Arbeiten mit der DATEV Schnittstelle

Mit Alasco bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Finanzprozesse in Bau- und Immobilienprojekten zu digitalisieren. Dazu gehört auch eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online, über die Sie Ihre digitalen Rechnungen aus Alasco direkt Ihrem Steuerberater übermitteln können.  

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Rechnungen von Alasco zu DATEV Unternehmen online übertragen können. Im Artikel Einrichten der DATEV Schnittstelle können Sie nachlesen, welche Voraussetzungen für die Verwendung der Schnittstelle erfüllt sein müssen und wie Ihr Steuerberater die DATEV Schnittstelle einrichtet.

Aktivieren der Schnittstelle in Alasco

Um eine geprüfte Rechnung von Alasco zu DATEV Unternehmen online übertragen zu können, ist es erforderlich, dass Sie zunächst die DATEV Schnittstelle in Ihrem Benutzerprofil aktivieren. Klicken Sie dazu auf Ihren Namen am oberen rechten Bildschirmrand und wählen Sie das Feld "Integrationen" aus.
Hier können Sie sich nun mit Ihrer DATEV SmartCard / DATEV mIDentity oder Ihrem DATEV SmartLogin bei DATEV anmelden und so die Schnittstelle aktivieren.

Sobald Sie die Schnittstelle in Ihrem Profil aktiviert haben, wird Ihnen im Prüfschritt "Rechnung bezahlen" auf der rechten Seite unter dem Punkt DATEV Unternehmen online die Schaltfläche "Anmelden" angezeigt. Über diese Schaltfläche können Sie sich nun jederzeit bei DATEV Unternehmen online anmelden und geprüfte Rechnungen übertragen.

Arbeiten mit der Schnittstelle

Nach der erfolgreichen Verknüpfung der beiden Dienste und der Aktivierung der Schnittstelle in Ihrem Profil können Sie nun in Alasco Rechnungsdaten mit dem DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 erfassen. Im letzten Rechnungsprüfschritt "Rechnung bezahlen" können Sie den Dienst über die Schaltfläche “Anmelden” starten. Klicken Sie auf die Schaltfläche und melden Sie sich mit Ihrer DATEV SmartCard / DATEV mIDentity oder Ihrem DATEV SmartLogin an, um die Verbindung herzustellen.

Wenn Sie sich erfolgreich bei DATEV Unternehmen online angemeldet haben, haben Sie über ein Drop-Down-Menü Zugriff auf Ihre in DATEV angelegten Mandanten. Wählen Sie den Mandaten aus, an den die Rechnung übertragen werden soll. Diese erscheint dann nach der Übertragung zu DATEV standardmäßig im Rechnungseingang dieses Mandanten.

Sollten Sie mehrere Mandanten in DATEV angelegt haben, aber nur einer davon für das Projekt in Alasco verantwortlich sein, können Sie auch eine dauerhafte Verknüpfung zwischen dem Projekt und dem Mandanten anlegen. Rufen Sie hierzu die "Projekteinstellungen" in der Navigation am linken Bildschirmrand auf oder wählen Sie das jeweilige Projekt in den Stammdaten aus. Klicken Sie auf den "Bearbeiten" Button. Hier können Sie nun die von DATEV vergebene Mandanten- und/oder Steuerberaternummer eingeben.
Alasco verwendet die eingegebene Nummer, um Ihnen anschließend bei der Rechnungsübertragung den passenden DATEV-Mandanten automatisiert vorzuschlagen.

In DATEV Unternehmen online werden Ihre Belege gesammelt und können anschließend zur weiteren Verarbeitung beispielsweise in DATEV Kanzleirechnungswesen und zur Überweisung ausgewählt werden. Bei der Datenübertragung wird die entsprechende Rechnung aus Alasco inklusive des Rechnungsdeckblatts und -PDFs an DATEV gesendet. Diese kann anschließend in der Oberfläche von DATEV aufgerufen werden.

