Einrichten der DATEV Schnittstelle

Mit Alasco bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Finanzprozesse in Bau- und Immobilienprojekten zu digitalisieren. Dazu gehört auch eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online, über die Sie Ihre digitalen Rechnungen aus Alasco direkt Ihrem Steuerberater übermitteln können.  

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie die Verknüpfung von Alasco zu DATEV Unternehmen online einrichten können. Im Artikel Arbeiten mit der DATEV Schnittstelle können Sie nachlesen, wie die Schnittstelle in der Praxis funktioniert.

 

Voraussetzungen 

Bevor Sie die Schnittstelle zwischen DATEV und Alasco aktivieren können, benötigen Sie neben Ihrem Alasco Account folgende Produkte:

  • Einen Account bei DATEV Unternehmen online:
    Diesen können Ihr Steuerberater oder Sie selbst für Ihr Unternehmen beantragen. Die Voraussetzungen sowie eine detaillierte Anleitung können Sie dem DATEV-Hilfeportal entnehmen.

  • Den DATEV Service Rechnungsdatenservice 1.0:
    Für die Übermittlung Ihrer Daten von Alasco zu DATEV benötigen Sie den Rechnungsdatenservice 1.0. Den Service können Sie direkt im DATEV-Shop erwerben. Im Anschluss erhalten Sie eine SmartCard bzw. Ihren SmartLogin, mit dem Sie sich über duo.datev.de für DATEV Unternehmen online anmelden können.

Einrichten der Schnittstelle durch Ihren Steuerberater

Haben Sie Ihren DATEV Unternehmen online Account vorliegen sowie die beiden DATEV-Services erworben, kann die Schnittstelle eingerichtet werden. Die folgenden Einstellungen können dabei  ausschließlich durch Ihren Steuerberater vorgenommen werden.  

  • DATEV Unternehmen online compact muss deaktiviert werden

  • Es ist erforderlich, dass Ihr Steuerberater Sie als Mandanten für DATEV Unternehmen online freischaltet. Sollten Sie mehrere Mandanten verwalten, werden diese auf einen gemeinsamen DATEV-Login zusammengelegt. Hierfür stellt DATEV ein entsprechendes Formular zur Verfügung. Eine Hilfestellung dazu finden Sie unter folgendem Link.

  • Die Belegverwaltung muss aktiviert werden.

  • Die Bearbeitungsform in DATEV Unternehmen online muss von Ihrem Steuerberater oder von Ihnen, sofern Ihr Steuerberater Ihnen die notwendigen Rechte erteilt hat, auf "Erweitert" gestellt werden. Nur so kann der fehlerfreie Austausch von digitalen Belegen zwischen Alasco und DATEV sichergestellt werden.

  • Die Buchungsjahre müssen von Ihrem Steuerberater freigeschaltet werden. DATEV empfiehlt dabei, für jedes Wirtschaftsjahr einen Ablageordner anzulegen.

  • Sollen für verschiedene Umsatzsteuersätze einer Rechnung jeweils separate Buchungen erstellt werden, kann Ihr Steuerberater die Rechnungsdatenschnittstelle in Belege online anpassen. Dies erfolgt unter “Belege” → “Einstellungen” → “Erweiterte Einstellungen” → “'Erweiterte Einstellung konfigurieren”, indem im rechten Reiter “Rechnungsdatenschnittstelle” die Option “Für jede Position der Rechnung (brutto) soll ein Buchungsvorschlag erzeugt werden” ausgewählt wird.

  • Im letzten Schritt ist es erforderlich, dass Ihr Steuerberater jedem Nutzer, der in Alasco mit DATEV arbeiten soll, die entsprechenden Rechte in DATEV zuweist. Die Berechtigungen müssen sowohl für DATEV Unternehmen online als auch für den Rechnungsdatenservice 1.0 gesetzt werden. Nur dann ist eine reibungslose Übertragung der Rechnungen aus Alasco in DATEV sichergestellt. Benutzern mit eingeschränkten Zugriffsrechten müssen die Einstellungen für den Rechnungsdatenservice 1.0 dabei meist separat zugeteilt werden.

Sollte Ihr Steuerberater Hilfe bei der Einrichtung der Schnittstelle benötigen, bietet das DATEV-Hilfeportal sowie der DATEV-Support sofortige Unterstützung. Alternativ kann auch ein Termin für ein intensives Onboarding beim DATEV Concierge Service vereinbart werden.

Hinweis: Alasco kann die notwendigen Einstellungen leider nicht für Sie vornehmen, wenden Sie sich hierfür bitte an Ihren Steuerberater oder an die genannten DATEV-Services.

