Auftragsprognose

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Themenüberblick

Grundsätzlich wird in Alasco zwischen Projektprognose und Auftragsprognose unterschieden. Beide Arten der Prognose können jeweils in unterschiedlichen Szenarien dargestellt werden, dem Real-Case und Worst-Case. Bei beiden Arten der Prognose handelt es sich um eine Prognose der Kosten.

 

Auftragsprognose

Die Auftragsprognose dient dazu, schnelle Aussagen über mögliche Entwicklungen eines einzelnen Auftrages treffen zu können. Die Auftragsprognose wird wie oben beschrieben ab einem bestimmten Zeitpunkt zur Berechnung der Projektprognose verwendet.

Die Auftragsprognose finden Sie in der Kostenüberwachung als die beiden Spalten "Auftragsprognose (Real-Case)" und "Auftragsprognose (Worst-Case)".

Zudem können Sie sich mit den Spalten "Budgetabweichung Auftragsprognose" und "Budgetabweichung Auftragsprognose (%)" die Abweichung der Auftragsprognose (für Real- und Worst-Case verfügbar) vom aktuellen Budget in absoluten und prozentualen Werten anzeigen lassen.

 

Berechnung der Auftragsprognose

Die Berechnung der Auftragsprognose erfolgt durch das Aufsummieren bzw. Subtrahieren aller Daten eines Auftrages.

Die Berechnungslogik kann für beide Fälle (Real- und Worst-Case) durch einen Admin in den Stammdaten unter dem Menüpunkt "Prognoseeinstellungen" frei konfiguriert werden. Diese Einstellung gilt für den gesamten Alasco Account.

Beispiel Real-Case Soll-Kosten

Hier sehen Sie den beispielhaften Aufbau einer Real-Case Betrachtung.

Beispiel Worst-Case Soll-Kosten

Hier sehen Sie den beispielhaften Aufbau einer Worst-Case-Betrachtung.

Beispiel Soll-Kosten Einstellungen

Hier sehen Sie die Einstellungen in den “Prognoseeinstellungen”, die für das obige Beispiel eingestellt sind.

Je nach Status eines Auftrages werden entweder das Maximum aus Soll- vs. Ist-Kosten oder nur die Ist-Kosten für die Berechnung der Auftragsprognose verwendet.

Auftrag im Status Geplant, Beauftragt oder Teilschlussgerechnet

Solange ein Auftrag den Status "Geplant", "Beauftragt" oder "Teilschlussgerechnet" hat, kommt es darauf an, ob die Summe der Soll-Kosten oder die der Ist-Kosten höher sind.

Die Soll-Kosten umfassen dabei grob gesagt das Auftragsvolumen, die Ist-Kosten entsprechen den tatsächlich abgerechneten Rechnungen. Eine detaillierte Aufstellung finden Sie unten.

Auftragsprognose (Real-Case) = Maximum aus Soll-Kosten vs. Ist-Kosten (Real-Case)

Auftragsprognose (Worst-Case) = Maximum aus Soll-Kosten vs. Ist-Kosten (Worst-Case)

Auftrag im Status Schlussgerechnet

Sobald sich ein Auftrag im Status "Schlussgerechnet" befindet, entspricht die Auftragsprognose den tatsächlichen Ist-Kosten, also den abgerechneten Rechnungen.

Es spielt hierbei keine Rolle mehr, ob das zuvor kalkulierte Auftragsvolumen höher oder niedriger war, da die Ist-Kosten eines schlussgerechneten Auftrags immer bevorzugt werden.

Auftragsprognose (Real-Case) = Ist-Kosten (Real-Case)

Auftragsprognose (Worst-Case) = Ist-Kosten (Worst-Case) 

Soll-Kosten

Zu den Soll-Kosten zählen folgende Daten einer Vergabeeinheit bzw. eines Auftrages:

  • Geplante Aufträge
  • Hauptaufträge
  • Anerkannte Nachträge
  • Offene Nachträge
  • Rückstellungen
  • Risiken
  • Geplante Forderungen
  • Realisierte Forderungen

In den Stammdaten unter dem Menüpunkt "Prognoseeinstellungen" können Sie als Admin definieren, ob die einzelnen Positionen Ihrer Auftragsprognose hinzu addiert werden sollen oder nicht. Forderungen können subtrahiert werden.

Hier können Sie zwischen zwei verschiedenen Szenarien für den besten Fall (Real-Case) und den schlimmsten Fall (Worst-Case) unterscheiden.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass in Alasco alle Soll- und Ist-Kosten, die in die Real-Case Prognose addiert werden auch zwangsläufig in der Worst-Case Prognose berücksichtigt werden müssen.

Andersherum werden alle Kosten, die in der Worst-Case Prognose abgezogen werden in der Real-Case Prognose ebenfalls abgezogen. Die jeweilige Schaltfläche wird dann in grau dargestellt und kann erst wieder geändert werden, sobald der Haken bei der jeweils anderen Prognose entfernt wurde.

