Arbeiten mit der DATEV Schnittstelle

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Hinweis:

Dieses Feature steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie es als Zusatzmodul gebucht haben. Für Änderungen an Ihrem aktuellen Paket wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Ansprechpartner oder an customersuccess@alasco.de.

Themenüberblick

 

Mit Alasco bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Finanzprozesse in Bau- und Immobilienprojekten zu digitalisieren. Dazu gehört auch eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online, über die Sie Ihre digitalen Rechnungen aus Alasco direkt Ihrem Steuerberater übermitteln können.  

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Rechnungen von Alasco zu DATEV Unternehmen online übertragen können. Im Artikel Einrichten der DATEV Schnittstelle können Sie nachlesen, welche Voraussetzungen für die Verwendung der Schnittstelle erfüllt sein müssen und wie Ihr Steuerberater die DATEV Schnittstelle einrichtet.
Sollten Sie Probleme bei der Übertragung einer Rechnung haben, lesen Sie gerne im Artikel Häufig gestellte Fragen zu DATEV nach. Dort gehen wir auf gängige, uns bekannte Fehler bei der Übertragung ein. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich gerne per E-Mail an support@alasco.de.

 

Aktivieren der Schnittstelle in Alasco

Um eine geprüfte Rechnung von Alasco zu DATEV Unternehmen online übertragen zu können, ist es erforderlich, dass Sie zunächst die DATEV Schnittstelle in Ihrem Benutzerprofil aktivieren. Klicken Sie dazu auf Ihren Namen am oberen rechten Bildschirmrand und wählen Sie das Feld "Integrationen" aus.

Hier können Sie sich nun mit Ihrer DATEV SmartCard / DATEV mIDentity oder Ihrem DATEV SmartLogin bei DATEV anmelden und so die Schnittstelle aktivieren.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass die DATEV Schnittstelle Nutzern mit der Account-Rolle "Eingeschränkter Benutzer" nicht zur Verfügung steht.

Sobald Sie die Schnittstelle in Ihrem Profil aktiviert haben, wird Ihnen im Prüfschritt "Rechnung bezahlen" auf der rechten Seite unter dem Punkt DATEV Unternehmen online die Schaltfläche "Anmelden" angezeigt. Über diese Schaltfläche können Sie sich nun jederzeit bei DATEV Unternehmen online anmelden und geprüfte Rechnungen übertragen.

 

Übertragung von Rechnungen zu DATEV

Nach der erfolgreichen Verknüpfung der beiden Dienste und der Aktivierung der Schnittstelle in Ihrem Profil können Sie nun in Alasco Rechnungsdaten mit dem DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 erfassen. Im letzten Rechnungsprüfschritt "Rechnung bezahlen" können Sie den Dienst über die Schaltfläche “Anmelden starten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche und melden Sie sich mit Ihrer DATEV SmartCard / DATEV mIDentity oder Ihrem DATEV SmartLogin an, um die Verbindung herzustellen.

Hinweis:

Sie müssen sich nicht für die Übertragung jeder Rechnung erneut anmelden. Der Login bei DATEV Unternehmen online bleibt in der Regel für 24 Stunden bestehen, wenn Sie sich nicht aktiv selbst ausloggen.

Wenn Sie sich erfolgreich bei DATEV Unternehmen online angemeldet haben, haben Sie über ein Drop-Down-Menü Zugriff auf Ihre in DATEV angelegten Mandanten. Wählen Sie den Mandaten aus, an den die Rechnung übertragen werden soll. Diese erscheint dann nach der Übertragung zu DATEV standardmäßig im Rechnungseingang dieses Mandanten.

 

Standardmandaten für Übertragung festlegen

Sollten Sie mehrere Mandanten in DATEV angelegt haben, aber nur einer davon soll die Rechnungen aus dem Projekt in Alasco erhalten, können Sie auch eine dauerhafte Verknüpfung zwischen dem Projekt und dem Mandanten anlegen.