 

Aktivieren der Schnittstelle in Alasco

Um eine geprüfte Rechnung von Alasco zu DATEV Unternehmen online übertragen zu können, müssen Sie zunächst die DATEV Schnittstelle in Ihrem Benutzerprofil aktivieren. Klicken Sie dazu auf Ihren Namen am oberen rechten Bildschirmrand und wählen Sie das Feld "Integrationen" aus.
Hier können Sie sich nun mit Ihrer DATEV SmartCard / DATEV mIDentity oder Ihrem DATEV SmartLogin bei DATEV anmelden und so die Schnittstelle aktivieren.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die DATEV Schnittstelle Nutzern mit der Account-Rolle "Eingeschränkter Benutzer" nicht zur Verfügung steht.

 

Sobald Sie die Schnittstelle in Ihrem Profil aktiviert haben, wird Ihnen im Prüfschritt "Rechnung bezahlen" auf der rechten Seite unter dem Punkt DATEV Unternehmen online die Schaltfläche "Anmelden" angezeigt. Über diese Schaltfläche können Sie sich nun jederzeit bei DATEV Unternehmen online anmelden und geprüfte Rechnungen übertragen.

Tipp: Wie Sie eine Rechnung zu DATEV Unternehmen online übertragen, erklären wir Ihnen im weiterführenden Help Center Artikel Arbeiten mit der DATEV Schnittstelle.

 

FAQ zu DATEV:

Ist es möglich, Daten zwischen der offline Version von DATEV und DATEV Unternehmen online automatisch auszutauschen?

Ja, das ist möglich. Wenn Sie den Rechnungsdatenservice 1.0 erwerben, können Sie die Daten aus DATEV Unternehmen online automatisch in die offline Version von DATEV laden. Unter folgendem Link finden Sie die notwendigen Voraussetzungen sowie die genaue Vorgehensweise.

 

Meine Rechnung wurde nicht zu DATEV Unternehmen online übertragen und es kam zu einer Fehlermeldung bei der Übertragung, woran könnte das liegen?

Dass die Übertragung einer Rechnung nicht erfolgreich abgeschlossen werden konnte, kann mehrere Gründe haben. Unter diesem Link finden Sie eine Zusammenfassung der häufig auftretenden Probleme bei der Verknüpfung von Alasco und DATEVconnect online inklusive des zugehörigen Fehlercodes und Meldungstextes.
Sie haben in Alasco die Möglichkeit, sich in der Rechnungsliste die Spalte "DATEV Übertragungsstatus" hinzuzufügen, um zu sehen, welche Rechnungen erfolgreich zu DATEV Unternehmen online übertragen wurden und wo Probleme aufgetreten sind. Wählen Sie die Rechnung mit einer fehlerhaften Übertragung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Protokoll anzeigen", um zu sehen, aus welchem Grund es zu einem Übertragungsfehler kam.
Zu den fünf häufigsten uns bekannten Fehlern zählen folgende:

  • "Die Rechnung passt nicht zum Rechnungsschema."
    In diesem Fall entspricht der Rechnungsbetrag der zu übertragenden Rechnung 0,00€. Es ist nicht möglich, eine Rechnung über 0,00€ aus Alasco zu DATEV Unternehmen online zu übertragen. In diesem Fall müssen Sie die Rechnung manuell in DATEV hochladen.

  • "Die Datei ist zu groß (maximal 20 MB)."
    Wie oben beschrieben, darf die Rechnung samt Anhang und Alasco Rechnungsdeckblatt nicht größer als 20 MB sein. In diesem Fall müssen Sie die Rechnung manuell in DATEV hochladen.

  • "Die Skontoinformationen entsprechen nicht der Spezifikation (Belegsatz 1)."
    In diesem Fall fehlen entweder der Skontobetrag oder das Skontodatum, weshalb es zu einem Übertragungsfehler kommt. Achten Sie darauf, dass die Skontoinformationen ordentlich in den Auftragsbedingungen gepflegt sind. Beachten Sie, dass der Skontobetrag nicht höher sein kann, als der Rechnungsbetrag.
    Wenden Sie sich in diesem Fall an support@alasco.de oder laden Sie die Rechnung manuell in DATEV.

  • "In DATEV Unternehmen online ist kein Bestand angelegt oder nicht das richtige Wirtschaftsjahr vorhanden."
    Dieser Fehler tritt häufig zu Beginn eines neuen Jahres auf.
    Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Steuerberater, damit er/sie Belege online aktiviert und das fehlende Wirtschaftsjahr  in DATEV Unternehmen online anlegt.

  • "Dem Nutzer fehlen die nötigen Rechte auf dem DATEV Zugangsmedium (SmartCard, SmartLogin)."
    Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Steuerberater, damit er/sie Ihnen die notwendigen Berechtigungen in DATEV erteilt.

Sollte es zu zentralen Problemen bei der Nutzung von DATEV kommen, können Sie hier den Status aktueller Störungen sowie Updates zur Fehlerbehebung einsehen.

 

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