Kostenüberwachung

Themenüberblick

  • Arbeiten mit der Kostenüberwachung
  • Funktionen und Informationen, die Ihnen die Tabelle bietet und wie sich die Werte in den wichtigsten Spalten, die Sie sich anzeigen lassen können, zusammensetzen

 

Arbeiten mit der Kostenüberwachung

Die Kostenüberwachung ist das Herzstück von Alasco. Hier fließen alle eingegebenen Daten in einer Tabelle zusammen. Diese verschafft Ihnen einen Überblick über ein einzelnes Projekt oder aber auch über Ihren gesamten Account (Multiprojektcontrolling).

Das folgende Video zeigt Ihnen die wesentlichen Details der Kostenüberwachung bei Alasco:

 

Zur Kostenüberwachung gelangen Sie, indem Sie auf der Multiprojektebene oder in einem Projekt auf den Menüpunkt "Kosten" und den Reiter "Kostenüberwachung" klicken. Sie sehen nun die Kostenüberwachungstabelle. Auf der Multiprojektebene wird die Tabelle nach den angelegten Projekten oder deren Immobilien gegliedert. Sie haben hier die Möglichkeit auch nur eine Ihrer zuvor erstellten Projektgruppen anzeigen zu lassen. Klicken Sie dazu auf den Button "Alle Projekte" in der oberen Leiste und wählen Sie die jeweilige Projektgruppe aus.

Auf der Projektebene können Sie sich die Kosten auf Ebene der Vergabeeinheiten und der Kostengruppen darstellen lassen. Zusätzlich können Sie sich die Kosten nach einer zuvor angelegten Kostenverteilung anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf den ersten Button auf der rechten Seite im Kopf der Tabelle und wählen Sie "Andere Darstellung". Wählen Sie hier die Kostenverteilung aus, die Sie sich anzeigen lassen wollen und ob darunter Kostengruppen, Vergabeeinheiten und/oder Aufträge angezeigt werden sollen.

Sie können Ihre Kostenüberwachungstabelle beliebig anpassen und über das ausklappbare Menü mit einem Klick auf "Spalten bearbeiten" die Reihenfolge der bestehenden Spalten per Drag & Drop verändern, nicht benötigte Spalten entfernen oder mit einem Klick auf "Spalte hinzufügen" weitere Spalten anzeigen lassen.

Über die Filterfunktion können Sie sich nur bestimmte Zeilen in der Tabelle anzeigen lassen. So können Sie zum Beispiel nur eine bestimmte Kostengruppe auswerten oder nur ausgewählte Vergabeeinheiten in der Kostenüberwachungstabelle betrachten.

Sie haben in Alasco auch die Möglichkeit, sich beliebig viele verschiedene Ansichten Ihrer Kostenüberwachungstabelle abzuspeichern. Klicken Sie dazu auf den nach unten gerichteten Pfeil neben dem "Speichern" Button im Kopf einer Tabelle auf der linken Seite. Hier können Sie die aktuelle Ansicht benennen und abspeichern. Hier können zwischen den erstellten Ansichten wechseln.

Hinweis:

Die gespeicherten Ansichten gelten pro Nutzer. Wenn Sie sich eine Ansicht abspeichern, sehen Sie diese Ansicht anschließend in allen Projekten, in denen Sie tätig sind. Andere Nutzer können Ihre Ansichten bei sich nicht sehen und müssen ihre eigenen Ansichten erstellen.

Tipp:

Als Admin können Sie Ihre erstellten Ansichten mit anderen Benutzern teilen, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten jederzeit die gleichen Zahlen betrachten.
Wählen Sie hierzu die Ansicht, die Sie teilen möchten aus und klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen der Ansicht. Mit der Option "Teilen" können Sie entscheiden, ob nur Sie oder auch alle anderen Benutzer im Account diese Ansicht sehen sollen.

Sobald Sie eine Ansicht gespeichert haben, können Sie diese als Excel- oder PDF-Datei exportieren. Klicken Sie dazu auf den Button "Exportieren" auf der rechten Seite im Kopf der Tabelle.

