Themenüberblick
- Ansicht & Filtermöglichkeiten
- Spalten bearbeiten und neue Spalten hinzufügen
- Speichern und Teilen von Ansichten
- Aufrufen historischer Datenstände
- Exportfunktion
- Erklärung der wichtigsten Spalten in der Kostenüberwachung
Die Kostenüberwachung ist das Herzstück von Alasco. Hier fließen alle eingegebenen Daten in einer Tabelle zusammen, die Sie für Ihr individuelles Reporting verwenden können. Die Tabelle verschafft Ihnen einen Überblick über ein einzelnes Projekt mehrere Projekte die zu einer Gruppe zusammengefasst sind oder aber auch über Ihren gesamten Account (Multiprojektcontrolling).
Das folgende Video zeigt Ihnen die wesentlichen Details der Kostenüberwachung bei Alasco:
Zur Kostenüberwachung gelangen Sie, indem Sie auf der Multiprojektebene oder in einem Projekt auf den Menüpunkt "Kosten" und den Unterpunkt "Kostenüberwachung" klicken. Sie sehen nun die Kostenüberwachungstabelle.
Ansicht & Filter
Auf der Multiprojektebene wird die Tabelle nach den angelegten Projekten oder deren Immobilien gegliedert. Sie haben hier zudem die Möglichkeit sich eine Ihrer zuvor erstellten Projektgruppen anzeigen zu lassen. Klicken Sie dazu auf "Ansicht & Filter" oberhalb der Tabelle und wählen Sie unter den Filtern die jeweilige Projektgruppe aus.
Auf der Projektebene können Sie sich die Kosten auf Ebene der Vergabeeinheiten und der Kostengruppen darstellen lassen. Zusätzlich können Sie sich die Kosten nach einer zuvor angelegten Kostenverteilung anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf "Ansicht & Filter" und wählen Sie in dem neuen Menü am rechten Bildschirmrand im Bereich "Ansicht nach" die "Andere Darstellung" aus.
Wählen Sie im sich daraufhin öffnenden Fenster die Kostenverteilung aus, die Sie sich anzeigen lassen wollen und ob darunter Kostengruppen, Vergabeeinheiten und/oder Aufträge angezeigt werden sollen.
Mit der Filterfunktion können Sie auswählen, welche Kostengruppen oder Vergabeeinheiten in Ihrer aktuellen Ansicht angezeigt werden sollen. Setzen Sie im Menü am rechten Bildschirmrand die entsprechenden Haken und die Daten werden live in der Tabelle ein- oder ausgeblendet. Die Summenzeile passt sich immer entsprechend Ihrer aktuellen Auswahl an.
So können Sie zum Beispiel nur eine bestimmte Kostengruppe auswerten oder nur ausgewählte Vergabeeinheiten in der Tabelle betrachten.
Zusätzlich haben Sie im Menü "Ansicht & Filter" immer die Möglichkeit zwischen der Netto- und Bruttoansicht der Werte zu wechseln und Sie können mit der Option "Nullwerte anzeigen" entscheiden, ob Zeilen mit ausschließlich 0,00€ in allen Spalten ein- oder ausgeblendet werden sollen.
Spalten bearbeiten und hinzufügen
Sie können Ihre Kostenüberwachung beliebig anpassen indem Sie unter dem Punkt "Spalten bearbeiten" einzelne Spalten aktivieren und deaktivieren und deren Reihenfolge per Drag & Drop verändern. Nutzen Sie die Suchleiste oberhalb der Spalten, um die gewünschte Spalte schneller zu finden.
Mit dem Button "Spalte hinzufügen" können Sie eigene Spalten erstellen indem Sie bestehende Spalten oder Projektdaten miteinander verrechnen. Sollte Ihnen eine Information in der Kostenüberwachung fehlen, können Sie diese ganz einfach selbst erstellen.
Für weitere Informationen zu dieser Funktion lesen Sie gerne in unserem Help Center Artikel Kennzahlenerstellung in der Kostenüberwachung nach.