Wählen Sie dazu das Projekt in Alasco aus. In der Navigation am linken Bildschirmrand taucht nun der Menüpunkt "Projekteinstellungen" auf. Wahlweise können Sie auch über das Drop-Down-Menü am linken oberen Bildschirmrand in die Projekteinstellungen gelangen. Klicken Sie hierzu auf das Zahnrad Icon des entsprechenden Projekts. Klicken Sie anschließend auf den "Bearbeiten" Button und öffnen Sie die "Erweiterten Einstellungen".

Hier können Sie nun die von DATEV vergebene Mandanten- und/oder Steuerberaternummer eingeben.
Alasco verwendet die eingegebene Nummer, um Ihnen anschließend bei der Rechnungsübertragung den passenden DATEV-Mandanten automatisiert vorzuschlagen.

Hinweis:

Sollten bei der klassischen Auswahl der Mandanten über das Drop-Down-Menü Einträge in Alasco fehlen, können Sie die Liste der Mandanten jederzeit aktualisieren. Stellen Sie dafür sicher, dass eine Verbindung zu DATEV hergestellt ist, klicken Sie auf Ihren Namen am rechten oberen Bildschirmrand und wählen Sie das Feld "Integrationen". Klicken Sie im anschließend erscheinenden Menü auf "Mandanten aktualisieren". Die aktuelle Mandanten-Liste aus DATEV wird nun abgerufen.

In DATEV Unternehmen online werden Ihre Belege gesammelt und können anschließend zur weiteren Verarbeitung beispielsweise in DATEV Kanzleirechnungswesen und zur Überweisung ausgewählt werden. Bei der Datenübertragung wird die entsprechende Rechnung aus Alasco inklusive des Rechnungsdeckblatts und -PDFs an DATEV gesendet. Diese kann anschließend in der Oberfläche von DATEV aufgerufen werden.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass die maximale Größe der übertragenen Datei 20 MB beträgt. Falls Ihre Rechnung mit allen Anhängen bereits vor der Bearbeitung in Alasco knapp 20 MB umfasst, kann es sein, dass es zu einer Fehlermeldung bei der Übertragung zu DATEV kommt und die Rechnung nicht über Alasco an DATEV Unternehmen online übertragen werden kann. In diesem Fall müssen Sie die Rechnung manuell in DATEV laden.

 

Feldzuordnung Alasco - DATEV

Neben den oben genannten Dokumenten werden weitere Daten, die in Alasco erstellt werden über die Schnittstelle an DATEV übermittelt. Dabei handelt es sich um relevante Rechnungsinformationen, wie den Bruttozahlungsbetrag, das Zahlungsdatum, Skontoinformationen sowie die Stammdaten der Kreditoren (Name, IBAN, USt-ID, etc.). Die unten stehende Übersicht zeigt Ihnen die Verknüpfungen zwischen den Datenfeldern in Alasco und DATEV.

Alasco Feld DATEV Datenfeld
Name des Auftragnehmers Geschäftspartner Name
Stadt des Auftragnehmers Geschäftspartner Ort
Kreditorennummer Geschäftspartner Konto
IBAN des Auftragnehmers IBAN
BIC des Auftragnehmers BIC
USt.-ID des Auftragnehmers USt.-ID
Auftragsnummer Auftragsnummer
Buchungskonto Sachkonto
Kostenstelle KOST1
Externe Rechnungsnummer Rechnungsnummer
Auszuzahlender Betrag ohne Skontoabzug (brutto) Rechnungsbetrag
Steuersatz Steuer in %
Währung (EUR) WKZ
Rechnungsdatum Belegdatum
Fälligkeitsdatum der Rechnung Fällig ohne Skonto
Skonto (Prozent) Skonto in %
Skontobetrag Skontobetrag
Skonto-Datum Fällig mit Skonto
Bezeichnung "Eingangsrechnung" Ware/Leistung
Datum der Übertragung zu DATEV Eingangsdatum

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