Hinweis:

Bitte beachten Sie hierbei, dass nur die Daten exportiert werden, die auch in Alasco sichtbar sind. Das bedeutet, es werden nur die Zeilen exportiert, die vor dem Export ausgeklappt sind.

 

Wichtige Spalten in der Kostenüberwachung

1. Ausgangsbudget

Das initiale Budget, welches für geplante Vergaben festgelegt wurde. Das Budget wird nach Kostengruppen (z.B. nach DIN 276) angelegt und dann auf Vergabeeinheiten komplett oder anteilig verteilt. Dies ermöglicht Ihnen eine durchgängige Kostenüberwachung nach Kostengruppen und Vergabeeinheiten.

2. Aktuelles Budget

Das Aktuelle Budget beschreibt das Budget nach allen Veränderungen, inkl. Mehrungen, Minderungen und Umbuchungen. Budgetänderungen können Sie auf Ebene der Vergabeeinheiten vornehmen.

Während Budgeterhöhungen und -minderungen direkte Auswirkungen auf das gesamte Projektbudget haben, bleibt dieses bei Umbuchungen von einer Vergabeeinheit in eine andere in der Summe unverändert. Einen Überblick über alle vorgenommenen Umbuchungen erhalten Sie, wenn Sie unter dem Menüpunkt "Budget" den Reiter "Budgetänderung" aufrufen.

3. Geplante Aufträge

In dieser Spalte werden die Beträge aller Aufträge, die sich noch vor oder bereits in der Vergabe befinden angezeigt. Diese Aufträge haben in Alasco den Status "Geplant".

4. Hauptaufträge

Hier werden die Beträge aller Aufträge, die bereits vergeben sind angezeigt. Diese Aufträge haben in Alasco den Status "Beauftragt""Teilschlussgerechnet" oder "Schlussgerechnet".

5. Anerkannte Nachträge

Die Summe der anerkannten Nachträge in einem Auftrag.

6. Offene Nachträge (Ungewichtet)

Die Summe aller Nachträge in einem Auftrag, die sich aktuell noch in der Prüfung befinden.

7. Offene Nachträge (Real-Case)

Die Summe der offenen Nachträge in einem Auftrag unter Berücksichtigung der hinterlegten Eintrittswahrscheinlichkeit.

8. Auftragsvolumen

Die Summe aller Hauptaufträge inkl. der anerkannten Nachträge.

9. Geplante und realisierte Forderungen

Die Summe aller Forderungen in einem Auftrag. Wir unterscheiden hier zwischen geplanten Forderungen und bereits realisierten Forderungen. Sie können Forderungen jederzeit in einem Auftrag anlegen. Diese haben, je nach Prognoseeinstellungen, Einfluss auf Ihre Real-Case und Worst-Case Prognosen.

10. Rückstellungen

Die Summe der Rückstellungen, die in einem Auftrag angelegt wurden. Diese werden in der Kostenüberwachung zunächst nur dargestellt und haben keine Auswirkung auf das Auftragsvolumen. Beim Anlegen und Prüfen eines Nachtrags können Sie entscheiden, ob dieser von den angelegten Rückstellungen abgezogen werden soll.

11. Risiken

Die Summe aller Risiken, die in einem Auftrag erfasst wurden. Diese werden in der Kostenüberwachung zunächst nur dargestellt und haben keine Auswirkung auf das Auftragsvolumen oder existierende Rückstellungen. Bei Risikoeintritt ist das Risiko aufzulösen und ein entsprechender Nachtrag anzulegen.

12. Projekt- und Auftragsprognose Real-Case

Bei der Real-Case Prognose auf Projekt- und Auftragsebene handelt es sich um die wahrscheinlichste Entwicklung der Kosten zum Zeitpunkt der Planung des Projekts. Die Projektprognose kann Ihnen nur auf Ebene der Vergabeeinheiten dargestellt werden. Die genauere Auftragsprognose hingegen wird bereits auf Auftragsebene berechnet und angezeigt. Die angezeigte Prognose wird dabei folgendermaßen berechnet:

Solange einer Vergabeeinheit noch keine Aufträge zugewiesen wurden und sie den Status "Budgetiert" hat, fließt das aktuelle Budget in die Berechnung der Prognose ein. In dieser Form sprechen wir von der Projektprognose.