Grundlegende Funktionen
Speichern und Teilen von Ansichten
Sie haben in der Kostenüberwachung die Möglichkeit, sich beliebig viele, verschiedene Ansichten abzuspeichern und diese auch mit Ihren Kollegen zu teilen. Klicken Sie dazu auf den nach unten gerichteten Pfeil neben dem Namen Ihrer aktuellen Ansicht unterhalb des Titels Kostenüberwachung.
Hier können Sie zwischen den erstellten Ansichten wechseln oder die aktuelle Ansicht als "+ Neue Ansicht speichern".
Hinweis:
Die gespeicherten Ansichten gelten pro Nutzer. Wenn Sie sich eine Ansicht speichern, sehen Sie diese Ansicht anschließend in allen Projekten in denen Sie tätig sind. Andere Nutzer können Ihre Ansichten bei sich nicht sehen und müssen ihre eigenen Ansichten erstellen.
Außerdem können Sie mit den drei Punkten neben jeder Ansicht bestehende Ansichten teilen, duplizieren, umbenennen und löschen.
Tipp:
Als Admin können Sie Ihre erstellten Ansichten mit anderen Benutzern teilen, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten jederzeit die gleichen Zahlen betrachten.
Wählen Sie hierzu die Ansicht, die Sie teilen möchten aus und klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen der Ansicht. Mit der Option "Teilen" können Sie entscheiden, ob nur Sie oder auch alle anderen Benutzer im Account diese Ansicht sehen sollen.
Achtung:
Wenn Sie in einer geteilten Ansicht etwas verändern, wie beispielsweise die Spalten oder Filter und anschließend speichern, werden diese Änderungen für alle Nutzer übernommen. Dadurch kann es vorkommen, dass die Ansicht von anderen Nutzern nicht mehr ausgewählt werden kann. Achten Sie daher darauf, keine Änderungen in einer geteilten Ansicht abzuspeichern
Aufrufen historischer Datenstände
Mit dem Kalender unterhalb der Überschrift Kostenüberwachung können Sie die Kostenüberwachung zeitlich filtern und sich historische Datenstände anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf den Kalender und wählen Sie das gewünschte Datum aus.
Anschließend sehen Sie alle Spalten und Daten zum damaligen Zeitpunkt und es wird Ihnen das Banner Historische Daten sowie das aktuell ausgewählte Datum im Kalender angezeigt.
Exportfunktion
Sobald Sie eine Ansicht gespeichert haben, können Sie diese als CSV-, Excel- oder PDF-Datei exportieren. Klicken Sie dazu auf den Button "Exportieren" auf der rechten Seite im Kopf der Tabelle.
Hinweis:
Bitte beachten Sie hierbei, dass nur die Daten exportiert werden, die auch in Alasco sichtbar sind. Das bedeutet, es werden nur die Zeilen exportiert, die vor dem Export ausgeklappt sind.
Tipp:
Wenn Sie einen Export der Kostenüberwachung erstellen, findet dieser asynchron statt. Das bedeutet, Sie können einen Export starten und die Kostenüberwachung verlassen, um an einer anderen Stelle in Alasco zu arbeiten. Kehren Sie zu einem späteren Zeitpunkt zur Kostenüberwachung zurück, steht Ihnen der Export zur Verfügung und Sie können diesen herunterladen.
Mit Hilfe dieser Funktion werden die letzten 50 Excel- oder PDF-Exporte gespeichert und Sie können diese auch zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal herunterladen.
Wichtige Spalten in der Kostenüberwachung
1. Ausgangsbudget
Das initiale Budget, welches für geplante Vergaben festgelegt wurde. Das Budget wird nach Kostengruppen (z.B. nach DIN 276) angelegt und dann auf Vergabeeinheiten komplett oder anteilig verteilt. Dies ermöglicht Ihnen eine durchgängige Kostenüberwachung nach Kostengruppen und Vergabeeinheiten.
