Hinweis:
Dieses Feature steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Paket "Advanced" oder "Pro" gebucht haben. Für Änderungen an Ihrem aktuellen Paket wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Ansprechpartner oder an customersuccess@alasco.de.
Themenüberblick
Die neue Mittelabflussplanung in Alasco bietet Ihnen noch mehr Flexibilität und Genauigkeit bei der Steuerung Ihrer Projektfinanzen. Sie verwalten Plan- und Ist-Zahlungen einfach und passen sie schnell an – vom einzelnen Auftrag bis zur ganzen Kostengruppe.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Mittelabfluss im Ansichts- und Bearbeitungsmodus individuell anpassen, wie Sie direkt am Auftrag planen, wie die automatische monatliche Fortschreibung funktioniert und wie Aufträge des Typs Dauerrechnung in den Mittelabfluss einfließen.
Bezugsbasis und Automatisierung der Mittelabflussplanung
Bevor Sie die Mittelabflussplanung in Alasco vornehmen, empfehlen wir Ihnen die Bezugsbasen der Planungsbeträge und der abgeflossenen Beträge in den Stammdaten anzupassen. Die Bezugsbasen können durch einen Admin in den Stammdaten unter dem Menüpunkt "Prognose- und Mittelabflusseinstellungen" im Reiter "Mittelabfluss" konfiguriert werden.
Standardmäßig wird die Mittelabflussplanung auf Basis des Budgets bzw. Auftragsvolumens vorgenommen und freigegebene & bezahlte Beträge fließen in die abgeflossenen Beträge mit ein.
Hier können Sie Ihren Mittelabfluss so einstellen, dass Sie stattdessen die genauere Auftragsprognose im Real- oder Worst-Case verteilen können.
Damit werden, abhängig von Ihren Prognoseeinstellungen, auch Beträge wie Rückstellungen, Risiken, Forderungen oder Auftragsbedingungen (Nachlass, Kostenumlagen, Versicherungen und Skonto) in Ihrer Mittelabflussplanung berücksichtigt und Sie können wesentlich genauer planen.
Sie können hier außerdem festlegen, wie Soll-/Ist-Abweichungen behandelt werden sollen. Wählen Sie eine andere Option als "Nichts tun", wendet Alasco die gewählte Aktion mit jedem Monatswechsel automatisch an. So lässt sich die Behandlung von Abweichungen vollständig automatisieren – mehr dazu im Abschnitt Automatische monatliche Fortschreibung.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, sollten Sie als Basis für die Mittelabflussplanung die Auftragsprognose im Real- oder Worst-Case eingestellt haben, wird bei der Planung auf Ebene der Vergabeeinheiten und Kostengruppen nicht mehr das aktuelle Budget, sondern die Projektprognose im Real- oder Worst-Case verwendet.
Erste Schritte im Mittelabfluss
Wählen Sie zunächst das Projekt aus, für das Sie den Mittelabfluss planen möchten und klicken Sie in der Navigationsleiste am linken Bildschirmrand auf Mittelabfluss unter dem Menüpunkt "Kosten".
Zunächst wird Ihnen der Mittelabfluss im Ansichtsmodus angezeigt. Je nach Struktur Ihres Projektes und eingestellter Ansicht werden Ihnen die Kostengruppen und/oder die damit verknüpfen Vergabeeinheiten und die darin angelegten Aufträge aufgelistet. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol am Anfang einer Zeile, um die jeweils untergeordnete Ebene auszuklappen oder nutzen Sie die Schaltfläche "Alle ausklappen" bzw. "Alle einklappen" links über der Tabelle.
Wenn Sie seitlich nach rechts oder links scrollen (Umschalt + Mausrad) können Sie sich die bereits vergangene und noch bevorstehende Projektlaufzeit anzeigen lassen. Standardmäßig verwendet der Mittelabfluss zunächst die in den Projekteinstellungen eingestellte Projektlaufzeit. Der aktuelle Monat wird immer hellblau hervorgehoben und im Tabellenkopf zusätzlich mit dem Hinweis "Höchstwert" markiert. So erkennen Sie Liquiditätsspitzen auf einen Blick.