Sobald Aufträge in einer Vergabeeinheit existieren und die Vergabeeinheit den Status "Vergeben" oder "Schlussgerechnet" hat, entspricht die Prognose den Soll-Kosten. Diese setzen sich in der Standardeinstellung aus den Summen der geplanten Aufträge, der Hauptaufträge, der anerkannten Nachträge, den Rückstellungen, abzüglich der geplanten und realisierten Forderungen zusammen. In dieser Form sprechen wir von der Auftragsprognose. Sie können die Einstellungen zur Berechnung der Auftragsprognose im Real-Case jederzeit in den Stammdaten unter dem Punkt "Prognoseeinstellungen" anpassen.

Hinweis:

Sobald die Ist-Kosten, also die freigegebenen Zahlungen plus Einbehalte, die Soll-Kosten übersteigen, werden die Ist-Kosten in der Kostenprognose verwendet. Dies trifft auch zu, sobald ein Auftrag (teil-) schlussgerechnet ist.

13. Budgetabweichung Projekt- und Auftragsprognose Real-Case

Die Differenz aus dem aktuellem Budget einer Vergabeeinheit und der berechneten Real-Case Projekt- oder Auftragsprognose. Sie können sich die Abweichung in zwei verschiedenen Spalten in absoluten und in prozentualen Werten anzeigen lassen.

14. Projekt- und Auftragsprognose Worst-Case

Die Worst-Case Prognose auf Projekt- und Auftragsebene soll zeigen, was im Extremfall passieren kann und stellt daher die ungünstigste anzunehmende Kostenentwicklung des Projekts dar.

Grundsätzlich wird das aktuelle Budget der Vergabeeinheiten beim Berechnen der Prognosen verwendet. Die Worst-Case Prognose berechnet sich ähnlich wie die Real-Case Prognose, nur dass hier in der Standardeinstellung zusätzlich die Summen der offenen Nachträge (nach Eintrittswahrscheinlichkeit) und der Risiken hinzu addiert werden und die geplanten Forderungen nicht abgezogen werden. Auch diese Einstellungen zur Berechnung der Auftragsprognose in Worst-Case können Sie jederzeit in den Stammdaten unter dem Punkt "Prognoseeinstellungen" anpassen.

Sollte eine Vergabeeinheit bereits schlussgerechnet sein, gehen stattdessen die Ist-Kosten, also die freigegebenen Zahlungen plus Einbehalte, in die Prognose ein.

15. Budgetabweichung Projekt- und Auftragsprognose Worst-Case

Die Differenz aus dem aktuellem Budget einer Vergabeeinheit und der berechneten Worst-Case Projekt- oder Auftragsprognose. Sie können sich die Abweichung in zwei verschiedenen Spalten in absoluten und in prozentualen Werten anzeigen lassen.

16. Leistungsstand

Der Grad der erbrachten Leistungen bezogen auf das beauftragte Auftragsvolumen in Prozent.

17. Vertragliche & weitere Einbehalte

Die Summe aller Einbehalte, die sich aus der Rechnungsprüfung ergeben haben. Hierbei unterscheiden wir zwischen vertraglich vereinbarten Einbehalten, wie dem Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalt und weiteren Einbehalten, die manuell bei der Rechnungsprüfung erstellt wurden.

18. Freigegebene Beträge

Die Summe der bereits freigegebenen Zahlungen in einem Auftrag.

19. Freigabestand

Der Grad der freigegebenen Zahlungen bezogen auf das beauftrage Auftragsvolumen in Prozent.

20. Ausgezahlte Beträge

Die Summe der bereits ausgezahlten Beträge in einem Auftrag.

21. Auszahlungsstand

Der Grad der ausgezahlten Beträge bezogen auf das beauftragte Auftragsvolumen in Prozent.

22. Realisiertes Skonto (Freigabestand)

Die Summe der realisierten Skonto-Beträge in einem Auftrag.

Zusätzlich zu diesen Spalten können Sie sich in der Kostenüberwachung noch flächenbezogene Kennzahlen, den Namen des jeweiligen Auftragnehmers sowie dessen Kreditorennummer (Gegenkonto) anzeigen lassen.

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