SEPA-Export

Themenüberblick

• Erläuterung SEPA-Export
• Voraussetzungen für den Export
• Erweiterte Einstellungen in den Projekteinstellungen
• Erstellen eines Exports
• Weitere Informationen zum SEPA-Export

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie alle relevanten Zahlungsinformationen von Rechnungen als SEPA Datei aus Alasco exportieren können. Diese Datei im xml-Format können Sie anschließend in eine gängige Banking-Software, wie zum Beispiel SFirm oder StarMoney importieren, um eine Überweisung zu tätigen.

Voraussetzungen für den Export

Nicht alle Rechnungen sind automatisch für einen Export der Zahlungsinformationen qualifiziert. Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie einen SEPA-Export starten können:

• Die Rechnung muss sich im Status "Freigegeben" befinden. Das bedeutet, die Rechnung muss sich im letzten Schritt des Rechnungsprüflaufs "Rechnung bezahlen" befinden.
• Im Eintrag des Auftragnehmers in den Stammdaten müssen die IBAN und die BIC gepflegt sein.

Zusätzlich zu diesen Anforderungen, müssen in den Projekteinstellungen die IBAN und die BIC Ihres Firmenbankkontos, von dem die Transaktion ausgehen soll gepflegt sein. Wählen Sie dazu im Projekt die Projekteinstellungen in der Navigation am linken Bildschirmrand aus und klicken Sie auf "Bearbeiten". Im daraufhin erscheinenden Menü können Sie die Daten in den entsprechenden Feldern eingeben.

Erweiterte Einstellungen in den Projekteinstellungen

In den Projekteinstellungen können Sie unter den "Erweiterten Einstellungen" auswählen, ob Sie dich Rechnungs-UUID im Export unter der Spalte Verwendungszweck hinzufügen möchten. Dies ist notwendig, wenn Sie die Public API nutzen, um Zahlungen zurückzumelden. Falls Sie die Public API nicht verwenden, empfehlen wir, diese Option nicht zu aktivieren, die die UUID viel Platz im zeichenbeschränkten Verwendungszweck beansprucht.
Zudem können Sie hier auch den "Batch Mode aktivieren". Bei einer Aktivierung wird beim Export anstelle vieler Einzelüberweisungen eine Sammelüberweisung erstellt.

Erstellen eines Exports

Den SEPA-Export können Sie direkt aus der Rechnungsliste heraus erstellen. Klicken Sie dazu in der Multiprojektansicht oder innerhalb eines Projektes im Menüpunkt "Kosten" auf den Reiter "Rechnungen".
In der Rechnungsliste können Sie sich über die Schaltfläche "Spalten hinzufügen" nun die Spalte "Qualifiziert für SEPA-Export" hinzufügen. Hier wird Ihnen angezeigt, ob eine Rechnung für den Export geeignet ist oder nicht, sollte beispielsweise eine der oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt sein.

Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Exportieren" und wählen Sie "SEPA (.xml)" aus, um einen Export zu starten. In der daraufhin erscheinenden Liste sehen Sie im Detail alle Rechnungen die Sie momentan exportieren können.

Innerhalb der Liste mit den vorausgewählten Rechnungen können Sie nun durch Setzen eines Hakens im Kästchen am linken Tabellenrand alle Rechnungen auswählen, für die Sie den SEPA-Export generieren wollen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, den Zahlungsbetrag noch im Vorfeld anzupassen. Standardmäßig wird der in Alasco freigegebene Rechnungsbetrag verwendet und Abzüge durch Skonto werden ignoriert. Setzen Sie einen Haken im Feld "Skonto abziehen", wenn Sie Skonto abziehen möchten. Nun haben Sie die Möglichkeit, entweder ein geplantes Zahlungsdatum festzulegen oder die Auszahlung unabhängig vom geplanten Zahlungsdatum in Auftrag zu geben.
Wenn Sie ein geplantes Zahlungsdatum festlegen, werden alle Skonto-Abzüge, deren Skonto-Frist vor diesem Datum liegen berücksichtigt.
Wählen Sie die zweite Option, wird in allen Fällen der Skonto Betrag abgezogen, unabhängig vom Zahlungsdatum und der hinterlegten Skonto-Frist.
Die Beträge, die letztlich als Zahlungsbetrag exportiert werden, werden in der Exportliste mit gelber Farbe hervorgehoben.

Klicken Sie anschließend auf den Button "Exportieren" am oberen rechten Bildschirmrand und der SEPA-Export im xml-Format wird automatisch heruntergeladen. Diese Datei können Sie anschließend in Ihrer Banking-Software hochladen und die Daten aus Alasco werden in die entsprechenden Felder übertragen.

Weitere Informationen zum SEPA-Export

• Alle Daten, die der SEPA-Export umfasst (Zahlungsempfänger, IBAN, BIC, Zahlungsbetrag, etc.) können nach dem Import der Datei in Ihrer verwendeten Banking-Software noch einmal angepasst werden. Die Informationen werden lediglich in die entsprechenden Felder übertragen.
• Als Verwendungszweck jeder Zahlung wird automatisch die Externe Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum sowie die technische Identifikationsnummer (UUID) angegeben. In den Projekteinstellungen können Sie außerdem definieren, ob auch die technische Identifikationsnummer (UUID) Teil des Verwendungszwecks sein soll.
  Das dient dem automatischen Abgleich von Zahlungen und Rechnungen über unsere Public API.
• Bei einem Export, der nur Rechnungen aus einem Projekt umfasst, erstellt das System eine Datei im xml-Format. Wenn Sie einen Export auf Multiprojektebene (umfasst Rechnungen aus mehreren Projekten) starten, wird vom System eine gezippte Datei erstellt, in der sich ein Unterordner für jedes Projekt befindet. In diesen Unterordnern finden Sie dann die jeweilige Datei im xml-Format.
• Wenn Sie die SEPA-Datei bei SFirm als "Fremddatei versendet", wird in SFirm immer eine Sammelbuchung angestoßen. Wenn Sie die SEPA-Datei stattdessen importieren, können Sie auswählen, ob eine Sammelbuchung oder eine Einzelbuchung angestoßen werden soll.

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