Wenn Sie vollständig nach links zum Anfang der Projektlaufzeit scrollen (Projektstart), wird Ihnen die Spalte "Außerhalb von Alasco bezahlte Abschlagsrechnungen" angezeigt. Hier wird Ihnen pro Zeile die Summe der Abschlagsrechnungen angezeigt, die nicht über den Rechnungs-Workflow in Alasco geprüft wurden, sondern manuell und ohne Datum im Auftrag angelegt wurden.
Die Spalte "Gesamtbetrag" zeigt Ihnen das gesamte Budget, das in einer Kostengruppe, einer Vergabeeinheit oder einem Auftrag zur Verteilung zur Verfügung steht.
In jeder Kostengruppe und Vergabeeinheit wird Ihnen die Zeile "Nicht zugewiesen" angezeigt. Über diese Zeile können Sie schnell erkennen, ob in einer Kostengruppe noch Budget verfügbar ist, das noch nicht auf eine Vergabeeinheit verteilt wurde oder ob in einer Vergabeeinheit freies Budget zur Verfügung steht, das noch nicht für Aufträge geplant wurde. Diese Zeile kann später im Bearbeitungsmodus ebenfalls verteilt werden.
Die Spalte "Verfügbarer Betrag" zeigt Ihnen die Differenz zwischen dem Gesamtbetrag und den geplanten bzw. bereits abgeflossenen Beträgen an und somit wie viel Budget bzw. Auftragsvolumen noch verplant werden kann. Ein negativer Wert weist auf Überplanung hin. Der Betrag hängt von den Einstellungen in den Stammdaten ab.
Über das Dropdown "Monate, Gesamter Mittelfluss" links oberhalb der Tabelle grenzen Sie den dargestellten Zeitabschnitt präzise ein. Es gliedert sich in die beiden Abschnitte "Anzeigen als" (Monate / Quartale / Jahre) und "Zeitraum" (Benutzerdefiniert / Gesamter Mittelfluss).
Über die Schaltfläche "Spalten bearbeiten" rechts oberhalb der Tabelle blenden Sie weitere Spalten ein oder aus, z.B. "Referenz" (z.B. Aktuelles Budget), "Aktuelles Budget / Volumen", "Worst-Case Prognose", "Real-Case Prognose" oder "Auftragnehmer". So passen Sie die Ansicht genau an Ihre Auswertung an.
Im Ansichtsmodus filtern Sie den Mittelabfluss zusätzlich, wie Sie ihn für Ihre Auswertung benötigen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Ansicht & Filter" rechts oberhalb der Tabelle.
In dem neuen Menü am rechten Bildschirmrand können Sie nun einstellen, ob der Mittelabfluss in Netto- oder Bruttobeträgen angezeigt werden soll. Außerdem können Sie mit den Schiebern entscheiden, ob folgende Zeilen in der Tabelle enthalten sein sollen oder nicht:
- Zeilen ohne Plan-Ist-Abweichung anzeigen: Blendet alle Zeilen ein oder aus, die eine Abweichung zwischen dem zuvor geplanten Betrag und dem aktuell freigegebenen bzw. ausgezahlten Betrag aufweisen
- Zeilen ohne Über- oder Unterverteilung anzeigen: Blendet alle Zeilen ein oder aus, die vollständig verteilt sind
- Zeilen mit Wert Null anzeigen: Blendet alle Zeilen ein oder aus, die 0,00€ enthalten
- Nicht zugewiesene Zeilen anzeigen: Blendet alle Zeilen ein oder aus, die anzeigen ob in einer Kostengruppe oder Vergabeeinheit noch unverplantes Budget zur Verfügung steht
Unterhalb der Schieber stehen Ihnen weitere Filter zur Verfügung, mit denen Sie die Tabelle gezielter eingrenzen:
- Status der Aufträge – z.B. Geplant, Beauftragt, Schlussgerechnet
- Status der Vergabeeinheiten – z.B. Vergeben, Schlussgerechnet, Reserve
- Status der Finanzierungsverträge – z.B. Laufend, Beendet
- Vergabeeinheiten – Auswahl einer oder mehrerer Vergabeeinheiten
Mit den beiden Auswahlfeldern darunter können Sie sich die Mittelabflusstabelle entweder gegliedert nach Kostengruppen inkl. Vergabeeinheiten oder nur Vergabeeinheiten anzeigen lassen. Klicken Sie anschließend auf das X am rechten oberen Bildschirmrand. Ihre Einstellungen werden automatisch im Ansichtsmodus angezeigt.
