter folgendem Link.
  
  
• Die Belegverwaltung muss aktiviert werden.
  
  
• Die Bearbeitungsform in DATEV Unternehmen online muss von Ihrem Steuerberater oder von Ihnen, sofern Ihr Steuerberater Ihnen die notwendigen Rechte erteilt hat, auf "Erweitert" gestellt werden. Nur so kann der fehlerfreie Austausch von digitalen Belegen zwischen Alasco und DATEV sichergestellt werden.
  
  
• Die Buchungsjahre müssen von Ihrem Steuerberater freigeschaltet werden. DATEV empfiehlt dabei, für jedes Wirtschaftsjahr einen Ablageordner anzulegen.
  
  
• Sollen für verschiedene Umsatzsteuersätze einer Rechnung jeweils separate Buchungen erstellt werden, kann Ihr Steuerberater die Rechnungsdatenschnittstelle in Belege online anpassen. Dies erfolgt unter “Belege” → “Einstellungen” → “Erweiterte Einstellungen” → “'Erweiterte Einstellung konfigurieren”, indem im rechten Reiter “Rechnungsdatenschnittstelle” die Option “Für jede Position der Rechnung (brutto) soll ein Buchungsvorschlag erzeugt werden” ausgewählt wird.
  
  
• Im letzten Schritt ist es erforderlich, dass Ihr Steuerberater jedem Nutzer, der in Alasco mit DATEV arbeiten soll, die entsprechenden Rechte in DATEV zuweist. Die Berechtigungen müssen sowohl für DATEV Unternehmen online als auch für den Rechnungsdatenservice 1.0 gesetzt werden. Nur dann ist eine reibungslose Übertragung der Rechnungen aus Alasco in DATEV sichergestellt. Benutzern mit eingeschränkten Zugriffsrechten müssen die Einstellungen für den Rechnungsdatenservice 1.0 dabei meist separat zugeteilt werden.

Sollte Ihr Steuerberater Hilfe bei der Einrichtung der Schnittstelle benötigen, bietet das DATEV-Hilfeportal sowie der DATEV-Support sofortige Unterstützung. Alternativ kann auch ein Termin für ein intensives Onboarding beim DATEV Concierge Service vereinbart werden.

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