2. Aktuelles Budget
Das aktuelle Budget beschreibt das Budget nach allen Veränderungen, inkl. Erhöhungen, Minderungen und Umbuchungen. Budgetänderungen können Sie auf Ebene der Vergabeeinheiten vornehmen.
Während Budgeterhöhungen und -minderungen direkte Auswirkungen auf das gesamte Projektbudget haben, bleibt dieses bei Umbuchungen von einer Vergabeeinheit in eine andere in der Summe unverändert. Einen Überblick über alle vorgenommenen Umbuchungen erhalten Sie, wenn Sie unter dem Menüpunkt "Budget" den Reiter "Budgetänderung" aufrufen.
3. Abweichung (Aktuelles Budget vs. Ausgangsbudget
Die Abweichung zeigt Ihnen die Differenz zwischen dem Ausgangsbudget und dem aktuellen Budget an. Diese können durch Erhöhungen, Minderungen und Umbuchungen des aktuellen Budgets in den Vergabeeinheiten entstehen.
4. Geplante Aufträge
In dieser Spalte werden die Beträge aller Aufträge, die sich noch vor oder bereits in der Vergabe befinden angezeigt. Diese Aufträge haben in Alasco den Status "Geplant".
5. Hauptaufträge
Hier werden die Beträge aller Aufträge, die bereits vergeben sind angezeigt. Diese Aufträge haben in Alasco den Status "Beauftragt", "Teilschlussgerechnet" oder "Schlussgerechnet".
6. Anerkannte Nachträge
Die Summe der anerkannten Nachträge in einem Auftrag.
7. Offene Nachträge (Ungewichtet)
Die Summe aller Nachträge in einem Auftrag, die sich aktuell noch in der Prüfung befinden.
8. Offene Nachträge (Real-Case)
Die Summe der offenen Nachträge in einem Auftrag unter Berücksichtigung der hinterlegten Eintrittswahrscheinlichkeit.
9. Auftragsvolumen
Die Summe aller Hauptaufträge inkl. der anerkannten Nachträge.
10. Geplante und realisierte Forderungen
Die Summe aller Forderungen in einem Auftrag. Wir unterscheiden hier zwischen geplanten Forderungen und bereits realisierten Forderungen. Sie können Forderungen jederzeit in einem Auftrag anlegen. Diese haben, je nach Prognoseeinstellungen, Einfluss auf Ihre Real-Case und Worst-Case Prognosen.
11. Rückstellungen
Die Summe der Rückstellungen, die in einem Auftrag angelegt wurden. Diese werden in der Kostenüberwachung zunächst nur dargestellt und haben keine Auswirkung auf das Auftragsvolumen. Beim Anlegen und Prüfen eines Nachtrags können Sie entscheiden, ob dieser von den angelegten Rückstellungen abgezogen werden soll.
12. Risiken
Die Summe aller Risiken, die in einem Auftrag erfasst wurden. Diese werden in der Kostenüberwachung zunächst nur dargestellt und haben keine Auswirkung auf das Auftragsvolumen oder existierende Rückstellungen. Bei Risikoeintritt ist das Risiko aufzulösen und ein entsprechender Nachtrag anzulegen.
13. Projekt- und Auftragsprognose Real-Case
Bei der Real-Case Prognose auf Projekt- und Auftragsebene handelt es sich um die wahrscheinlichste Entwicklung der Kosten zum Zeitpunkt der Planung des Projekts. Die Projektprognose kann Ihnen nur auf Ebene der Vergabeeinheiten dargestellt werden. Die genauere Auftragsprognose hingegen wird bereits auf Auftragsebene berechnet und angezeigt. Die angezeigte Prognose wird dabei folgendermaßen berechnet:
Solange einer Vergabeeinheit noch keine Aufträge zugewiesen wurden und sie den Status "Budgetiert" hat, fließt das aktuelle Budget in die Berechnung der Prognose ein. In dieser Form sprechen wir von der Projektprognose.