Mit der Schaltfläche "Exportieren" können Sie jederzeit einen Excel-Export Ihrer aktuellen Ansicht erstellen.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen im Ansichtsmodus die Basis für den späteren Bearbeitungsmodus bilden. D.h. wenn Sie den Ansichtsmodus z.B. auf Vergabeeinheiten eingestellt haben, können Sie später im Bearbeitungsmodus nicht das Budget der übergeordneten Kostengruppe verteilen, solange Sie die Ansicht nicht wieder auf Kostengruppen umstellen.
Außerdem ist nicht möglich die Verteilung auf Quartals- oder Jahresebene zu bearbeiten, sondern lediglich auf Monatsebene. Diese wird dann anschließend ggf. zu Quartalen oder Jahren aufsummiert.
Bearbeitung des Mittelabfluss
Um vom Ansichts- in den Bearbeitungsmodus zu wechseln, klicken Sie auf den "Bearbeiten" Button am rechten oberen Bildschirmrand.
Im Bearbeitungsmodus verändert sich die Oberfläche und Sie haben mehrere Optionen, um den Mittelabfluss zu bearbeiten.
Oben in der Bearbeitungsansicht finden Sie drei Reiter, mit denen Sie zwischen verschiedenen Bearbeitungsperspektiven wechseln:
- "Plan bearbeiten" – die Standard-Ansicht, in der Sie geplante Beträge erfassen und ändern.
- "Abweichungen prüfen" – zeigt nur die Zeilen mit Soll-Ist-Abweichungen aus vergangenen Perioden. Der Zähler hinter dem Reiter sagt Ihnen, wie viele Abweichungen offen sind. So bearbeiten Sie diese gezielt, ohne die ganze Tabelle durchgehen zu müssen.
- "Änderungen anzeigen" – listet alle noch nicht gespeicherten Anpassungen auf. Über die Funktion "Rückgängig machen" setzen Sie einzelne Änderungen zurück, bevor Sie sie endgültig speichern.
Der aktuelle Monat teilt sich im Bearbeitungsmodus in eine Soll- und eine Ist-Spalte auf. In der Spalte Soll sehen Sie, welcher Betrag pro Auftrag, Vergabeeinheit oder Kostengruppe geplant wurde. Die Spalte Ist zeigt Ihnen alle bisher in einem Auftrag freigegebenen und bezahlten Rechnungen an.
Die Spalte "Soll-/Ist-Abweichung" zeigt Ihnen an, ob es eine Abweichung von tatsächlichen und geplanten Abflüsse in vergangenen Perioden gegeben hat.
Die vergangenen Monate weisen lediglich noch eine Ist-Spalte auf mit der Summe der freigegebenen und ausgezahlten Rechnungen auf, da Sie für die Vergangenheit keine Planung mehr vornehmen können. Die Ausgaben der zukünftigen Monate können Sie manuell für Aufträge, Vergabeeinheiten und ganze Kostengruppen über die einzelnen Zellen der Soll-Spalten planen, um so z.B. vereinbarte Zahlungspläne darzustellen. Alle hervorgehobenen Zellen können bearbeitet werden.
Tipp:
Sie können negative Beträge eintragen um Rückzahlungen oder andere Zuflüsse abzubilden.
