Vertretungsregelung

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Themenüberblick

  • Abwesenheit in Alasco aktivieren
  • Stellvertretung definieren
  • Hintergrundinformationen zum Konzept der Vertretungsregelung

 

Abwesenheit

Sollten Sie aufgrund von Urlaub, Krankheit, etc. für einen gewissen Zeitraum abwesend sein, können Sie diese Abwesenheit in Ihren persönlichen Einstellungen aktivieren. Haben Sie diese Einstellung aktiviert, nehmen Sie für alle anderen Projektbeteiligten den Status “Außer Haus” ein.

Hinweis:

Die Vertretungseinstellungen beziehen sich immer auf den aktuell ausgewählten Account. Sollten Sie in mehreren Alasco Accounts arbeiten, legen Sie bitte pro Account Ihre Abwesenheit und die jeweilige Vertretung fest.

Bei aktivierter Abwesenheit haben Sie die Möglichkeit aus den restlichen Benutzern in Alasco eine Stellvertretung auszuwählen, die Ihre bestehenden und neu zugewiesenen Aufgaben in diesem Zeitraum übernimmt. Bitte beachten Sie, dass Ihre Stellvertretung die gleichen Berechtigungen wie Sie in Alasco hat und auch Zugriff auf die selben Projekte wie Sie benötigt.

Vergessen Sie daher nicht die Abwesenheitseinstellung wieder zu deaktivieren, sobald Sie wieder im Dienst sind.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass ein Benutzer, der aktuell als Vertretung fungiert keine eigene Abwesenheit aktivieren kann.

 

Vertretungsregelungen

Zentraler Bestandteil von Alasco ist der Rechnungsworkflow, in dem festgelegt wird, wem welche Aufgabe in der Rechnungsprüfung zugewiesen ist. Der zugewiesene Benutzer bekommt, sofern diese Funktion in den persönlichen Einstellungen aktiviert wurde, einmal am Tag eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald offene Aufgaben in Alasco vorliegen.

Dies basiert auf dem von uns verfolgten Grundsatz, dass per Definition nur ein Benutzer für einen bestimmten Prüfschritt zuständig ist. Mit der oben genannten Einstellung können Sie Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit dennoch an einen anderen Benutzerin übertragen. Sobald Ihre Vertretung eine ihr zugewiesene Aufgabe erledigt hat, erscheint auch ihr Name an den Stellen im System, an welchen die Prozesse festgehalten werden, z.B. der Änderungshistorie oder dem digitalen Freigabestempel.

Unsere Ziele hierbei sind:

  • Nachvollziehbarkeit - Transparenz, wer welche Aufgaben bearbeitet hat
  • Nahtloses Teamwork - Übernahme von Aufgaben, basierend auf der Berechtigung
  • Intuitives Design - kein extra Set-Up von Regeln notwendig

Hinweis:

In unserem weiterführenden Help Center Artikel "Übernahme von Aufgaben" erfahren Sie, wie Sie Rechnungen und Nachträge von Benutzern übernehmen und neu vergeben können, falls diese vergessen haben sollten, ihre Abwesenheit zu aktivieren.

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