Neben diesen Dokumenten werden weitere Daten, die in Alasco erstellt werden über die Schnittstelle an DATEV übermittelt. Dabei handelt es sich um relevante Rechnungsinformationen, wie den Bruttozahlungsbetrag, das Zahlungsdatum, Skontoinformationen sowie die Stammdaten der Kreditoren (Name, IBAN, USt-ID, etc.). Die unten stehende Übersicht zeigt Ihnen die Verknüpfungen zwischen den Datenfeldern in Alasco und DATEV.

FAQ zu DATEV:

Ist es möglich, Daten zwischen der offline Version von DATEV und DATEV Unternehmen online automatisch auszutauschen?

Ja, das ist möglich. Wenn Sie den Rechnungsdatenservice 1.0 erwerben, können Sie die Daten aus DATEV Unternehmen online automatisch in die offline Version von DATEV laden. Unter folgendem Link finden Sie die notwendigen Voraussetzungen sowie die genaue Vorgehensweise.

Meine Rechnung wurde nicht zu DATEV Unternehmen online übertragen und es kam zu einer Fehlermeldung bei der Übertragung, woran könnte das liegen?

Dass die Übertragung einer Rechnung nicht erfolgreich abgeschlossen werden konnte, kann mehrere Gründe haben. Unter diesem Link finden Sie eine Zusammenfassung der häufig auftretenden Probleme bei der Verknüpfung von Alasco und DATEVconnect online inklusive des zugehörigen Fehlercodes und Meldungstextes.
Sie haben in Alasco die Möglichkeit, sich in der Rechnungsliste die Spalte "DATEV Übertragungsstatus" hinzuzufügen, um zu sehen, welche Rechnungen erfolgreich zu DATEV Unternehmen online übertragen wurden und wo Probleme aufgetreten sind. Wählen Sie die Rechnung mit einer fehlerhaften Übertragung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Protokoll anzeigen", um zu sehen, aus welchem Grund es zu einem Übertragungsfehler kam.
Zu den fünf häufigsten uns bekannten Fehlern zählen folgende:

• "Die Rechnung passt nicht zum Rechnungsschema."
  In diesem Fall entspricht der Rechnungsbetrag der zu übertragenden Rechnung 0,00€. Es ist nicht möglich, eine Rechnung über 0,00€ aus Alasco zu DATEV Unternehmen online zu übertragen. In diesem Fall müssen Sie die Rechnung manuell in DATEV hochladen.
  
  
• "Die Datei ist zu groß (maximal 20 MB)."
  Wie oben beschrieben, darf die Rechnung samt Anhang und Alasco Rechnungsdeckblatt nicht größer als 20 MB sein. In diesem Fall müssen Sie die Rechnung manuell in DATEV hochladen.
  
  
• "Die Skontoinformationen entsprechen nicht der Spezifikation (Belegsatz 1)."
  Zu dieser Fehlermeldung kann es in zwei Fällen kommen:
  1. Fehlen der Skontobetrag oder das Skontodatum in Alasco, kommt es zu einem Übertragungsfehler. Achten Sie darauf, dass die Skontoinformationen ordentlich in den Auftragsbedingungen gepflegt sind. Beachten Sie, dass der Skontobetrag nicht höher sein kann, als der Rechnungsbetrag.
  2. Liegt das Fälligkeitsdatum vor dem Rechnungsdatum kommt es ebenfalls zu diesem Fehler. Wenden Sie sich in einem dieser beiden Fälle bitte an support@alasco.de oder laden Sie die Rechnung manuell in DATEV.
     
     
• "In DATEV Unternehmen online ist kein Bestand angelegt oder nicht das richtige Wirtschaftsjahr vorhanden."
  Dieser Fehler tritt häufig zu Beginn eines neuen Jahres auf.
  Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Steuerberater, damit er/sie Belege online aktiviert und das fehlende Wirtschaftsjahr  in DATEV Unternehmen online anlegt.
  
  
• "Dem Nutzer fehlen die nötigen Rechte auf dem DATEV Zugangsmedium (SmartCard, SmartLogin)."
  Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Steuerberater, damit er/sie Ihnen die notwendigen Berechtigungen in DATEV erteilt.

Sollte es zu zentralen Problemen bei der Nutzung von DATEV kommen, können Sie hier den Status aktueller Störungen sowie Updates zur Fehlerbehebung einsehen.

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