Hinweis:
Beachten Sie, dass Sie in der Kostengruppenansicht die Möglichkeit haben, Abflüsse für nicht zugewiesene Beträge zu planen. Nutzen Sie dazu die entsprechenden Zeilen "Nicht zugewiesen". Sobald Sie konkrete Beträge an Aufträgen oder Vergabeeinheiten planen, reduziert Alasco den Plan auf der "Nicht zugewiesen"-Zeile automatisch, sodass keine doppelte Planung entsteht.
Möchten Sie eine oder mehrere Zeilen automatisch verteilen, wählen Sie diese Zeilen zunächst mit dem Kästchen am Beginn der Zeile aus. Anschließend werden mehrere Bearbeitungsoptionen aktiv.
Sobald Zeilen ausgewählt sind, erscheint am unteren Bildschirmrand eine Aktionsleiste mit dem Hinweis "X ausgewählt" und den Schaltflächen "Betrag verteilen" und "Plan verschieben". Die Aktionsleiste wurde überarbeitet, damit Sie die wichtigsten Bearbeitungsfunktionen jederzeit im Blick haben.
Mit dem ersten Button "Betrag verteilen" können Sie eine grundsätzliche Verteilung des verfügbaren Betrags vornehmen. Folgende Optionen haben Sie in diesem Fenster:
- Bestimmen Sie, welcher Betrag im ausgewählten Zeitraum verteilt werden soll. Standardmäßig wird hier immer der gesamte zur Verfügung stehende Betrag angezeigt.
- Wählen Sie den Zeitraum auf Monatsebene, in dem der Betrag verteilt werden soll. Standardmäßig ist hier immer der aktuelle Monat bis zum Ende der Projektlaufzeit ausgewählt.
- Über den Typ können Sie auswählen, ob der angegebene Betrag gleichmäßig linear, in einer Glockenkurve (Normalverteilung) oder als Stufenverteilung über den gewählten Zeitraum verteilt werden soll. Die Stufenverteilung eignet sich für Projekte mit klar getakteten Auszahlungsblöcken.
- Mit der Schaltfläche "Auf Null zurücksetzen" werden alle bisherigen Planungen für die ausgewählten Zeilen zurückgesetzt.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um die angegebenen Werte für die ausgewählten Zeilen zu übernehmen.
Sollten sich in Ihrer ursprünglichen Planung Veränderungen aufgrund von zeitlichen Verzögerungen ergeben, können Sie nun ganz einfach und schnell die Planung ganzer Aufträge, Vergabeeinheiten und sogar Kostengruppen um mehrere Monate verschieben.
Wählen Sie dazu zunächst wieder die zu bearbeitenden Zeilen im Mittelabfluss aus und klicken Sie auf den zweiten Button "Plan verschieben". In diesem Fenster haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Wählen Sie im ersten Feld die Anzahl der Monate aus, um die Sie die geplanten Beträge der ausgewählten Zeilen verschieben möchten. Mit dem Plus Symbol können Sie die geplanten Abflüsse weiter in die Zukunft verschieben, mit dem Minus Symbol können Sie diese vorverlegen.
- Im nächsten Abschnitt können Sie festlegen, ab wann Sie die geplanten Beträge verschieben möchten. Wenn zum Beispiel absehbar ist, dass es im September zu einer Verzögerung im Projekt kommen wird, kann der Plan bis Ende August bestehen bleiben und alle geplanten Beträge ab September können Sie dann z.B. um zwei Monate verschieben.
- Darunter wird Ihnen der neue Planzeitraum nach der Änderung angezeigt.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um die geplanten Beträge zu verschieben.
Klicken Sie oben rechts auf den "Speichern" Button, um Ihre Eingaben zwischen zu speichern oder auf den Button "Speichern & schließen", um Ihre Eingaben zu speichern und den Bearbeitungsmodus wieder zu verlassen.
Hinweis:
Pläne werden auf der untersten verfügbaren Ebene erstellt und geändert und nach oben hin aufgerechnet.
Planen direkt am Auftrag
Neben der Bearbeitung im zentralen Mittelabfluss können Sie Planwerte jetzt auch direkt am Auftrag erfassen und ändern. So pflegen Sie den Plan eines einzelnen Auftrags, ohne den Mittelabfluss vollständig öffnen zu müssen.