Sobald Aufträge in einer Vergabeeinheit existieren und die Vergabeeinheit den Status "Vergeben" oder "Schlussgerechnet" hat, entspricht die Prognose den Soll-Kosten. Diese setzen sich in der Standardeinstellung aus den Summen der geplanten Aufträge, der Hauptaufträge, der anerkannten Nachträge, den Rückstellungen, abzüglich der geplanten und realisierten Forderungen zusammen. In dieser Form sprechen wir von der Auftragsprognose. Sie können als Admin die Einstellungen zur Berechnung der Auftragsprognose im Real-Case jederzeit in den Stammdaten unter dem Reiter "Prognoseeinstellungen" anpassen.
Hinweis:
Sobald die Ist-Kosten, also die freigegebenen Zahlungen plus Einbehalte, die Soll-Kosten übersteigen, werden die Ist-Kosten in der Kostenprognose verwendet. Dies trifft auch zu, sobald ein Auftrag (teil-) schlussgerechnet ist.
14. Budgetabweichung Projekt- und Auftragsprognose Real-Case
Die Differenz aus dem aktuellem Budget einer Vergabeeinheit und der berechneten Real-Case Projekt- oder Auftragsprognose. Sie können sich die Abweichung in zwei verschiedenen Spalten in absoluten und in prozentualen Werten anzeigen lassen.
15. Projekt- und Auftragsprognose Worst-Case
Die Worst-Case Prognose auf Projekt- und Auftragsebene soll zeigen, was im Extremfall passieren kann und stellt daher die ungünstigste anzunehmende Kostenentwicklung des Projekts dar.
Grundsätzlich wird das aktuelle Budget der Vergabeeinheiten beim Berechnen der Prognosen verwendet. Die Worst-Case Prognose berechnet sich ähnlich wie die Real-Case Prognose, nur dass hier in der Standardeinstellung zusätzlich die Summen der offenen Nachträge (nach Eintrittswahrscheinlichkeit) und der Risiken hinzu addiert werden und die geplanten Forderungen nicht abgezogen werden. Auch diese Einstellungen zur Berechnung der Auftragsprognose in Worst-Case können Sie als Admin jederzeit in den Stammdaten unter dem Reiter "Prognoseeinstellungen" anpassen.
Sollte eine Vergabeeinheit bereits schlussgerechnet sein, gehen stattdessen die Ist-Kosten, also die freigegebenen Zahlungen plus Einbehalte, in die Prognose ein.
16. Budgetabweichung Projekt- und Auftragsprognose Worst-Case
Die Differenz aus dem aktuellem Budget einer Vergabeeinheit und der berechneten Worst-Case Projekt- oder Auftragsprognose. Sie können sich die Abweichung in zwei verschiedenen Spalten in absoluten und in prozentualen Werten anzeigen lassen.
17. Leistungsstand
Der Grad der erbrachten Leistungen bezogen auf das beauftragte Auftragsvolumen in Prozent oder absoluten Werten.
18. Vertragliche & weitere Einbehalte
Die Summe aller Einbehalte, die sich aus der Rechnungsprüfung ergeben haben. Hierbei unterscheiden wir zwischen vertraglich vereinbarten Einbehalten, wie dem Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalt und weiteren Einbehalten, die manuell bei der Rechnungsprüfung erstellt wurden.
19. Freigegebene Beträge
Die Summe der bereits freigegebenen Zahlungen in einem Auftrag.
20. Freigabestand
Der Grad der freigegebenen Zahlungen bezogen auf das beauftrage Auftragsvolumen in Prozent.
21. Ausgezahlte Beträge
Die Summe der bereits ausgezahlten Beträge in einem Auftrag.
22. Auszahlungsstand
Der Grad der ausgezahlten Beträge bezogen auf das beauftragte Auftragsvolumen in Prozent.
23. Realisiertes Skonto (Freigabestand)
Die Summe der realisierten Skonto-Beträge in einem Auftrag.