Ist-Kosten

Zu den Ist-Kosten zählen folgende Daten eines Auftrages:

  • Freigegebene Beträge
  • Ausgezahlte Beträge
  • Vertragliche Einbehalte (Sicherheits- und Gewährleistungseinbehalt)
  • Weitere Einbehalte
  • Geplante Forderungen
  • Realisierte Forderungen

In den Stammdaten unter dem Menüpunkt "Prognoseeinstellungen" können Sie als Admin definieren, ob die einzelnen Positionen Ihrer Auftragsprognose hinzu addiert werden sollen oder nicht. Forderungen können abgezogen werden.

Hier können Sie zwischen zwei verschiedenen Szenarien für den besten Fall (Real-Case) und den schlimmsten Fall (Worst-Case) unterscheiden.

Wenn Sie die Option "Ausgezahlte Beträge" auswählen, wird bei bereits bezahlten Rechnungen der ausgezahlte Betrag anstelle des freigegebenen Betrags in die Prognoseberechnung mit einbezogen. Diese Option bietet Ihnen genauere Werte in Ihrer Prognose, da so beispielsweise ein Skonto-Abzug nicht nur im Vorfeld in den Soll-Kosten, sondern auch in den tatsächlichen Ist-Kosten berücksichtigt wird.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass in Alasco alle Soll- und Ist-Kosten, die im Szenario der Real-Case Prognose addiert werden auch zwangsläufig in der Worst-Case Prognose berücksichtigt werden müssen.

Andersherum werden alle Kosten, die in der Worst-Case Prognose abgezogen werden in der Real-Case Prognose ebenfalls abgezogen. Die jeweilige Schaltfläche wird dann in grau dargestellt und kann erst wieder geändert werden, sobald der Haken im jeweils anderen Szenario entfernt wurde.

 

Abzug von Auftragsbedingungen und Skonto

Zusätzlich zur oben genannten Berechnungslogik der Prognosen, haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Auftragsbedingungen, wie z.B. ein Nachlass, Kostenumlagen, Versicherungen oder Skonto von der Auftragsprognose abgezogen werden sollen.

Wenn Sie diese Option in den Prognoseeinstellungen der Stammdaten aktivieren, werden die Abzüge individuell für jeden Auftrag, abhängig von den eingestellten Auftragsbedingungen, von den Soll-Kosten abgezogen. Hierbei wird nicht zwischen der Real- und Worst-Case Prognose unterschieden. Die Abzüge werden in beiden Szenarien identisch verrechnet.

Die Ist-Kosten sind hiervon nicht betroffen, da hier die Auftragsbedingungen bereits bei der Rechnungsprüfung berücksichtigt wurden.

Grundsätzlich werden die Abzüge wie folgt verrechnet, vorausgesetzt diese werden in den Sollkosten berücksichtigt:

(Geplante Aufträge + Hauptaufträge + anerkannte Nachträge + offene Nachträge) - Auftragsbedingungen

Der Abzug von Nachlass, Kostenumlagen und Versicherungen wird hier genauso wie bei der Rechnungsprüfung berechnet. Für den Skonto können Sie genau definieren, ob Sie nur den bereits realisierten Skonto oder den gesamten potentiell möglichen Skonto in der Auftragsprognose abziehen möchten.

Realisierten Skonto subtrahieren

Wenn Sie die Option "Realisierten Skonto subtrahieren" auswählen, welcher als Standard hinterlegt ist, wird der tatsächlich gezogene Skonto aller bezahlten Rechnungen eines Auftrags von der Auftragsprognose abgezogen. Der Skonto entspricht dem Betrag, der in der Rechnungsprüfung eingetragen wurde.

Hinweis:

Im letzten Prüfschritt "Rechnung bezahlen" haben Sie nicht nur die Möglichkeit "Freigegebener Betrag abzgl. Skonto", sondern auch "Anderer Betrag" auszuwählen, um einen abweichenden Auszahlungsbetrag einzugeben. Dies könnte beispielsweise aufgrund von Rundungsdifferenzen der Fall sein.

Wenn sich dieser abweichende Auszahlungsbetrag innerhalb einer Toleranz von +- 5 Cent vom freigegebenen Betrag abzgl. Skonto befindet, wird Skonto anerkannt. Andernfalls wird die Rechnung gewertet, als wäre kein Skonto gezogen worden.

Potentiellen Skonto subtrahieren

Haben Sie die Option "Potentiellen Skonto subtrahieren" ausgewählt, wird in der Auftragsprognose aller Aufträge der maximal mögliche Skonto-Betrag abgezogen. Sie sehen somit in der Prognose, welchen Betrag Sie mindestens auszahlen müssen, auch wenn Sie es schaffen jede Rechnung innerhalb der Skonto-Frist freizugeben und zu bezahlen.

Sobald eine Rechnung nicht innerhalb der Skonto-Frist bezahlt wurde, wird die angezeigte Auftragsprognose um den entsprechenden nicht-realisierten Skonto der Rechnung korrigiert.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur für Standardaufträge und Stufenaufträge angewendet werden. Bei Daueraufträgen wird die Prognose ohne Berücksichtigung von Auftragsbedingungen und Skonto berechnet.

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