Öffnen Sie dazu den gewünschten Auftrag und wechseln Sie in den Reiter für die Mittelabflussplanung. Dort sehen Sie die monatliche Soll-Verteilung für diesen Auftrag und passen die Werte direkt an.
Änderungen am Auftrag übernimmt Alasco automatisch in die übergeordnete Vergabeeinheit und Kostengruppe. War in der Vergabeeinheit oder Kostengruppe bislang ein Betrag auf der Zeile "Nicht zugewiesen" eingeplant, reduziert Alasco diesen entsprechend, sodass keine doppelte Planung entsteht.
Hinweis:
Die Planung am Auftrag steht Ihnen auch dann zur Verfügung, wenn Sie als Bezugsbasis die Auftragsprognose im Real- oder Worst-Case verwenden. Ihre Einstellung aus den Stammdaten gilt auch hier.
Automatische monatliche Fortschreibung
Mit der automatischen monatlichen Fortschreibung aktualisiert Alasco Ihren Plan zu jedem Monatswechsel nach den Regeln, die Sie festgelegt haben. Sie müssen also nicht mehr manuell auf Soll-Ist-Abweichungen reagieren, sondern lassen Alasco die gewünschte Aktion automatisch ausführen.
Als Admin konfigurieren Sie das Verhalten in den Stammdaten unter "Prognose- und Mittelabflusseinstellungen" im Reiter "Mittelabfluss". Dort stellen Sie z.B. ein, dass Abweichungen aus einem abgeschlossenen Monat automatisch in den aktuellen Monat übertragen werden. So bleibt Ihr Plan ohne manuelle Eingriffe sauber.
Bei jedem Monatswechsel wendet Alasco die hinterlegte Regel automatisch an. Wenn keine automatische Anpassung erfolgen soll, wählen Sie die Option "Nichts tun".
Abgleich mit Dauerrechnungen
Aufträge des Typs Dauerrechnung – z.B. wiederkehrende Versicherungs- oder Wartungszahlungen – werden jetzt automatisch in den Mittelabfluss übernommen.
Sobald Sie an einem solchen Auftrag den Rhythmus und die Höhe der wiederkehrenden Zahlungen hinterlegt haben, überträgt Alasco diese Planwerte in die entsprechenden Monatszellen im Mittelabfluss. Sie müssen die wiederkehrenden Beträge also nicht zusätzlich manuell im Mittelabflussplan erfassen.
Auch bei vielen wiederkehrenden Zahlungen bleibt Ihr Mittelabfluss auf diese Weise immer aktuell. Abweichungen werden Ihnen direkt in der Ist-Spalte angezeigt, sobald die entsprechenden Rechnungen freigegeben und ausgezahlt werden.
Anpassung des Mittelabfluss durch ausgezahlte Beträge
Abgeflossene Beträge werden im Mittelabfluss in der Ist-Spalte des entsprechenden Monats angezeigt. Am Monatsende wird ein Monat automatisch vom System abgeschlossen. Sobald ein Monat abgeschlossen ist, werden sowohl der geplante Betrag als auch der abgeflossene Betrag festgesetzt und eine ggf. entstandene Differenz in der Spalte "Soll-/Ist-Abweichung" angezeigt.
Hinweis:
Als Admin können Sie in den Stammdaten unter dem Reiter "Prognoseeinstellungen" im Untermenü "Mittelabfluss" einstellen, ob entweder freigegebene und bezahlte Beträge oder nur bezahlte Beträge in der Mittelabflussplanung berücksichtigt werden sollen.
Umstieg auf den neuen Mittelabfluss
Wenn Sie die die Mittelabflussplanung in Alasco bereits verwenden, können Sie Projekt für Projekt schnell und reibungslos auf die neue Lösung umsteigen. Mit der Schaltfläche "Zur neuen Lösung wechseln" oben rechts über dem Mittelabfluss werden innerhalb weniger Sekunden alle Ist- und Plan-Werte migriert, damit Sie nahtlos weiterarbeiten können.